Квалификация бухгалтеров даже в крупных компаниях оставляет желать лучшего.
Самое неприятное, что в 99 случаях из 100 собственник никогда не узнает, что творится у него в бухгалтерии, до тех пор, пока к нему не придет налоговая инспекция. После начисления огромных штрафов и пеней, максимум, что может сделать собственник, – это уволить главного бухгалтера. Полученное моральное удовлетворение, тем не менее, будет несопоставимо с финансовыми затратами, которые понесет компания.
К сожалению, попытка самостоятельного тщательного изучения бухгалтерии также не является хорошим решением. Потому что эта сфера очень быстро меняется, а реагирование на перемены отнимает очень много времени.
Чтобы обезопасить себя от такого развития событий, можно использовать 2 варианта. Если бюджет позволяет, бухгалтерию необходимо отдавать на аутсорсинг. Выберите компанию, которая финансово отвечает за свою работу, и выплачивает все штрафы и пени согласно заключенному договору, если у налоговой будут к вашему бизнесу какие-либо претензии.
Если ваша задача – оптимизировать расходы в этой сфере, можно использовать другой вариант: проводить регулярный аудит. Официальный аудит с выдачей заключения стоит дороже. Можно приглашать аудитора на проверку даже не всей бухгалтерии (это дорого и долго), а только какого-то участка, чтобы иметь представление об эффективности работы ваших сотрудников. На время проведения аудита главного бухгалтера нужно изолировать от проверяющих, чтобы вы имели возможность получить объективную картину происходящего.
Борьба с симптомами или с причиной
Все проблемы вашего бизнеса происходят из-за того, что у вас неправильная система либо исполнения, либо управления и контроля. Будь то воровство, недостачи, плохие продажи, недостаток сотрудников – все это можно перевести в категорию системы. Есть система – есть стабильность. В противном случае вы отданы на растерзание хаосу и непредвиденным ситуациям.
Чем хорош
Есть вещи, которые должны быть одинаковыми во всех бизнесах, поэтому у вас должны быть задокументированные системы по каждому процессу.
Настоящее правило успеха: вместо того чтобы бороться с симптомами, тушить пожары и реагировать на внешние кризисы, случающиеся систематически с понедельника по пятницу, вы можете найти и устранить причину этих проблем.
Козьма Прутков велел нам зреть в корень. Правильные системы и помогают сделать это. В итоге пропадает стресс, вы получаете контроль над бизнесом, над его результатами. И вы можете масштабировать их «вверх», если хотите.
Только с помощью систем вы сможете зажить полноценной жизнью, и делать то и так, как вам хочется. Хочется работать – работайте, хотите на пляж – лежите на пляже, желаете поехать в Куршевель – пожалуйста.
Делать бизнес без системы – это все равно, что крутить стрелку часов пальцем весь день с нужной скоростью, чтобы достоверно знать время. Работать с системой – это завести пружину один раз, чтобы расслабиться в кресле, потягивая виски. И быть уверенным: в любой момент можно взглянуть на идущие самостоятельно часы, и узнаешь точное время.
Нет проблем?
Если у вас есть бизнес, у вас есть и проблемы. Это однозначно. А если вы ответственность за эти проблемы перекладываете на других – на своих сотрудников, на поставщиков… – и бьете себя по голове, говоря: «Я такой тупой», то этих трудностей вы никогда не преодолеете. Вы попросту никогда не выстроите систему, которая будет сама с ними бороться.
Любая проблема бизнеса может быть трансформирована в проблему системы. Допустим, у вас работает какой-то «технарь», который чинит компьютеры. И он с чем-то не справляется, чем вас очень сильно подводит. Этот вопрос может быть классифицирован двумя системными способами.
Способ номер один: если это проблема с процессом, – то есть у человека нет четкого представления, чего от него хотят, как это должно быть сделано пошагово и в какие сроки – то исполнитель начинает «тормозить» или что-то придумывать сам. Естественно, у него ничего не получается. Это вина именно руководства.
Если же проблема, на самом деле, с самим человеком, его характером, если он настолько глуп, что не может следовать инструкциям, – значит, проблема с системой. Вам необходимо переделывать и систему найма (чтобы такие люди не приходили к вам в бизнес), и систему тренингов (чтобы вы могли тренировать людей сообразно требованиям именно вашей компании, настраивать их на волну именно вашего бизнеса).
Одно время я работал в гостинице «Рэдиссон Славянская» в Москве. Так вот, туда не брали тех, кто до этого работал в советских гостиницах. Потому что переучить, привить другие стандарты работы гораздо сложнее, чем найти правильного человека. И просто посвятить его в свои бизнес-процессы, чтобы он подтянул техническую сторону работы.
Настоящее правило успеха: переходите от тушения пожаров к построению систем, их предотвращающих.
Для того чтобы мой бизнес вырос, я должен просто делать хорошо то же, что и всегда. – Почему же вы уже который год не можете преодолеть одну и ту же планку?
После того как бизнес преодолевает этап начального роста, наступает второй этап – развитие компании. Он характеризуется довольно стабильными продажами и относительно стабильными клиентами. Месячный оборот обычно уже исчисляется шести-, семи– (иногда даже восьми-) значными[5] числами (хотя пока еще только в рублях). Стабильный поток клиентов ежедневно штурмует ваши двери – и уходит довольный с покупками после каждой транзакции…
Но все равно что-то не то. Бизнес перестал расти. Что бы вы ни делали, какие бы усилия ни прикладывали – такое впечатление, что этот прозрачный потолок вам своей головой не пробить. И даже если вы и находите способ привести (и обработать) больше клиентов – вселенная находит способ поставить вам очередные палки в колеса.
Причина кроется в том, что при переходе в обороте компании от $0,5–1–2 миллионов до $5–10 миллионов в год начинают действовать уже совершенно другие правила. Причем они зачастую противоречат тем, которые сделали ваш бизнес успешным и довели до сегодняшнего уровня. Так что чем лучше вы знаете свой бизнес и чем лучше умеете в нем работать, тем сложнее вам может оказаться снова вырасти в 2–5 раз.
И что же делать дальше?
На этапе развития вашей главной стратегией должно стать стремление превосходить ожидания ваших клиентов. На каждом возможном уровне.
Это будет возможно, если вы не будете забывать о следующих ключевых шагах. (Как обычно – начинаем с собственника.)
Шаг 1. Внедряем лидерство сверху.
Основной задачей этого шага будет четкое понимание того, чего же вы на самом деле хотите от своего бизнеса на этом этапе. А также – создание плана развития бизнеса и плана развития ваших сотрудников. Иначе никакого развития уже не будет.
Шаг 2. Делегируем управление.
Если на первом уровне в большинстве случаев вы еще справлялись с управлением вашей компанией – то сейчас как раз настал период перехода. Когда не только все технические задачи должны решаться чужими руками – но и управление этими руками тоже должно перекочевать на чужие плечи. Но под внимательным контролем за всеми менеджерами. На этом уровне выстраиваем простые (но отчуждаемые) системы управления вашим бизнесом руками ваших менеджеров.
Для продвинутых задача усложняется: системы должны быть такими, чтобы их невозможно было
