день на секции: одна – для непрерывной работы (без Интернета), другая – для связи (электронная почта и быстрые сообщения), третья – для поиска и других связанных с Интернетом действий, и четвертая – для развлечения или просто для прогулок по Интернету. Таким образом, вы будете использовать Интернет сознательно и с большей отдачей, и успеете сделать больше.
Концентрация: учитесь работать, не подключаясь к интернету
Одно из лучших правил, которые я установил, чтобы повысить производительность, – отключать Интернет, когда мне нужно сосредоточиться и выполнить серьезную работу, ни на что не отвлекаясь. Например, пока я пишу эту книгу, Интернет отключен. Многим из вас, особенно тем, кто привык быть подключенным к Интернету все время, это может показаться слишком крутой мерой, но вы поймете, как спокойно и приятно быть отключенным от Интернета на долгое время, когда вы к этому привыкнете!
Например, вы поставили себе на день три СВЗ, и первая из них – написать отчет или статью. Возможно, вначале вам потребуется произвести поиск в Интернете, поэтому вы устанавливаете себе четкий срок (допустим, полчаса) и четкую цель (найти всю информацию о дождевых лесах). Проведя поиск, вы отключаетесь от Интернета и пишете отчет или статью.
Многие выполняют подобные задания, связанные с поиском или коммуникацией по Интернету, но не считайте Интернет главной частью задания, такой, как написание, редактура или даже чтение. Если вы будете делать все это, будучи подключенными к Интернету, то через каждые несколько минут будете отвлекаться: вы подумаете о письме, которое нужно отправить, о книге, в которую нужно заглянуть, или захотите загрузить на компьютер новую песню. Сохраняется и постоянный соблазн проверить ваши любимые сайты. Очень трудно сосредоточиться, когда перед вами постоянно маячит такой притягательный Интернет.
Отключение позволяет убрать на задний план все отвлекающие моменты. Это значит, что перед вами одна-единственная задача, и вы сделаете гораздо больше. Вот несколько советов о том, как работать без Интернета:
♦ Проведите поиск в Интернете в первую очередь, чтобы не пришлось подключаться к нему во время работы.
♦ Уберите внешние раздражители и отключитесь от Интернета, чтобы сосредоточиться на работе.
♦ Включите таймер и постарайтесь по-настоящему сосредоточиться на работе в течение определенного времени.
♦ Когда вы задумываетесь о том, что вам нужно что-то сделать в Интернете, запишите это. И сделайте позже. Это подождет.
♦ Подумайте о том, чтобы ввести в ежедневное расписание «час-оффлайн» – время, когда вы будете отключать Интернет. Или даже «день- оффлайн», если это возможно.
♦ Отключайте кабель интернет-соединения, чтобы избавить себя от соблазна подключиться всего лишь двумя щелчками «мышки».
♦ Отдайте кому- нибудь на пару часов свой кабель присоединения к Интернету. Или поработайте где-нибудь в спокойном месте на ноутбуке, у которого нет беспроводного соединения.
♦ Делайте себе подарок за законченную работу: позвольте себе загрузить ваш любимый сайт, но только после того, как все сделаете.
Вы удивитесь, как много успеете сделать.
Дисциплина: как удержаться от соблазнов
Для многих людей Интернет – такая же вредная привычка, как и все прочие, даже если мы этого не понимаем. А значит, если вы попробуете работать, не подключаясь к Интернету, вам будет нелегко – гораздо труднее, чем вы думаете. Фактически вы, может, даже не представляете себе, как можно работать без Интернета.
Как и с любой другой вредной привычкой, с желанием все время сидеть в Интернете можно бороться. Для этого потребуются энергия и концентрация, но все возможно. Вот как это сделать:
♦ Поставьте себе цель избавиться от этой вредной привычки за неделю. Месяц был бы лучше, но у вас ведь есть еще и другие дела. Во время этой недели пусть вашей главной целью будет освободиться от интернет-зависимости и научиться работать, не подключаясь к сети.
♦ Установите правила пользования Интернетом. Правила могут быть такими: «Никакой электронной почты, кроме 10 и 16 часов», или «Никакого Интернета с 9 до 10 часов», или «Никакого Интернета по утрам». Правила должны быть основаны на том, что будет оптимальным в вашей работе. Обязательно придерживайтесь их.
♦ Почувствовав желание войти в Интернет, подождите, пока оно пройдет. Каждое желание – как волна, которая поднимается вверх и растворяется. Вскоре подойдет вторая волна, ее вы тоже должны выдержать. Любое желание пройдет, если вы подождете всего несколько минут.
