аппарата. Далее необходимо ужесточить правила пользования телефоном, а именно запретить междугородные телефонные переговоры личного характера. Проведите выборочную проверку счетов за телефон. Обнаружив нарушение, предупредите провинившегося сотрудника о том, что в следующий раз ему придется платить за это крупный штраф. Достаточно проявить подобную строгость в отношении 2 процентов служащих, и это немедленно станет известно всему персоналу, который сделает правильные выводы для себя. Так, в одной из компаний, с которыми я работал, в результате подобной политики уже в первый месяц вдвое сократились счета за телефон.
Долгосрочные контракты с поставщиками. Не подписывайте подобных контрактов, пока это не стало суровой необходимостью, и запретите своим служащим делать это. Конъюнктура рынка постоянно меняется, и хороший бизнесмен должен проявлять гибкость. Однако последнее весьма затруднительно, если вы связаны достаточно длительным контрактом. Кроме того, наличие контракта усложняет исправление ошибок. Например, если мой служащий допустил просчет, я всегда могу исправить его, но если он заключил контракт, фирма привязана к этой ошибке на долгое время и несет значительные убытки.
Шаг 33. Размеры офиса
Во многих компаниях сложилось совершенно несуразное представление о том, сколько рабочей площади требуется каждому служащему. Люди, которых не бывает на месте по три дня в неделю, имеют отдельные (пустующие в их отсутствие) кабинеты. На самом деле лишь очень небольшое число сотрудников действительно нуждается в собственном кабинете. Офисы фирм, как правило, гораздо больше, чем нужно. Приемные часто слишком просторны.
Правило, которым необходимо руководствоваться в отношении офисной площади, однозначно. Выбирайте наиболее дешевое помещение в пригороде. Уплотняйте сотрудников, размещая по два-три человека в каждой комнате. Не оставляйте пустые просторные холлы. Офисное пространство должно быть функциональным, а не роскошным. И тогда эффективность труда сразу же повысится, поскольку служащие будут более серьезны и атмосфера будет более деловой.
Наконец, несколько раз подумайте, прежде чем вкладывать средства в приобретение здания (или его части) для офиса. Гораздо проще платить арендную плату. Со временем ваши требования к офису могут измениться, поэтому не стоит связывать себя одним помещением. Хотя владеть недвижимостью считается весьма солидным, но в девяти случаях из десяти это оборачивается для владельца большими дополнительными затратами. Чаще вспоминайте известную истину: «Если вы не занимаетесь недвижимостью, нечего делать вид, что вы ею занимаетесь».
Шаг 34. Хотите заслужить одобрение служащих? Откажитесь от собственного кабинета
Как и большинство руководителей, я занимал самый большой кабинет в офисе – просторное помещение с великолепным ковром и дорогой мебелью. Несколько лет назад, проводя программу сокращения расходов, я отказался от кабинета. Я возглавляю компанию номинально и фактически, осуществляя на деле ежедневное руководство своей фирмой, но у меня нет собственного кабинета!
Все необходимые документы и досье находятся на столе у моего секретаря. Когда я не в командировке, а работаю в офисе, я занимаю кабинет кого-либо из отсутствующих сотрудников. Если мне надо провести совещание, я могу воспользоваться конференц-залом. Такая практика очень выгодна, не говоря уже о том, что по многим причинам это лучше, чем быть фактически изолированным от коллектива в своей норе.
Кроме того, это решение обеспечило мне дополнительный моральный капитал. Теперь я имею полное право отклонять многочисленные просьбы сотрудников о выделении средств на какие-либо служебные нужды, ведь они имели возможность лично убедиться, что я заинтересован в сокращении расходов компании. Образно говоря, я и сам принимаю микстуру, которую им прописал.
Если вы всерьез решили сократить расходы фирмы, последуйте моему совету. Ничто не убедит сотрудников в серьезности ваших намерений лучше, чем личный пример.
Шаг 35. Лично утверждайте оплату всех счетов
Когда я только начинал кампанию по сокращению расходов в своей фирме, я использовал все приведенные выше приемы. Затем я добавил к ним еще один: стал лично просматривать все чеки и счета, представляемые к оплате.
Это вовсе не значит, что я подписываю расходные ордера или чеки собственноручно. Вовсе нет. Это делает мой бухгалтер. Но она приносит мне
Это оказалось очень действенным средством. Раньше я просматривал отчеты о расходах, а не выставленные счета и чеки, и многие так называемые «прочие» статьи расходов ускользали от моего внимания. Но если вы дадите себе труд просмотреть счета, вы сразу же обратите внимание на многочисленные скрытые расходы, которых можно избежать. Более того, у вас появится реальное представление о том, из чего складываются ежедневные операционные расходы вашей фирмы и на чем можно легко сэкономить.
Если вы руководите крупной фирмой, просматривайте хотя бы половину или четверть счетов, или 10 процентов, или даже 2. Но только обязательно делайте это. Вы обнаружите многочисленные возможности сократить расходы – скрытый потенциал экономии, о котором и не подозревали.
Шаг 36. Капиталовложения
Бухгалтеры всего мира не могли бы причинить большего вреда успешному управлению частными предприятиями, чем создание категории «капиталовложения» в бухгалтерском учете. Когда предприниматель покупает за миллион долларов нечто дорогостоящее, бухгалтерские книги показывают, что от этого прибыль сейчас же снижается. Когда же он вкладывает
Капитал – будь то предприятие, оборудование или земельная собственность – стоит реальных денег. И поэтому управлять им необходимо так же продуманно и расчетливо, как другими дорогостоящими объектами (или, принимая во внимание масштаб этих объектов, даже еще более продуманно).
Пока же крупные компании зачастую удивительно небрежно относятся к контролю за капиталовложениями. Однажды я разрабатывал систему оценки проектов капиталовложений для компании стоимостью 8 миллиардов долларов. И вот какое признание сделал один из ее руководителей: «Знаете, сэр, мы, пожалуй, впервые задумались о том, действительно ли нужно финансировать каждую из этих программ капиталовложений». Удивительное замечание для руководителя компании с миллиардными прибылями.
Один из вице-президентов этой компании очень гордился своей твердостью в отношении контроля за расходами. Но
Капитал – это реальные средства. Это крупные суммы. Тщательно продумывайте бюджет, не выпускайте капиталовложения из-под контроля. И это обернется реальным приростом прибыли фирмы.
Шаг 37. Счета, подлежащие оплате
Есть одна элементарная возможность сократить расходы в текущем году (хотя использовать ее можно только один раз) – отсрочить оплату счетов. Большинство поставщиков предпочитают подолгу ждать оплаты своих счетов, но не терять клиента.
Попробуйте отложить оплату счетов на 45 дней, затем на 60 дней, затем на три месяца или даже на полгода, если, конечно, ваш поставщик вытерпит это. Не оплачивайте счет до тех пор, пока фирма, выставившая его, не напомнит вам об этом как минимум дважды. Попробуйте сделать это, и вы удивитесь: некоторые поставщики начнут требовать оплаты по своим счетам не раньше чем через два года!
Шаг 38. Сначала используйте имеющиеся запасы и лишь потом делайте
