вам расписание дня? Знание своих приоритетов (см. следующий абзац). Каждый раз решайте, что вы должны делать, основываясь на своих приоритетах, на количестве имеющегося у вас времени, на своих силах в данный момент.
Учитесь чувствовать момент, сосредоточиваться на одной задаче за раз и полностью погружаться в работу. Если какая-то работа вас не слишком вдохновляет, позвольте себе перейти к чему-то более интересному. Чем больше души вы вкладываете в задачу или проект, тем больше вы вкладываете в них энергии – и тем лучше вы с ними справляетесь.
Полное погружение в какое- то дело – это феномен, известный под названием «поток». В последнее время им заинтересовались и научный, и деловой мир, потому что обнаружилось, что состояние «потока» ведет к увеличению производительности и счастью. В основе своей «поток» – это состояние ума, пари котором вы с головой уходите в задачу и весь окружающий мир при этом исчезает. Вы теряете ощущение времени. Все мы порой испытывали это состояние – фокус в том, как научиться целенаправленно вводить себя в него.
Вот способы войти в состояние «потока»:
1. Выберите задачу, которая по-настоящему вас вдохновляет. Если дело вам безразлично, вы не войдете в состояние «потока».
2. Выберите задачу, которая потребует от вас усилий. Но не слишком больших: если она слишком сложна, вы долго будете идти к состоянию «потока». Если слишком проста – вам станет скучно.
3. Устраните все внешние раздражители. Чем меньше вы будете думать о других вещах, тем лучше. Вы хотите полностью сконцентрироваться на задаче. Избавьтесь от всего, что вас отвлекает – телефонов, оповещений о новых письмах, ICQ, лишних вещей на вашем столе или лишних файлов на рабочем столе компьютера и т. д.
4. Погрузитесь в задачу. Просто начните работу и полностью сконцентрируйтесь на ней. Забудьте обо всем остальном, пусть внешний мир растворится. Думайте только о своей задаче и наслаждайтесь работой. Предупреждение: вы можете потерять счет времени и опоздать на следующую встречу – вот почему не стоит назначать слишком много встреч.
Знайте свои приоритеты
Если у вас гибкий график работы, как узнать, что лучше сделать в данный момент? Опирайтесь на приоритеты. Просмотрите главу о Самых Важных Задачах (СВЗ): в первую очередь вы должны решить, какие самые важные вещи вы хотите сделать утром каждого дня. Составьте список из трех дел, которые вам действительно нужно закончить. Ваших трех самых важных дел. Вы можете составить список других малых задач, которые вы сгруппируете и оставите на вторую половину дня, но главным для вас должен быть список трех важных дел. Пусть он, а не график управляет вашим днем.
Определились с приоритетами – остается сосредоточиться. Я очень советую вам концентрироваться только на одной задаче за раз. Чтобы решить СВЗ, вам придется сосредоточиваться на каждой из них по очереди и – полностью. Это также будет для всех нас радикальным переходом от многозадачности. Но однозадачность не только более продуктивна, она и менее утомительна.
Вам потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к однозадачности, если до этого вы постоянно перескакивали с одного на другое и обратно. Это нормально. Просто каждый раз, чувствуя, что отвлекаетесь, мягко верните себя на прежнее место. Будьте упорны, и вскоре вы будете легко справляться со своими СВЗ.
Пока вы работаете над своей задачей, вы будете думать о других вещах, которыми вам нужно заняться, вас будут отвлекать вопросами коллеги по работе или неожиданно в вашу голову придет новая идея. Не позволяйте этим идеям и вопросам руководить вашей жизнью. Не переключайтесь, просто делайте себе заметки по мере поступления и займитесь ими позже. Держите на столе лист бумаги, ноутбук или текстовый файл, и всегда возвращайтесь к задаче, над которой работаете. Закончив, загляните в этот список, чтобы решить, какое дело будет следующим.
Сокращайте свои задачи
Чем меньше у вас задач, тем меньше уходит времени на их организацию. Если вы будете концентрироваться только на задачах с наибольшей отдачей за минимальное количество времени, вы повысите свою производительность и будете делать меньше. Вам понадобятся только простейшие средства и методы, вы меньше будете подвергаться стрессу. Я думаю, что это самая выигрышная комбинация.
Что касается организации задач, как и любого другого типа организации, моя философия – сокращать, прежде чем организовывать. Если нужно организовать три дела, а не двадцать, по сути, вам нечего организовывать. В случае тайм-менеджмента это значит, что следует сократить то, что нужно сделать. Можно отменить дела, поручить их другим, отложить, отказаться от обязательств. Всегда концентрируйтесь на упрощении, сокращении, исключении. И все внимание на то, что важно. Все остальное – просто.
