непосредственно над сообщением, у слова Subject, и выберите пункт Field Chooser. Щелкните и перенесите поле Size и поместите его между полями Subject и Sent/Received на панели. В результате будут отображаться размеры всех сообщений, что поможет определить, какие сообщения следует удалить или переместить в личную папку.
35. Удобный способ сравнения документов
Для сравнения документов в Word 2007 не нужны два окна. Перейдите в Review | Compare (Рецензирование | Сравнить) и еще раз щелкните на кнопке Compare. Введите имена двух документов, и на экране будут показаны их различия.
36. Позаботьтесь о внесении изменений
Отслеженные изменения могут оставаться в документе даже после того, как соответствующая функция отключена. Необходимо принять (или отвергнуть) сделанные изменения, перейдя на вкладку Review и выбрав команду Accept all changes in document (Применить все изменения в документе). Будьте внимательны и дважды проверьте служебную записку, прежде чем пустить ее в дело.
37. Голосование по электронной почте
Outlook. Каждый имеет свое мнение и хочет поделиться им с окружающими. Организуйте собственную демократическую систему: откройте новое сообщение, щелкните на Options (Параметры) и установите флажок Voting Buttons (Кнопки голосования) в разделе Tracking (Параметры голосования и отслеживания). Выберите значения по умолчанию или введите собственные, используя точку с запятой в качестве разделителя. Для просмотра результатов щелкните на ответе или первоначальном сообщении.
38. Поиск в документе конфиденциальных данных
Прежде чем отправить файл, используйте команду Inspect Document (Инспектор документов) (щелкните Prepare (Подготовить) под кнопкой Office), чтобы найти скрытый текст и другую информацию, которую Word может удалить.
39. Добавление функции AutoText в Панель инструментов
Сделайте функцию AutoText легко доступной из панели быстрого доступа: щелкните на кнопке Office, выберите Word Options | Customize (Параметры Word | Настройка) и найдите пункт All Commands (Все команды) в списке Choose commands from (Выбрать команды из:). Отыщите AutoText и щелкните на кнопке Add (Добавить). В вашем распоряжении будет раскрывающийся список.
40. Ускоренное перемещение абзацев
Перемещайте абзацы, действуя исключительно клавишами. Поместите курсор перед абзацем, нажмите клавиши Alt-Shift, а затем используйте клавиши со стрелками для перемещения текста вверх или вниз. С помощью клавиш Alt-Ctrl можно выбрать весь абзац.
41. Переход к вчерашней работе
Повторно открывая большой документ Word, нажмите клавиши Shift-F5, чтобы перейти прямо к фрагменту, с которым вы работали прошлый раз.
42. Подготовка оглавления
Составить оглавление для документа просто, если во всех заголовках и подзаголовках используются стили Heading 1, Heading 2 или Heading 3 из раздела Styles (Стили) на вкладке Home (Главная). Вставьте страницу T of C из вкладки References (Ссылки), и она будет автоматически заполнена на основе этих стилей.
43. Использование подзаголовков со стилями
Не рекомендуется выделять подзаголовки просто жирным шрифтом. Чтобы назначить им определенный стиль, выберите подзаголовок, щелкните на нем правой клавишей мыши, перейдите к пункту Styles, а затем Select Text with Similar Formatting (Выделить текст, имеющий такой же формат). Убедитесь, что макрокомандой не выбран ненужный текст, а затем примените стиль, например Heading 3, из раздела Styles вкладки Home.
44. Изменение шрифта по умолчанию
Calibri, выбираемый по умолчанию шрифт Microsoft Word 2007, красив, но нравится не всем. Нажмите клавиши Ctrl-D, выберите нужный шрифт (вместе с размером и цветом) и щелкните кнопку Default (По умолчанию). В результате изменится шрифт по умолчанию в шаблоне Normal, который будет применяться ко всем документам на основе этого шаблона.
45. Перевод слов и даже предложений
Word 2007 переводит слова и целые предложения на арабский, французский или испанский язык по желанию пользователя. Перейдите на вкладку Review и щелкните Translation ScreenTip (Перевод), чтобы выбрать язык. Проведите курсором над словом, чтобы перевести его, или выделите фрагмент текста и щелкните на кнопке Translate (Перевод).
46. Вставка произвольного текста
Нужен образец текста? Введите =rand() на собственной строке и нажмите клавишу Enter. В зависимости от версии Word на экране появится ложная латынь, повторы «quick brown fox» или произвольные инструкции. Числа в скобках указывают количество абзацев и предложений: =rand(5,10) вставляет пять абзацев по десять предложений в каждом.
47. Редактирование изображений документов
В составе Office есть программа Microsoft Document Imaging. С ее помощью можно быстро выполнить оптическое распознавание символов сканированных объектов (сохраняйте изображения в файлах TIFF). Щелкните на кнопке Send Text to Word (Отправить текст в Word), чтобы сразу же начать редактирование.
48. Безупречные распечатки
Если распечатки не соответствуют виду электронной таблицы Excel 2007, проверьте разметку страницы (на вкладке View (Вид)), чтобы точно увидеть вывод принтера. В этом представлении легко добавить нижние и верхние колонтитулы.
49. Раскрывающиеся списки выбора
Выберите неиспользуемые ячейки строки или столбца; поместите в каждую из них по одному элементу списка. В месте, в котором должен отображаться список выбора, выделите ячейки (область выделения не обязательно должна быть непрерывной). Выберите Data | Validation... (Данные | Проверка данных), а затем List (Список) в разделе Allow (Тип данных). Отметьте In-cell dropdown (Список допустимых значений), щелкните мышью в поле Source: (Источник), выделите ячейки, содержащие список, и щелкните OK.
50. Ярлык для текущей даты
Можно вставить текущую дату в любую ячейку, нажав клавиши Ctrl и «точка с запятой» (;), а после нажатия клавиш Ctrl-Shift-; в нее будет вставлено текущее время.
51. Повторение текста в нескольких ячейках
Выделите область пустых ячеек, введите какой-нибудь текст (который появится в первой ячейке) и нажмите клавиши Ctrl-Enter; все ячейки будут заполнены текстом.
52. Вставка простого текста в Excel
Чтобы вставить текст из Word или IE без искажений формата ячеек, нажмите клавишу F2, перейдя перед операцией вставки в режим редактирования. В результате будет вставлен только текст, но не формулы.
53. Создание числовой константы
Число, которое приходится часто использовать в электронной таблице, можно сделать константой. На вкладке Formulas (Формулы) щелкните Define Name (Присвоить имя) и назначьте ячейке имя (например, «taxrate»). Вставьте в нее число. Это имя можно использовать в формуле (например, =b4*taxrate) вместо координат ячейки. Количество именованных ячеек не ограничено.
