54. Быстрое форматирование таблицы Excel
С помощью галереи стилей в команде Format as Table (Форматировать как таблицу) (на ленте во вкладке Home) можно быстро преобразовать списки данных в таблицы Excel. Установите флажок My table has headers (Таблица с заголовками) в диалоговом окне (если есть заголовки). С использованием встроенных раскрывающихся меню заголовков можно быстро сортировать или фильтровать столбцы в электронной таблице.
55. Добавление интеллектуального столбца
Добавить новый столбец в таблицу Excel очень просто. Поместите формулу (например, SUM) в первую ячейку этого нового столбца данных. Формула автоматически применяется ко всем ячейкам столбца, которые можно сортировать и фильтровать. Добавьте другой столбец и используйте другую формулу (например, AVERAGE), чтобы получить столбец, в котором не учитываются ранее добавленные итоги SUM.
56. Вставка строки итогов
В нижней части той же форматированной таблицы можно получить итог всех чисел. Щелкните в любом месте таблицы и выведите на экран вкладку Table Tools | Design (Работа с таблицами | Разметка страницы). Щелкните в ней, чтобы показать флажки в Table Style Options (Параметры страницы). Установив флажок Total Row, можно немедленно вставить строку итогов. Затем щелкните каждую ячейку в строке итогов и выберите функцию (SUM, AVERAGE или иную) из раскрывающегося меню.
57. Добавление новых строк над итогами
Если нужно ввести новую строку в таблицу с ранее отформатированной строкой итогов, щелкните последнюю ячейку данных справа над итогами. Нажмите клавишу Tab один раз, и будет вставлена новая строка. Все новые ячейки будут отформатированы в соответствии с настройками таблицы.
58. Цветовая маркировка
Примените Conditional Formatting (Условное форматирование) (из раздела Styles на вкладке Home ленты), чтобы дополнить каждую ячейку цветовым кодированием, пиктограммами и встроенными столбчатыми диаграммами (или их комбинацией). Визуальная маркировка позволяет мгновенно определить самые большие и малые числа в столбце и строке, даже если они не отсортированы.
59. Поиск дублированных значений
С помощью функции условного форматирования можно обнаружить дублированные значения. Выделите список и щелкните Conditional Formatting, выберите Highlight Cell Rules (Правила выделения ячеек) и задайте Duplicate Values (Повторяющиеся значения). В результате будут выделены дублированные значения.
60. Вставка данных как объекта
Данные из Excel можно вставить как объект. В программе PowerPoint или Word перейдите на вкладку Home, щелкните на стрелке под Paste (Вставить) и выберите функцию Paste Special (Специальная вставка). Из меню выберите Microsoft Office Excel 2003 Spreadsheet Object. Если надпись на кнопке с зависимой фиксацией просто Paste, то данные вставляются так, что по щелчку на них их можно редактировать, как в Excel. Если выбрать Paste Link (Вставить связь), любые изменения данных в электронной таблице отображаются в Word или PowerPoint.
61. Быстрое изменение облика презентации
С помощью тем на вкладке Design (Дизайн) можно полностью изменить вид и поведение презентации при условии, что в ней изначально использовались темы или по крайней мере в тексте применяются стили.
73. Использование универсальных шрифтов
Избегайте проблем со шрифтами при переносе файла PowerPoint с компьютера на компьютер, используя такие шрифты, как Arial, Verdana и Times New Roman. Компьютеры со старыми версиями Office не всегда располагают стандартными шрифтами PowerPoint 2007 (Calibri, Corbel и др.).
74. Макеты только для себя
Чтобы уберечь некоторые макеты слайдов от посторонних глаз, предоставьте посторонним доступ только к подмножеству макетов. Выберите View | Slide Master (Вид | Слайды) и удалите из списка макетов слайдов слева на экране все макеты, которые не применяются в данной презентации.
75. Упрощенное редактирование со встроенными шрифтами
При переносе презентации на другой компьютер для редактирования не забудьте встроить в нее шрифты, чтобы они были доступны при внесении изменений. Для этого выберите File | Save As (Файл | Сохранить как), выберите Tools | Save Options (Сервис | Параметры сохранения) и установите флажок Embed fonts in the file (Внедрить шрифты в файл).
76. Комментарии для коллег
При коллективной подготовке слайд-шоу, когда требуется обменяться мнениями с коллегой или нужно оставить напоминание самому себе, используйте комментарий. Выберите команду Reviewing | New Comment (Рецензирование | Создать примечание) и введите свой комментарий, а затем разместите его мышью на слайде.
77. Настройка не только шрифтов
Шрифты – не единственные настраиваемые элементы. Изображения можно дополнить тенями, новыми формами, стилями и эффектами, а при необходимости – обрезать. На вкладке Insert (Вставка) щелкните на кнопке Picture (Рисунок), чтобы добавить изображение. После того как изображение выбрано, становится доступной вкладка Format (Формат), на которой можно экспериментировать со стилями картинки или подготовить специальные стили.
78. Стилизованные таблицы данных
В PowerPoint 2007 есть стили и для таблиц. Выберите любую таблицу, и на ленте появятся контекстные вкладки Table Tools [называемые Design (Дизайн) и Layout (Структура)]. Щелкните Design, чтобы войти в галерею шаблонных стилей таблиц. С помощью элементов управления, расположенных на этих вкладках, можно подготовить и собственные стили.
79. Сжатие каждого изображения
Чтобы сократить размер общего файла PowerPoint, вставленные изображения можно сжимать по отдельности, в зависимости от способа отображения (при распечатке – 220 точка/дюйм, на экране – 150 точка/дюйм, в электронной почте – 96 точка/дюйм). На вкладке Format, доступной после выбора изображения, щелкните на кнопке Compress Pictures (Сжатие рисунков).
80. Подготовка шаблона презентации
Превратите любую презентацию PowerPoint в шаблон для повторного использования. Сначала удалите из нее необязательные слайды или информацию. Выберите команду Save As, затем Other Formats и пункт PowerPoint Template (*.potx) [Шаблон PowerPoint (*.potx)] из списка типов Save as type, чтобы сохранить специальный шаблон.
81. Использование Excel для форматирования диаграмм
Форматируйте диаграммы PowerPoint с помощью шаблона Excel. Щелкните на объекте диаграммы в презентации, чтобы выбрать его. Выберите Chart Tools | Design | Change Chart Type (Работа с диаграммами | Конструктор | Изменение типа диаграммы), щелкните на варианте Templates (Шаблоны) и выберите пункт Saved template (Сохраненные шаблоны) из списка.
82. Выравнивание объектов на слайде
Чтобы выровнять несколько объектов на слайде PowerPoint, щелкните на первом объекте, а затем последовательно щелкайте при нажатой клавише Ctrl на каждом дополнительном объекте. Выберите команду Drawing Tools | Format (Средства рисования | Формат) и щелкните на кнопке Align (Выровнять). Выберите из меню режим выравнивания влево (Align Left – по левому краю) или вниз (Align Bottom – выровнять по нижнему краю).
83. Использование сетки для разметки
Выбрав команду View | Gridlines (Вид | Сетка), можно отобразить сетку для выравнивания элементов на слайдах. Чтобы настроить параметры сетки, перейдите в меню Drawing Tools | Format | Align (Средства рисования | Формат | Выровнять) и выберите пункт Grid Settings (Параметры сетки).