♦ Используйте позитивное давление общества. Попросите домашних, друзей и коллег удерживать вас от Интернета в определенные часы – чтобы вы смогли следовать своим правилам. Попросите их следить за вами, каждый день рассказывайте им о своих успехах. Такое позитивное давление общества поможет побороть зависимость.
♦ Поощряйте себя. Если у вас получилось удерживаться от входа в Интернет в течение установленного срока, сделайте себе небольшой подарок: что-нибудь вкусное или дополнительное время на проверку почты – что угодно, что поможет вашей мотивации.
♦ Применяйте метод промедления , помогающий в лечении любой зависимости: глубокий вдох, стакан воды, массаж, несколько шагов по комнате. Сделайте это, и желание пройдет.
♦ Сделайте паузу. Вам будет нужно привыкнуть. Но чем больше времени вы будете проводить, не подключаясь к Интернету, тем проще вам будет. Это замечательное чувство.
12. Простое хранение документов
Я работал в нескольких офисах, где рабочие места моих коллег были завалены бумагами – одна стопка на другой. Сослуживцы заявляли, что эти стопки и есть их форма организации, однако я видел, как они роются в стопках в поисках какого-нибудь документа, уверенные, что найдут его там. На самом деле они тратили столько времени на перекладывание бумаг, что я удивляюсь, почему они до сих пор не придумали ничего лучше.
Хранение бумаг в стопках, может, для кого-то и удобно, но для большинства это просто беспорядок, который выматывает, создает головную боль и съедает время. Что такое стопка бумаг в самой ее основе? Это неудача с нашей стороны в двух делах:
1. Создание простой системы организации бумажной работы.
2. Привычка использовать эту систему незамедлительно и регулярно.
Сегодня мой рабочий стол чист и прост, в духе дзен: на нем нет ничего, кроме телефона, ноутбука и записной книжки – потому что я научился выполнять эти два основных дела. Давайте рассмотрим каждое из них по очереди.
Создание простой системы хранения документов
Главное в практичной системе хранения документов – ее простота. Если система слишком запутанна или сложна в использовании, через некоторое время вы не захотите ею пользоваться. Вот как можно ее организовать:
1. Сократите, прежде чем организовывать. Первое правило организации: прежде чем организовывать, надо избавиться от всего лишнего. Если ваш ящик забит бумагами или они скопились в стопке на столе, организация займет у вас кучу времени, и даже после этого будет трудно что-то найти. Чтобы все упростить:
♦ Сложите все бумаги в одну большую стопку. Если их слишком много, пусть будет несколько стопок, но воспринимайте их как продолжение одной большой стопки. Если у вас несколько папок со сложенными в беспорядке бумагами, вытащите их и добавьте в стопку. Я недавно проделал это со своими домашними бумагами и в результате сократил количество папок на две трети. Это заняло у меня около часа.
♦ Просмотрите каждую папку и документ и решите, что с ними делать. Если вы считаете, что в течение ближайшей пары месяцев бумага вам не понадобится, порвите ее.
♦ Передайте. Если какой-то документ нельзя уничтожать и лучше будет, если его прочтет кто-то другой, адресуйте его этому человеку, чтобы убрать со своего стола.
♦ Сохраните в папке. Если документ очень важен и вы уверены, что он снова вам понадобится, поместите его в папку.
Давайте рассмотрим, как организовать простую систему.
2. Простое хранение бумаг. Все, что нужно, – это простая система папок в алфавитном порядке. Используйте обычные картонные папки с наклейками (если хотите, можно приобрести специальные наклейки), создайте папку для каждого клиента, продавца и/или проекта. Думаю, большинству людей нужно не более одного ящика для хранения папок. Есть работы, которые требуют больше, но для среднестатистического сотрудника офиса (или для того, кто работает дома) одного ящика вполне достаточно. А если вы ограничите себя до одного ящика, вы будете вынуждены выбрасывать ненужные папки, когда он переполнится. Не нужно придумывать ничего нового. Просто создайте папки и разложите их в алфавитном порядке. Пусть все будет просто.
3. Сразу же подшивайте документы. Чтобы система хранения бумаг всегда была актуальной, подшивайте все документы сразу же. Если при проверке входящих документов попадается бумага, которая не требует от вас никаких немедленных действий, но может понадобиться позже, не кладите ее в общую стопку, чтобы подшить позже. Не кладите ее в папку под названием «Подшить» или «Разное». Просто откройте ящик с папками (он
