всегда должен быть под рукой), выньте из него нужную папку, положите в нее документ и положите папку на место. Это займет у вас не больше пяти секунд. Если вы не сделаете этого сейчас, документ так и будет лежать в общей стопке без работы.
Почему бумаги в стопке не работают: стопка становится все выше, делается немного устрашающей, и незаметно у вас на столе вырастает гора, которую у вас нет никакого желания разбирать. Вы не можете ничего найти в нужный момент, и у вас больше нет системы хранения документов. Я знаю людей, которые считают, что их стопки бумаг организованы в какое-то подобие системы, но они неэффективны, потому что вам постоянно приходится вспоминать, для чего каждая из папок и какие документы в какой из них находятся, и поиск нужной бумаги отнимает слишком много времени. К тому же стопки бумаг загромождают ваш рабочий стол и отвлекают вас от работы.
4. Всегда имейте под рукой пустые папки. У вас должен быть большой запас картонных папок и наклеек. Если вы получили документ, к которому надо обратиться в будущем, но папки для него еще нет, вам придется отложить его, если у вас не найдется под рукой новой папки и наклейки. Вы же не будете покупать картонную папку каждый раз, когда она понадобится. Поэтому вы просто отложите документ. И стопка бумаг на вашем столе будет расти. Держите под рукой запас папок и наклеек. Понадобилась новая папка? Просто возьмите ее, подпишите, подшейте в нее документ и положите в ящик согласно алфавитному порядку.
5. Сокращайте свои потребности в архиве. В течение всего последнего года я сознательно сокращаю свой архив и все реже заглядываю в ящик с папками. Конечно, минимум раз в неделю я открываю ящик, чтобы заглянуть в какую-то из папок, но теперь я храню гораздо меньше документов, чем раньше. Я рекомендую вам сделать то же самое – постепенно и осознанно уменьшить свои потребности в архиве. Вот несколько советов по тому, как это сделать:
♦ Храните справочную информацию в сети. Теперь, когда мне нужно что-то найти, я нажимаю комбинацию «горячих клавиш» и открываю документ с нужной мне информацией в Интернете. Контакты, бюджет, идеи, пароли и многое другое – все находится в сети, поэтому мне больше не нужны бумажные копии этих бумаг, и нет нужды их хранить.
♦ Сокращайте количество входящих бумаг. Просите коллег отправлять вам электронные письма, а не факсы или письма по почте. В наш век все равно все документы создаются на компьютере, бумажные письма устарели. Настаивайте на электронном виде. Делайте шаги к переходу от бумажных версий бюллетеней, журналов и прочих периодических документов и изданий к их электронным версиям.
♦ Не распечатывайте всего. Многие все еще распечатывают письма или документы, которые получают, и даже собственные документы. Но тогда у вас оказывается две копии одного и того же документа, вы уничтожаете деревья, и вам приходится архивировать и бумажную, и электронную версию. К тому же информацию в электронном виде гораздо удобнее искать.
♦ Проанализируйте другие входящие документы. Каждый раз, помещая документ в папку, спросите себя, так ли вам нужна его бумажная версия. Существует ли он в электронном виде? Так ли необходимо вам было его получить? Может, лучше сканировать его и сохранить в электронном виде? Есть ли способ отменить вашу нужду в этом документе? Так, постепенно, один документ за другим, сокращайте свои потребности во входящих бумагах.
Советы по хранению бумаг дома
Пять вышеперечисленных шагов можно применить и к рабочему месту, и к домашнему архиву, но для дома у меня есть специфические советы:
1. Создайте дома единое «почтовое отделение» для писем и всех входящих бумаг. Оно должно состоять из ящика для всех входящих бумаг, корзины для бумаг (главное орудие того, кто хочет упростить свою жизнь!), небольшого архива (несколько картонных папок в ящике стола или большая папка с разделителями – вполне достаточно) и места, где вы будете хранить конверты, печати, вашу чековую книжку, ручки и другие канцелярские принадлежности.
2. Домашний ящик для входящих бумаг. В него попадает вся приходящая почта, записки из школы и прочие бумаги. Не складывайте их на тумбочке, кухонном или рабочем столе. Кладите их только в одно место – в этот ящик. Лучше всего сразу же достать письма из конвертов. Тут же выбрасывайте конверты, рекламные листовки и каталоги – но даже если вы этого не сделаете, сложите их в ящик.
