расходы по найму ему возмещаются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, решается в каждом конкретном случае руководителем организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В состав расходов на командировку включают также затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, на услуги туристических агентств, связанные с оформлением этих документов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы, расходы на оплату услуг связи (при наличии детализированного счета и обоснования производственного назначения телефонных переговоров), расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Что касается оплаты сотрудникам организации услуг аэропорта по предоставлению залов для официальных лиц (VIP-залов), то, по мнению контролирующих органов, такие расходы считают неоправданными, если законодательно не определено право отдельных лиц воспользоваться таким залом. Перечень граждан, обслуживаемых в залах официальных делегаций, утвержден приказом Управления делами Президента Российской Федерации от 21.03.2003 № 60 «О залах официальных лиц, вновь организуемых в составе аэропортов (аэродромов) г. Москвы и Московской области, открытых для международных сообщений (международных полетов), и перечне граждан, обслуживаемых в данных залах».
Представительские расходы, учитывающиеся на основании подпункта 22 п. 1 ст. 264 НК РФ с учетом положений п. 2 этой же статьи, связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
К представительским расходам относятся также расходы налогоплательщика на официальный прием участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения вышеуказанных мероприятий.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы включают:
– расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
– транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
– буфетное обслуживание во время переговоров;
– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Для учета представительских расходов желательно составление распоряжения на проведение переговоров с представителями другого юридического лица с приложением программы и примерной сметы мероприятия; ответственному за проведение переговоров работнику необходимо составить авансовый отчет о понесенных расходах, так как в силу подпункта 5 п. 7 ст. 272 НК РФ представительские расходы списываются на дату утверждения авансового отчета. Еще одним необходимым условием отнесения затрат к представительским расходам является наличие подписанного сторонами переговоров документа – договора, протокола о намерениях, предварительного договора, протокола проведения встречи (для переговоров, проводимых в рамках поддержания сотрудничества). Наличие подобного документа подтверждает факт проведения переговоров.
Представительские расходы возникают только в связи с проведением переговоров с представителями других организаций. Организация не может нести представительские расходы при организации встреч с индивидуальными предпринимателями или с клиентами – физическими лицами (письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).
Пример.
Представители приглашенной стороны, даже если они приехали из другого региона или из-за рубежа, командированы от своей организации, поэтому никаких расходов на проезд, проживание, суточные для делегации другого юридического лица у организатора переговоров быть не может (письмо Минфина России от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Услуги приглашенного переводчика при наличии штатного специалиста также должны быть обоснованы, например тем, что сотрудник не владеет навыками синхронного перевода или является переводчиком другого иностранного языка.
Буфетное обслуживание и официальный прием организуются принимающей стороной. При этом предполагается, что буфетное обслуживание осуществляется непосредственно в ходе переговоров, поэтому спиртные напитки неуместны, а при проведении официального приема расходы организации на алкогольную продукцию могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговой) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок) (письмо Минфина России от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49).
Стоимость представительских подарков, вручаемых в ходе переговоров, в состав расходов налогоплательщика не включается.
К расходам налогоплательщика на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с образовательными учреждениями относятся расходы, связанные с подготовкой и переподготовкой (в том числе с повышением квалификации кадров), в соответствии с договорами, заключенными с такими учреждениями. Такие расходы отражаются в налоговом учете в составе прочих расходов на основании подпункта 23 п. 1 ст. 264 НК РФ и с учетом положений п. 3 той же статьи Кодекса.
Условиями признания затрат на подготовку и переподготовку кадров является одновременное соблюдение следующих условий:
– соответствующие услуги оказываются российскими образовательными учреждениями, получившими государственную аккредитацию (имеющими соответствующую лицензию), либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;
– подготовку (переподготовку) проходят работники налогоплательщика, состоящие в штате, а для эксплуатирующих организаций, в соответствии с законодательством Российской Федерации отвечающих за поддержание квалификации работников ядерных установок, – работники этих установок;
– программа подготовки (переподготовки) способствует повышению квалификации и более эффективному использованию подготавливаемого или переподготавливаемого специалиста в этой организации в рамках деятельности налогоплательщика.
Существуют несколько вариантов повышения квалификации, профессиональной подготовки работников. Каждый из них имеет свои особенности признания затрат для целей налогообложения. Главное при этом –
