Планирование, подготовка и проведение мероприятий
Говорят, что успешное мероприятие готовится так, что 70% энергии уходит на его подготовку и только 30% на проведение и оценку результатов. Именно поэтому так важно заранее планировать каждое мероприятие. Однако не менее важно контролировать и корректировать что-то в процессе деятельности, а также уметь подвести итоги.
Если говорить кратко, то для подготовки мероприятия важно:
? понять, зачем его проводить, соответствует ли оно целям вашей группы,
? найти замечательную идею, т.е. ту изюминку, благодаря которой вы надеетесь достичь поставленных задач, и сделать это лучше других,
? разработать механизм реализации и составить календарный план,
? определить задачи, сроки, необходимые ресурсы и ответственных,
? определить, как вы будете оценивать результаты деятельности.
Более подробное планирование предполагает следующие шаги (на примере лагеря).
1. Какова миссия и цель деятельности организации? Каковы сильные и слабые стороны современного положения дел, каковы текущие проблемы деятельности, каким образом их можно решить (логика SWOT- анализа)? Какой путь кажется вам наиболее эффективным? На этапе первичного планирования производится отбор того мероприятия, над которым дальше предстоит работать. Проверьте себя: зачем устраивается мероприятие, нужно ли оно для достижения поставленной цели? Узнайте общественное мнение по поводу ваших идей, будет ли кто-то участвовать в предлагаемых вами делах. Итог: четко сформулированные цели и задачи мероприятия, приблизительные сроки и содержание.
2. Каков ваш кадровый потенциал? Кто сможет принять участие в планируемом мероприятии и насколько серьезно он готов включиться в работу? Подумайте, какие партнеры могут быть у вашего мероприятия. Составьте лист контактов и переговорите с этими людьми, за какую область они готовы принять ответственность, чем могут помочь, какого вознаграждения ожидают. Итог: список организаторов с их координатами и указанием полномочий и ответственности.
3. Встречи с организаторами мероприятия: обсуждение задач мероприятия, иерархии и правил совместной работы. Какую программу мероприятий вы планируете (подъем-отбой, питание, исповедь и богослужение, труд, спорт, семинары, игры, поход, встречи гостей)? Как она будет способствовать выполнению поставленных задач? Итог: составление списка мероприятий с их обоснованием (механизм реализации), критерии достижения поставленных задач, назначение ответственных, а также пресс-релиз по мероприятию.
4. Разработка календарного плана подготовки и проведения мероприятия, обучение и задания организаторам.
| № | дело | срок | ответственный | необходимые ресурсы | отметка о выполнении |
5. Теперь нужно заняться составлением списка участников мероприятия, их оповещением. Именно от их количества и качественного состава зависит формат мероприятия и необходимые вам ресурсы. Итог: общий список участников, лучше с характеристикой.
6. Что у вас есть в наличии (транспорт, место, питание, сон, гигиена, спортивный и трудовой инвентарь, спецснаряжение, методические материалы)? Что нужно будет приобретать дополнительно? Что нужно будет дополнительно разработать из методических материалов? Итог: список имеющихся и необходимых к приобретению и разработке ресурсов.
7. Постоянный контроль по ходу подготовки мероприятия, регулярные встречи.
8. Организационное собрание участников. На нем обсуждаются сроки, цели и программа мероприятия, правила для участвующих, собирается вступительный взнос. Даются сведения о транспортировке, месте жительства, погоде, инвентаре, одежде, обуви, посуде, дежурстве и работах. Проговаривается программа мероприятия и результаты в личностном росте для каждого. Итог: полная информированность участников (и их родителей).
9. Начало программы. Регулярные ежедневные планерки, обмен мнениями и эмоциями, совместные праздники для сплочения коллектива. Контроль деятельности по разработанным ранее критериям. Отслеживание промежуточных результатов. Итог: регулярный контроль и корректировка программы. Информирование заинтересованных лиц о ходе проведения мероприятия.
10. Завершение мероприятия. Распространение документов и данных, наработанных за время мероприятия. Итоговая проверка и поощрение участников. Каково мнение участников о проведенном мероприятии? Достигнуты ли планируемые результаты? Итог: составление отчета о мероприятии, рекомендаций на будущее, архивация методических материалов.
Критерии успеха при подготовке проектов и программ на конкурс:
? программа или проект, время реализации,
? научная обоснованность,
? социальная значимость и региональная обоснованность,
? адресность,
? целостность и внутренняя логика: цель – задачи – содержание, механизм реализации - план реализации – предполагаемые результаты.
? конкретность механизма,
? кадры, экономическая эффективность, ресурсная база,
? реалистичность,
? соответствие положению о конкурсе (номинация, документация, объем, эстетика оформления),
? инновационность,
? хорошие приложения.
Возможные формы деятельности, если мы говорим о лагере:
? мероприятия на природе (походы, купание, рыбалка, игры и состязания),
? спортивные мероприятия (эстафеты, футбол и пр.),
? лекции, дискуссии,
? просмотр видео с последующим обсуждением,
? практические занятия,
? труд,
? игры, викторины, ролевые игры,
? творческие задания (летописи, стенгазеты, песни, сценки, костры),
? церемонии,
? обсуждение дел группы,
