подготовительной работы.
Однако не следует по затратам на малую часть дела прогнозировать выполнение всей работы, просто просуммировав количество малых частей, из которых она состоит. Так, если вы напечатали страницу текста за 15 минут, то это не означает, что 40 страниц вы напечатаете за 10 часов и, начав работу в 11 часов, кончите ее в 21 час. При таком подсчете не учитываются неизбежные затраты времени на еду, отвлечения, хотя бы минимальные перерывы для отдыха. Старая истина гласит: «Можно съесть одну котлету за одну минуту, но нельзя сто котлет съесть за сто минут». Разумеется, знание длительности отдельных шагов необходимо. Но для получения более точного прогноза временных затрат на выполнение всего дела необходимо сумму затрат времени всех отдельных этапов умножить на поправочный коэффициент, который для сложных дел составляет 1.7.
Сравнение бюджета времени и затрат, требующихся на выполнение намеченных важных дел, не всегда означает простое расставление в свободные «окна» бюджета запланированных занятий. Часто бывает, что «окон» не хватает. Приходится анализировать бюджет времени, устранять его потери, иногда отказываться от части регулярных дел, уменьшать их частоту, если важность новых дел перевешивает. В ряде случаев намеченные дела пересматриваются в сторону сужения их круга, чтобы оставить только ведущие к главным целям. И если даже приходится в итоге пересматривать и цели, то учет их приоритетности позволит сохранить наиболее значимые.
Приступая к планированию собственного времени, можно воспользоваться средствами оргтехники, разнообразными ежедневниками, еженедельниками, календарями, картотеками или графиками. Их выбор, а иногда и совместное использование зависят от специфики задач, длительности периода их повторения, границ планирования во времени, перспективности целей.
Мы предложим вашему вниманию общую последовательность планирования и попытаемся охарактеризовать разные средства для планирования, отмечая их достоинства и недостатки. На сегодня не существует какого-то одного универсального средства. Мир деятельности настолько разнообразен, что периодически появляются новые варианты средств для личного планирования. Не исключено, что вы для решения собственных дел лишь оттолкнетесь от имеющихся средств малой оргтехники, будете их модифицировать, комбинировать, разрабатывать свои.
Один из основных крупных периодов планирования – год. Человек составляет себе свой собственный годовой план либо при включенности в общую деятельность, имеющую такой плановый период, либо при сложности личной деятельности, имеющей цели как минимум на год. Те, для кого время еще не слишком побежало, ограничиваются месячными планами. Но логика планирования в обоих случаях одинакова. Рассмотрим последовательность планирования в наиболее общем объемном виде, начав с составления плана на год.
Временными интервалами для годового плана обычно выступают отдельные месяцы, а в ряде случаев даже недели. В некоторых покупных ежедневниках, еженедельниках на первых или на последних страницах находится таблица для годового плана-графика. Каждый столбец таблицы соответствует одному месяцу, а каждая строка — порядковому числу месяца. Однако выделение другим цветом воскресных дней дает несколько пеструю картину для восприятия, поскольку, как правило, в каждом месяце выходные дни приходятся на разные числа. Данный вид годового плана-графика лучше подходит тем, у кого деятельность планируется скорее по числам месяца, чем по дням недели, например, работающим на производстве. Если 27-го числа каждого месяца собирается совещание по планам и заданиям на следующий месяц, а 2-го числа ежемесячно представляется итоговая сводка по результатам работы за истекший месяц, то в плане-графике будут отмечены две соответствующие сквозные, идущие через все столбцы месяца строки.
У школьников, учащихся ПТУ и техникумов, студентов и преподавателей деятельность в течение года или месяца планируется по дням недели. Скажем, по средам и пятницам — лекции по математике, по четвергам – семинарские занятия по философии, второй и четвертый четверг каждого месяца — заседание кафедры, последняя суббота каждого месяца — родительские собрание.
