развлечений.
Приобретение излишней информации может быть оценено в терминах как финансовых расходов, так и затрат времени. Книги и журналы стоят денег; особенно дорого обходятся специализированные информационные материалы. Время, которое тратится на усвоение ненужной информации, можно оценить, исходя из размера вашей заработной платы. Так, чтение двух лишних журналов может стоить вам часа времени и, как следствие, суммы оплаты этого часа вашей компанией.
СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ
Исходя из суммы своей зарплаты, рассчитайте стоимость часа вашего рабочего времени. Теперь, прежде чем почитать или посмотреть что-нибудь лишнее во время рабочего дня, задайтесь вопросом, стоит ли это занятие затрат, которые в итоге понесете вы лично и ваша компания.
Что вам приходится читать в течение недели? Возможно, что-то из следующего:
► газеты;
► журналы;
► книги;
► отчеты;
► сообщения электронной почты;
► письма.
Некоторые из этих материалов имеют прямое отношение к работе; другими вы занимаетесь ради удовольствия; третьи в определенной степени связаны и с работой, и с вашим бытом.
Чтение всего перечисленного может занять у вас все время без остатка. Значительная часть работы, которую люди берут на дом, предполагает необходимость чтения того, что не удалось прочитать в рабочие часы. Теперь подумайте, сколько времени вы могли бы сэкономить в случае заведомого сокращения объема материалов для чтения!
Понятно, что нельзя совсем отказаться от чтения — но можно запретить себе читать все то, что читать не обязательно.
Первая ваша задача будет теперь состоять в избавлении от направляемых вам материалов, в чтении которых, по вашему мнению, нет необходимости. Если на работе вы числитесь в списке получателей каких- то журналов и бюллетеней, внимательно ознакомьтесь с содержанием списка и попросите исключить из направляемого вам комплекта все, кроме самого необходимого. Вам может понадобиться один профессиональный журнал, но не десять. Если вы сами являетесь подписчиком журналов, подумайте, все ли они так уж вам необходимы. Если нет, немедленно откажитесь от подписки. Так вы сэкономите и время, и деньги.
В Великобритании, например, остановить поток макулатурной почты можно путем обращения в Службу учета пожеланий адресатов, а исключить нежелательные звонки — воспользовавшись соответствующей услугой телефонной компании.
Не заполняйте купоны запросов на брошюры и информационные бюллетени — ваше имя немедленно появится в списках почтовой рассылки. Не покупайте и не одалживайте книг, на чтение которых у вас все равно нет времени (впрочем, если вы последуете советам этой главы, у вас появится достаточно сэкономленного времени для чтения ради удовольствия). Если вам нужны какие-то книги, старайтесь брать их в библиотеке или в компании, но не покупать, чтобы не нести излишние финансовые затраты. Вы, вероятно, автоматически получаете на рабочем месте какие-то материалы от своей компании. Не запрашивайте без нужды протоколы собраний, отчеты, другие подобные документы. Избавьтесь от любого чтива, которое самым невероятным образом скапливается на любом рабочем месте, вычеркните себя из максимального количества списков автоматической внутрифирменной рассылки.
Объем бумажной массы порой обескураживает. Однако вы вполне можете его сократить, умело пользуясь приемами изымания нужных страниц и копирования. Получив один из своих теперь уже немногочисленных журналов, быстро его пролистайте на предмет наличия интересующих вас статей. Если таковые имеются, вырвите их или попросите секретаря снять копию для последующего прочтения. Так же поступайте и с газетными публикациями. Когда секретарь научится находить то, что вам нужно, она сама сможет предварительно отмечать соответствующие материалы и разделы.
Для многих людей быть в курсе всех новостей о своей компании или сфере деятельности — обязательное требование. Между тем постоянная информированность может означать необходимость ежедневного прочтения солидной подборки периодических изданий.
В Великобритании можно обратиться в специализированные бюро вырезок. За определенную месячную плату бюро будет снабжать вас вырезками журнальных и газетных статей, в которых содержится любое упоминание интересующего вас объекта, человека или компании. В каждом бюро имеется свой перечень изданий, с которыми оно работает.
Регулярно — как правило, раз в неделю — вам будут высылать стопку вырезок из статей, отобранных в соответствии с вашим заказом. Позаботьтесь, однако, о том, чтобы как можно более четко сформулировать то, что вас интересует. Алан, ветеринарный врач, писал книгу о персидских кошках. Он поручил секретарю связаться с бюро вырезок и разместить полугодовой заказ на материалы по теме будущей книги. В момент разговора секретаря отвлек телефонный звонок, и она впечатала в бланк заказа только слово «кошки». Месяц спустя Алан получил первую партию вырезок всех статей, в которых присутствовало слово «кошка» и его производные, то есть статей о морских котиках, якорях-«кошках», многочисленных представителях семейства кошачьих и т. д. Пытаться найти во всем этом ворохе бумаг упоминание о персидских кошках было делом безнадежным. К моменту, когда ошибка была исправлена, Алан успел потратить на бесполезную информацию и деньги, и время.
Бюллетени сами по себе представляют немалый соблазн. Там непременно заявляется, что без их специальной информации вам никак не обойтись. Воз-можно, отчасти так оно и есть, но одного бюллетеня, скорее всего, будет вполне достаточно, чтобы постоянно быть в курсе всех новинок вашей отрасли или сферы бизнеса. Исключите свое имя из списка получателей всех необязательных бюллетеней, а в отношении остальных используйте ту же тактику вырезок и копирования.
В компаниях производится огромное количество бумаги в виде печатных копий компьютерных файлов. Избавьтесь от привычки иметь дело с подавляющим большинством предлагаемых распечаток. Просите высылать вам только то, что имеет непосредственное отношение и действительно важно для вашей работы. Поручите персоналу тщательно сортировать поступающие в офис распечатки и немедленно избавляться от всего лишнего. Позаботьтесь об исключении своего офиса из списка получателей электронных сигналов, заставляющих ваш принтер распечатывать депешу за депешей.
Каталоги являются еще одним традиционным источником избыточной информации. Многие компании получают их десятками. Немало менеджеров считают каталоги полезным средством приобретения бизнес- информации, выяснения товарной политики и достижений конкурентов. Однако лавина каталогов может с легкостью захлестнуть вас с головой.
Попросите исключить вас из рассылочных списков производителей, чьи каталоги вы никогда даже не открываете. Ограничьтесь знакомством только с наиболее значительными и имеющими прямое от-ношение к вашей специальности. Быстро их пролистайте, сделайте для себя необходимые пометки и отправьте в корзину. Если каталог стоит того, чтобы его сохранить, держите у себя только самый последний выпуск. Так же нужно обходиться с каталогами офисного оборудования и материалов. Знакомьтесь с каталогами новых компаний, но если не видите ничего для себя интересного, откажитесь от их дальнейшего получения.
Эрик руководит работой небольшой строительной фирмы и постоянно получает массу каталогов. Но он даже представить себе не мог, насколько их много, пока не решил перед самым Рождеством избавиться от