3. Сразу оплачивайте счета. Разбирая почту и бумаги, вы можете сложить все счета в одну папку и оплатить их в один день (можно установить два дня для оплаты счетов в каждом месяце, а может, вам удобнее оплачивать их раз в неделю). Но существует еще один вариант: оплачивать счета сразу же, как только вы разобрали почту. Либо выпишите чек и положите счет и чек в конверт, чтобы завтра утром бросить его в почтовый ящик, либо подойдите к компьютеру и оплатите счет через Интернет. Так или иначе счет будет оплачен, и вы сможете о нем забыть.
4. Вносите информацию в свой список дел и календарь. Что до бумаг, в которых сообщается о заданиях или встречах, вам нужно лишь тут же внести задание в список дел, а дату встречи или события – в календарь (я использую календарь Google). Я вношу в календарь даже футбольные матчи своих детей и родительские собрания, а затем просто складываю бумаги из школы в предназначенную для них папку, чтобы при необходимости обратиться к ним позже.
5. Сразу же убирайте бумаги в папки. Оплатив счет или выполнив задание, записанное на листе бумаги, тут же уберите бумагу в папку (если не можете ее выбросить). Не оставляйте ее на тумбочке, не складывайте в стопку или в папку «Разное», не кладите обратно в ящик с входящими бумагами. Сразу же уберите ее в соответствующую папку. Создайте простую архивную систему из нескольких бумажных конвертов для счетов и картонных папок для хранения важных документов. Сложите папки в алфавитном порядке, чтобы вы всегда могли быстро отыскать нужную. Всегда имейте под рукой запас картонных папок и наклеек (многие рекомендуют удобный маркер Brother), чтобы при необходимости тут же создать новую папку. Секрет удобного архива – убирать бумаги сразу, не давая им скапливаться.
Вот и все. Все документы должны храниться только в ящике для входящих бумаг или в вашем архиве. Просто и эффективно. Главное, чтобы это стало для вас привычкой, частью вашей рутины. Назначьте себе день недели, когда вы будете разбирать ящик с входящими бумагами и оплачивать счета. Создайте простую систему хранения бумаг – такую, как эта, – и вы избавитесь от беспорядка и хлопот.
13. Простые обязательства
Кое-что может разительно повлиять на вашу жизнь – вы станете более производительными, эффективными и сможете делать то, что хотите. И это кое-что – сокращение ваших обязательств.
Скорректировав список обязательств, вы освободите время, которое направите на важную работу, на достижение целей, к которым вы стремитесь. Вы освободите время, чтобы заниматься тем, что вас вдохновляет: тренироваться, читать, отдыхать и общаться с близкими.
Не буду лгать: сокращение обязательств – нелегкая задача. Вам потребуется решимость, умение говорить «нет» и время. Но все это окупится во многих смыслах – на всю вашу оставшуюся жизнь.
Требования, которые предъявляют ваши обязательства
Жизнь большинства из нас полна массой обязательств. У нас много обязательств по работе: кроме основных обязанностей, мы входим в какие-то комиссии, посещаем собрания и встречи, отвечаем за разные проекты, ездим на конференции и в институты, встречаемся с клиентами, помогаем коллегам.
Существуют гражданские обязательства, семейные обязательства, хобби, домашние дела, обязательства в Интернете, религиозные обязательства, внештатные работы, спорт, общественные организации и т. д.
Вполне возможно иметь обязательства во всех этих сферах – до тех пор, пока у нас хватает на них времени и пока мы не начнем выдыхаться из-за энергетических затрат, которых требуют от нас все эти обязательства, и из-за отсутствия времени.
Каждый раз, когда к вам кто-то обращается и вы соглашаетесь ему помочь, вы принимаете на себя обязательство, которое забирает часть вашей жизни.
Забавно, что мы даже не решаем выполнять их все сразу. Они приходят в нашу жизнь постепенно, каждое мы рассматриваем индивидуально и не считаем, что оно отнимет много времени. Но в совокупности эти обязательства могут заполонить вашу жизнь, и она больше не будет вам принадлежать.
Сократите количество обязательств, одно за другим, и освободите себе время для действительно важных дел.
Проведите ревизию своих обязательств
Чтобы начать управлять обязательствами, составьте их список. Прямо сейчас. Вот пример такого списка (у вас их может быть и больше):
♦ Работа. На любой работе у нас множество обязанностей. Перечислите их все.
♦ Подработка. Некоторые из нас подрабатывают внештатно, чтобы увеличить доход.
♦ Семья. Мы мужья, жены, отцы, матери, сыновья, дочери. Эти роли связаны с массой обязательств.
♦ Дети. Мои дети играют в футбол и баскетбол, состоят в Союзе молодежи, поют в хоре, готовят научные проекты, играют на гитаре и т. д. Все обязательства ваших детей – и ваши тоже.
♦