Здесь больше подойдет другой вариант годового плана-графика. В нем строки выступают в качестве дней недели. Каждый столбец-месяц разбивается, кап правило, на пять меньших столбцов, чтобы можно были вписать все его числа в соответствии с приходящимися на них днями недели. В углу каждой клеточки таблицы ставится число конкретного месяца. Можно организовать расположение месяцев в два столбца: вверху семь строчек — дней недели и шесть столбцов для первых шести месяцев, внизу, во втором ряду, также семь строк — дней недели и шесть столбцов для оставшихся шести месяцев. Возможен вариант с тремя рядами по четыре месяца в каждом. Разумеется, вверху каждого ряда должна быть строка для названий месяцев. Получается нечто сродни увеличенному карманному календарику.
В выбранный вами вариант таблицы плана-графика заносятся все основные регулярные дела, а также планируемые вами новые важные дела. Причем вторые заносятся в места, свободные от первых. Появившиеся в течение года новые дела таким же порядком заносятся в план-график. В конце каждого месяца для не выполненных в предыдущем месяце дел ищутся свободные промежутки времени в оставшихся. Такой план-график служит обозримым средством учета и планирования дел, их более равномерного распределения, поиска резервов времени.
Некоторые покупные ежедневники и еженедельники имеют специальную страницу для записи важнейших дел года. Сюда их можно занести в порядке приоритетности, а в конце перечня поместить список дел, которые пока точно не привязаны ко времени из-за допустимости широкой вариации их сроков. Оба списка в течение года пополняются, а в конце каждого месяца анализируются при планировании следующего совместно с планом-графиком. По возможности дела из списка заданий, не привязанных точно ко времени, переносятся в месячные планы-графики. Список же важнейших дел года является определяющим при оценке приоритетов заданий, помещаемых в план-график на следующий месяц.
В план-график заносятся все основные задания, том числе и этапы выполнения важнейших дел. Однако последние маскируются менее важными. Поскольку основная цель — концентрация внимания на важных делах, то целесообразно иметь вариант годового плана, пригодный с этой точки зрения. Здесь подойдет таблица, используемая в теории расписаний, служащей основой методов построения оптимальных планов. Для задач персонального планирования строки таблицы соответствуют конкретным делам, а столбцы — месяцам. Столбцы должны быть достаточно широкими, чтобы в них зрительно можно было выделить четыре части, т.е. недели. Время выполнения определенного задания представляется на таблице заштрихованным участком соответствующей строки либо несколькими ее участками, если планируются перерывы между его этапами.
Строки таблицы можно упорядочить по срокам начала планированного выполнения дел, а можно — по убыванию их важности. С подобной таблицей все важные дела и их распределение в течение года — у вас перед глазами. Можно оптимизировать расписание, устраняя перегрузки отдельных периодов, возникающие из-за нечеткости предварительных наметок. Если вместо штриховки участков строк использовать соответствующие по величине прямоугольники из картона, то скорость оптимизации увеличится благодаря возможности легко перемещать прямоугольники по своим строкам таблицы вправо и влево.
Другое средство, пригодное для планирования сложных многоэтапных дел, где часть этапов может выполняться параллельно, — это сетевые графики. Каждый этап обозначается на графике кружком. Стрелки от одного кружка к другому являются связью между этапами. Главное — это обеспечить полноту состава этапов, четко определить взаимосвязи между ними и временные затраты на выполнение каждого. Кроме наглядности планирования сетевой график дает возможность осуществить его оптимизацию. При наличии нескольких параллельных путей определяется наиболее длинный — критический. Сумма времени выполнения всех этапов критического пути от начала дела до его конца составляет общее время всей работы. Чтобы сократить сроки, нужно постараться уменьшить время критического пути либо поиском более совершенных способов выполнения его этапов, либо перераспределением, по возможности, между параллельными путями. Поможет и простое выделение этапов критического пути, способных задержать выполнение последующих, чтобы постоянно держать это дело в поле внимания.
Итак, годовые планы составлены, соптимизированы по распределению времени, по его выделению для приоритетных дел. Начинается год — начинается и новый месяц. Он тоже должен быть распланирован.
В месячный план-график вначале выписывают все дела из годового плана на данный месяц и
