основой для самооправдания откладывания важных дел.
Как бороться с таким подходом? Вначале целесообразно исследовать самые срочные дела. Здесь снова может помочь использование принципа 80:20. Как правило, 80% времени тратится всего на 20% дел, т.е. на небольшое число задач. Именно на них и стоит сосредоточить внимание. Нужно не только искать более эффективные способы их решения, но и попытаться ограничить круг срочных дел. Проанализировать каждое, задаваясь вопросом: нужно ли оно вообще? Способность человека ставить перед собой цели иногда оборачивается против него. Срочные дела обычно смешивают с текущими. Не каждое текущее дело является действительно срочным. И тем более не следует его в это срочное превращать, стремясь выполнить как можно быстрее. Надеемся, что вам поможет разделение текущих дел на 3 категории: требующие срочного решения, решения в обычные сроки и допускающие решение по мере появления возможности.
Крайне нежелательно откладывать выполнение важных дел: со временем они грозят перейти в срочные и даже горящие. И тогда на них потребуется гораздо больше времени, поскольку они будут вклиниваться в привычный распорядок, нарушая его, требуя дополнительных перепланировок, срывая сроки других дел. Авралы приводят к цепным реакциям, к лавинообразным нарушениям сроков, отмене некоторых важных дел и в итоге — к потерям. В принципе, при умелом взгляде на срочные дела важно обретение уверенности, что на важные дела у вас всегда найдется время. Упорядочив намеченные дела по их важности, нужно четко их соотнести с временными ресурсами, которыми вы располагаете, чтобы можно было перейти к планированию дел в течение дня, недели, месяца, года. На данном этапе решается две задачи. Во-первых, точнее определяются затраты на каждое дело. Во-вторых, анализируется ваша загруженность текущими делами.
Попробуйте составить список регулярных дел, куда входили бы такие виды занятий, как учеба или работа (или вместе, если вы учитесь на вечернем отделении); поездки на транспорте; посещение кружков, секций; походы в кино, театры, на концерты; просмотр телепередач; чтение газет, журналов, книг; выполнение домашних заданий, подготовка к урокам, семинарам; посещение и прием гостей; прогулки и занятия физкультурой; дела по домашнему хозяйству, в том числе приготовление завтрака, обеда и ужина, мытье посуды, стирка или сдача и получение белья из прачечной, уборка квартиры, покупка продовольственных товаров, покупка непродовольственных товаров, в том числе подарков; телефонные разговоры; утренний и вечерний туалет; завтрак, обед, ужин, чай; иные ваши постоянные занятия, связанные с выполнением обязанностей, поручений или с вашими хобби; затраты на сон.
Проставьте затем против каждого пункта перечня величину затрат времени, уходящего в среднем в течение одного дня на выполнение данного дела. Если вы занимаетесь им не каждый день, просуммируйте все затраты на него за неделю или за месяц и разделите на число календарных дней рассмотренного периода.
Например, вы два раза в неделю посещаете бассейн. Без учета транспортных затрат одно посещение и сборы к нему составляют два часа. Перемножаете 2 часа на 2 раза и получаете итог – 4 часа. Затем делите его на 7 дней. Получается, что в среднем в один день на посещение бассейна затрачивается примерно 0.6 часа. Другой пример. Предположим, вы ходите в гости, как правило, один раз в месяц и принимаете у себя гостей тоже один раз в месяц. На пребывание в гостях вместе с подготовкой у вас уходит 5 часов, а на прием гостей – 7 часов. Сложив пять с семью и получи двенадцать, разделите на 30 дней, что составляет среднее число дней в месяце, - вы получите, что средние ежедневные затраты на прием и посещение гостей составляют у вас 0.4 часа.
Результаты по однотипным занятиям в пределах каждого пункта списка складываются. Например, среднее ежедневное время посещения бассейна составляет 0.6 часа, а кружка китайского языка – 1.2 часа. Тогда по данному пункту в среднем каждый день затрачивается 1.8 часа.