Групповая обработка
Помимо трех СВЗ, всегда находятся другие мелкие дела, которые надо сделать в течение дня. Ваша задача: 1) не позволять мелочам брать верх над вашими СВЗ и 2) делать их по возможности группами, чтобы сэкономить время. Программисты называют это «групповой обработкой»: вы сохраняете похожие задачи и делаете их все за один раз. Это экономит время на переключении между задачами: вместо того чтобы отвлечься от важной работы на телефонный звонок, письмо, встречу, другой проект или еще один звонок, вы в первую очередь делаете все важные дела, затем сразу делаете все необходимые звонки, затем отвечаете на все письма и т. д. Чем меньше переключений, тем меньше сложностей, меньше потерянного времени и проще график.
Определите типы «групповых задач» в своем списке дел сразу после перечисления СВЗ. Можно разделить «групповые задачи» на несколько категорий («звонки», «письма» и т. д.) или просто сделать список «групповых задач». Я очень рекомендую вам заняться этими групповыми задачами в конце дня, а не в самом его начале. Оставьте утро для важных дел, закончите с ними, а затем разберитесь с групповыми задачами как можно быстрее.
Какие задачи лучше всего группировать? Вот несколько примеров:
♦ Телефонные звонки. Вместо того чтобы звонить в течение всего дня, составьте список звонков, которые нужно сделать, и сделайте их все сразу. Я чаще всего оставляю на звонки 30 минут, но их количество может варьироваться. Можно подумать и о том, чтобы принимать входящие звонки только в определенное время – все остальные тогда, когда не можете говорить, отправляйте на автоответчик. Это позволит вам сконцентрироваться на важных задачах, не прерываясь каждый раз, когда кто-то захочет с вами поговорить.
♦ Электронная почта. Для большинства из нас «электронка» стала так важна, что, если б мы позволили, она бы управляла нашей жизнью. Я подробнее рассмотрю эту тему в следующей главе, а в основном группировка писем происходит, если вы проверяете почту только несколько раз в день. Я предлагаю делать это дважды в день – скажем, в 10 утра и в 16 часов, или в другое удобное для вас время. Постарайтесь не проверять почту в первую очередь с утра – вы закопаетесь в письмах, так что придется отложить важные дела.
♦ Выездные задания. Старайтесь выполнить их все сразу, чтобы сэкономить время на дороге из дома или из офиса. Можно сделать их в конце дня или выделить на них специальный день – День выездных заданий.
♦ Бумажная работа. Сейчас у меня не так много бумаг (я обхожусь без бумаги), но такая роскошь существует не во всех офисах. Если вам приходится обрабатывать или просматривать много бумаг, сделайте все сразу, а не понемногу в течение всего дня.
♦ Работа с входящими бумагами. Проверяйте свой ящик с входящими бумагами дважды в день. Просмотрите их и определите, что сделать (если нужно) с каждым из документов. Если делать это по мере поступления бумаг, управлять вами будет работа, и вы больше не сможете контролировать свой график. Вместо этого определите для себя время, когда будете заниматься входящими документами.
♦ Встречи. Возможно, вы не можете контролировать график своих встреч, но если да – проводите их все сразу в определенное время и четко определитесь с целью встречи и ее временными рамками. Группирование встреч очень помогает, потому что освобождает для вас большую часть дня для важных дел. Лучше всего вообще отказаться от встреч – чаще всего это пустая трата времени.
♦ Веб-сайты. Если вы похожи на меня, то у вас есть несколько веб-сайтов, которые вы регулярно проверяете. Чтобы эти сайты не мешали важной работе, выделите определенное время на проверку их всех сразу.
♦ Поисковая работа. Многие работы требуют от вас поиска или чтения специальной литературы, прежде чем начать писать. Если возможно, сделайте все это сразу.
♦ Техническая поддержка. Существуют небольшие дела, которые мы должны выполнять как техническую поддержку нашей работы – для блогеров, как я, это проверка комментариев читателей, наладка и проверка системы рекламы, HTML-кода и т. д. У других работ – своя техническая поддержка – не те важные дела и задачи, а просто небольшие дела, которые все же необходимо делать. Оставьте их на конец дня, если это возможно.
Простые инструменты управления временем
Тайм- менеджмент не был бы так прост, если бы у вас было слишком много средств или слишком сложные средства управления. Если вы будете применять простую философию управления временем, изложенную
