ленте мгновенно появятся миниатюрные буквы, указывающие клавишные команды. Введите с клавиатуры букву для разных вкладок ленты (H – домой, N – вставка и т. д.), чтобы обращаться к отдельным функциям управления и дополнительным клавишным командам.
17. Расширение возможностей Office
На офисном сервере в программе Office SharePoint Server 2007 хранятся документы, которые можно видоизменять или использовать для коллективной работы. Например, презентация PowerPoint 2007 (или единственный слайд) в библиотеке слайдов SharePoint может применяться как шаблон для будущих презентаций. С помощью функций Excel в SharePoint можно представить электронную таблицу в формате HTML.
18. Настройка панели быстрого доступа
Панель быстрого доступа располагается в левой стороне панели заголовка окна приложения Office 2007. Ее можно перенести, разместив под лентой (щелкните правой клавишей мыши рядом с Add-Ins (Надстройки), чтобы получить меню), и дополнить почти любыми кнопками.
19. Спрятать и восстановить ленту
Чтобы спрятать ленту в Office 2007, дважды щелкните вкладку, нажмите клавиши Ctrl-F1 или щелкните правой клавишей мыши и сверните ленту с помощью команды Minimize the Ribbon (Свернуть ленту). Лента станет похожей на меню и будет скрыта до тех пор, пока пользователь не щелкнет на вкладке или не использует клавишу Alt, чтобы показать комбинации клавиш, как описано выше.
20. Изменение места сохранения, выбираемого по умолчанию
В каждой версии Office есть собственное место по умолчанию для функции Save As (Сохранить как). Чтобы изменить их в любой программе Office 2007, щелкните на круглой кнопке Office (вверху слева) и выберите пункт Options | Save (Параметры | Сохранить). В Word можно затем выбрать пункт Browse (Обзор), чтобы найти и назначить новое место по умолчанию; в Excel и PowerPoint нужно вставить путь к этому месту из Проводника Windows.
21. Кнопки с WordArt
WordArt совсем не SmartArt. С помощью WordArt можно создать текстовые неизменяемые строки произвольной формы. В Excel и PowerPoint это мощный инструмент для вставки текста со специальными эффектами. Во всех трех программах функция находится на вкладке Insert (Вставка), но в Excel и PowerPoint следует использовать вкладку Format (Формат), чтобы изменить вид текста и даже создать кнопки.
22. Добавление вкладки для ознакомления с программами
Если вам трудно разобраться в новшествах Office 2007, загрузите наборы «Get Started Tab» для Word, Excel и PowerPoint с сайта www.microsoft.com/downloads. С помощью каждого из них в соответствующую программу добавляется новая вкладка со ссылками на электронные интерактивные руководства, демонстрации и обучающие видеофильмы для изучения программы.
23. Просмотр документов без Office
Открыть, просмотреть и распечатать документы Office 2007 можно и без Office. Загрузите отдельные программы просмотра для Word, Excel и PowerPoint с Web-узла www.microsoft.com/downloads.
24. Создание личной папки
Личная папка выводится в окне Outlook и располагается на локальном жестком диске, а не на сервере. Чтобы создать ее, перейдите к File | New | Outlook Data File (Файл | Создать | Файл данных Outlook). Затем выберите Personal Folders File (.pst) (Файл личных папок) и щелкните на кнопке OK. Папка появится в списке папок Outlook. Чаще архивируйте в ней данные.
25. Удобный способ рассылки сообщений
Если приходится постоянно рассылать по электронной почте сообщения одной и той же группе лиц, то можно не вводить имена получателей, а подготовить список рассылки. Перейдите в меню File | New | Distribution List (Файл | Создать | Список рассылки). Дайте списку имя и нажмите кнопку Select Members (Выберите членов), а для внешних адресов электронной почты – Add New (Добавить). Чтобы разослать сообщения этой группе лиц, просто введите имя списка.
26. Повышение совместимости файлов
Office. Если в вашей рабочей группе только вы пользуетесь Office 2007, можете сохранять файлы в старых форматах Office, чтобы коллеги могли открыть их. Этот режим можно активизировать по умолчанию – например, в Word щелкните на кнопке Office, выберите Word Options | Save (Параметры Word l Сохранение) и пункт Word 97-2003 document (*.doc) в списке Save Files in this Format (Сохранять файлы в следующем формате:). Формат Rich Text Format (*.rtf) применим даже вне Word.
27. «Мастера» электронной почты
«Мастер» правил Outlook может быть как другом, так и врагом. С его помощью можно автоматически направлять сообщения от указанного отправителя в одну папку или перемещать сообщения в соответствии с ключевыми словами в Теме или Теле сообщения. Но остерегайтесь: сообщения, автоматически пересылаемые в папку, легко теряются! Не успеете оглянуться, как потеряете 30 сообщений от мамы! Что хорошего?
28. Поиск огромных вложенных файлов
Надоели сообщения о превышении размера почтового ящика? Перейдите в меню Tools | Advanced Find | More Choices (Сервис | Расширенный поиск | Другие условия). В раскрывающемся меню Size, kilobytes (Размер, килобайты), выберите greater than (больше), введите значение в килобайтах (например, 1000 для 1 Мбайт) и щелкните на Find Now (Найти). Затем перенесите мышью гигантские сообщения в личную папку или удалите.
29. Поиск давно потерянных сообщений
С помощью функции расширенного поиска можно отыскать сообщения, которые давно считались потерянными. В меню Tools (Сервис) выберите пункт Advanced Find (Расширенный поиск). Из открывшегося диалогового окна можно вести поиск по папкам, ключевым словам в часто используемых текстовых полях («Кому», «Копия» и даже Теле сообщения), по отправителю и адресату.
30. Планируем собрания на ходу
Как выяснить, свободны ли коллеги, которых нужно пригласить на совещание? Увидеть календари всех приглашенных лиц можно с помощью функции приглашения на собрание. Чтобы запланировать собрание, перейдите в меню File | New | Meeting Request (Файл | Создать | Приглашение на собрание). Щелкните на кнопке To (Кому) и пригласите получателей. Для просмотра их расписаний щелкните на кнопке Scheduling (Планирование). Не беспокойтесь о нарушении конфиденциальности коллег: вам не удастся увидеть подробности их встреч, только занятые промежутки времени.
31. Цветовая маркировка календаря
Чтобы было проще следить за встречами и собраниями, настройте календарь на использование разных цветов. Так удобнее различать мероприятия. В представлении календаря перейдите к View | Current View | Customize Current View (Вид | Текущее представление | Изменить текущее представление) и добавьте Automatic Formatting (Автоматическое форматирование) для цветной раскраски встреч.
32. Печать только нужных страниц
Берегите деревья! В сообщениях электронной почты в формате HTML и Rich Text нетрудно точно выбрать страницы для печати, указав номер или диапазон страниц. Для простых текстовых сообщений можно печатать все или только четные либо нечетные страницы. Чтобы полнее управлять печатью, откройте сообщение, выберите пункт Edit | Edit messages (Правка | Правка сообщений), а затем Format | HTML, что приведет к смене режима печати.
33. Генеральная уборка
При удалении сообщения оно не исчезает совсем, а перемещается в папку Deleted Items (Удаленные). Любители риска могут удалить сообщение из любой папки, выделив сообщение и нажав клавишу Shift, а затем Delete.
34. Сравнение размеров сообщений электронной почты
Дополнительный совет по расчистке папок! В любой папке щелкните правой клавишей мыши