После подсчета затрат времени по каждому пункту в целом просуммируйте общие затраты времени по всем пунктам. И сравните полученный результат с реальным наличием в сутках ровно двадцати четырех часов. Немногим удается с первого раза получить результат, близкий к этому числу. Как правило, он заметно выше, порою в два раза и больше. Это возможный признак того, что вы живете в условиях дефицита времени, взвалив на себя невыполнимые задачи, не обеспеченные имеющимся в вашем распоряжении реальным временем, либо вы неверно представляете реальную продолжительность и частоту ваших занятий и, следовательно, не знаете о ваших действительных нехватках и резервах времени. Но возможно, вы не учли еще ряд выполняемых вами дел. Так или иначе, полученный вами результат при его существенном отклонении от реальной продолжительности суток — основа для начала более строгого анализа ваших реальных затрат времени.
Один из самых точных способов составления и анализа вашего бюджета времени — метод моментальных наблюдений. Скорректированный по результатам анализа предварительно составленного бюджета времени перечень дел пишется на отдельном листке, который постоянно носится с собой. На протяжении длительного периода времени, месяца и более, вы каждый день несколько раз в совершенно случайные моменты вспоминаете о его существовании и отмечаете в списке то дело, которым вы в этот момент заняты.
По истечении всего периода наблюдений вы подсчитываете итоговые количества отметок по каждому пункту и общее количество отметок по всем пунктам, которое равно сумме всех ваших обращений к списку на протяжении всего анализируемого периода. Разделив затем число отметок конкретного пункта на общее число отметок — количество наблюдений, вы получите долю времени, которая уходит у вас в течение дня на выполнение этого дела. Из сферы выпадает сон, поскольку анализировался только период бодрствования, поэтому доли времени соответствуют длительности суток за вычетом времени сна. Следовательно, чтобы перевести доли времени в часы и минуты, следует умножить их на разность между двадцатью четырьмя часами и усредненным временем сна. Сложность данного метода заключается в необходимости соблюдения методичности и в значительной длительности периода наблюдений. Однако результаты превзойдут затраты.
Другой метод основан на «самофотографии» вашего дня. В течение нескольких дней, примерно около недели, надо отмечать все дела, которыми приходится заниматься. Причем регистрация необходима сплошная: там , где стоит отметка об окончании одного дела, должна стоять и отметка о начале следующего. Интервал отметок — не более 10—15 минут. Естественно, если вы сидите на лекции, которая продолжается полтора часа, и заняты только тем, что конспектируете ее содержание, то отмечается только ее начало и конец. В итоге вы получаете полный перечень дел с оценками времени на выполнение каждого. Просуммировав по всем делам определенного вида занятий временные затраты и разделив полученный результат па количество анализировавшихся дней, вы рассчитываете среднеежедневные затраты на выполнение данного вида занятий. Проделав данный набор операций по всем видам занятий, вы составите усредненный бюджет своего дня. Сложность такого метода заключается в необходимости сплошной регистрации, что весьма трудоемко, и в малом количестве анализируемых дней, что снижает достоверность результатов.
Теперь определим время, идущее на выполнение отдельных важных дел, от начала до конца. Здесь также важным требованием выступает полнота и обозримость перечня этапов выполнения. Мелкие дела целесообразно включить в более крупные, а большие этапы поделить на ряд подэтапов, чтобы не пропустить какие-либо из них.
Метод моментных наблюдений, проводимый на достаточно большом периоде времени, может дать сразу картину затрат по конкретным длительным делам. При использовании «самофотографии» есть опасность резко увеличить трудоемкость анализа дел, занимающих большой период. Здесь применима выборочная «фотография» затрат, идущих только на выполнение анализируемого дела. На отдельном листке фиксируются этапы выполнения дела с указанием потраченного на них времени. Для конкретного дела анализ и регистрацию надо повторить минимум пять-шесть раз, чтобы в итоге получить усредненные или наиболее частые величины затрат времени на выполнение конкретного дела и его отдельных этапов.
Если намеченные дела являются для вас новыми, то полезно обратиться к экспертным оценкам, привлекая суждения более опытных людей и делая поправку на свою работоспособность. Встречаются в литературе и обобщенные оценки затрат на выполнение типовых дел. Так, считается, что при подготовке серьезного доклада, выступления нужно на одну минуту сообщении затратить 20—25 минут
