которой находится на учете контрагент. Реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) и индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) является общедоступным и открытым (п. 1 ст. 51 ГК и п. 1 ст. 6 «Закона о государственной регистрации»). Данные документы позволяют понять, что вы имеете дело действительно с этой организацией, с указанными учредителями, гендиректором и т. д.
2. Лицензии (в случае если деятельность подвергается лицензированию).
3. Разрешение от учредителей на совершение крупной сделки (в случае если объем контракта составляет более 25 % от стоимости имущества компании за последний отчетный период). Это стоит делать, если сделка является крупной. В российской судебной практике имеют место случаи признания судом договора недействительным именно вследствие отсутствия подобного разрешения – когда гендиректор единолично принимал решение о сделке.
Сведения о представителе компании
1. Паспорт.
2. Полномочие лица на подписания договора – решение учредителей об избрании гендиректора в случае подписания им договора.
3. Доверенность (необходимо убедиться, что подписание договора не выходит за рамки полномочий доверенности).
4. По возможности знакомство с деловой репутацией и историей человека, представляющего компанию. Запрос рекомендаций, поручительств и т. д.
5. Сбор максимально возможной информации о самом человеке – семейное положение, наличие имущества, нарушений, судимостей, сведения об участии в качестве учредителя в других бизнесах и т. д.
6. По итогам собранных данных стоит провести личное собеседование лица, представляющего компанию, с ответственными сотрудниками (как правило, службы безопасности) с целью получения ответов на все возникшие вопросы.
Оценка экономического эффекта сделки
Если сделка достаточно серьезная, необходимо провести тщательную оценку ее экономического эффекта с точки зрения налоговых рисков, транспортных расходов, валютного регулирования и т. д.
К примеру, нередки случаи, когда в результате сделки одна из сторон оказывается вынужденной заплатить дополнительно какой-то налог, о котором она и не подозревала. Или стороны забыли в договоре учесть расходы на логистику, и теперь неясно, кто их оплачивает.
Процедуры проверки могут на первый взгляд показаться излишней бюрократией. Однако это необходимые меры, поскольку нередки случаи, когда отсутствие бдительности приводит к печальным последствиям. К примеру, подписание договора лицом, реально не имеющим на то права, – по закону сделка считается заключенной от имени и в интересах данного лица. Таким образом, вся ответственность с компании-дебитора снимается и переносится на конкретного человека, от которого, естественно, добиться выплаты долгов будет крайне сложно.
Нередки случаи, когда мошенники создают компанию специально для того, чтобы набрать кредитов, а затем скрыться.
Лучше перестраховаться.
Рейтинг надежности дебитора
Существует система балльной оценки, которая позволяет путем анализа опыта работы с клиентом определить уровень его надежности (риска непогашения задолженности). Обычно во всех компаниях, имеющих дебиторскую задолженность, используются подобные схемы.
Например, клиенты разделяются на четыре группы по уровню надежности:
1. Особо рискованные.
2. Требующие внимания.
3. Надежные.
4. VIP-клиенты.
Оценка надежности производится на основе анализа ключевых показателей для предприятия (например, общего стажа сотрудничества, среднемесячного объема продаж, скорости оборота дебиторской задолженности клиента, сумм и сроков просроченного долга, значимости клиента).
Рейтинг надежности в каждой конкретной компании может различаться в зависимости от важности тех или иных факторов. Приведем один из наиболее универсальных способов оценки.
Таблица 1. Показатели надежности дебиторов
Оценка каждого клиента осуществляется путем перемножения баллов по каждому из трех показателей. На основе полученной оценки клиент относится к той или иной категории надежности.
¦ Менее 4 баллов – особо рискованные.
¦ 5-12 баллов – требующие внимания.
¦ 13-27 баллов – надежные.
¦ Более 28 баллов – VIP-клиенты.
Например, если вы работаете с клиентом 9 месяцев (2 балла), объем его закупок составляет 12 % от общего объема продаж компании (3 балла), а уровень просроченной дебиторской задолженности составляет 3 % (4 балла). Итого клиент получает 2 х 3 х 4 = 24 балла и относится к категории надежных клиентов, которым предоставляются более выгодные условия кредитования.
Разумеется, данный способ не должен быть единственным при оценке надежности клиента, но как один из ключевых инструментов он подходит очень хорошо.
Работа с текущей и проблемной задолженностью
Когда мы переходим от подготовительного этапа к работе с уже существующей задолженностью, на первый план выходит тщательный учет всех типов задолженности. Естественно, ключевую роль уже начинает играть работа по уменьшению задолженности, а также разработка связанных с этим бизнес-процессов и регламентов.
Основной инструмент контроля и управления дебиторской задолженностью
«Реестр старения счетов дебиторов» является основным документом, позволяющим отслеживать большинство ключевых параметров работы компании со своими дебиторами. Данный документ не имеет строгой регламентированной законом формы, и его вид устанавливается решением руководства компании исходя из конкретных нужд. Мы рассмотрим наиболее удобную и универсальную форму.
Для примера возьмем небольшое предприятие ООО «Одежда для жизни», которое занимается оптовой торговлей верхней одеждой.
Компания предоставляет возможность своим клиентам приобретать товара с предоплатой не менее 30 % и рассрочкой выплаты оставшейся части суммы в течение 3 месяцев.
Клиенты компании делятся на две группы – новые (Н) и постоянные (П). Для постоянных клиентов определены персональные условия кредитования, в частности объемы товара, отгружаемого в кредит, плюс постоянные клиенты имеют возможность одновременно открывать несколько сделок.
Для новых клиентов установлен лимит суммы кредитования, в три раза превышающий размер сделанной предоплаты, но не более 300 тысяч рублей. Кроме того, новые клиенты не могут иметь более одной неоплаченной до конца сделки.
Наиболее оптимальная форма реестра старения счетов дебиторов в данном случае выглядит как в табл. 2.
Каждому из дебиторов соответствуют две строки – плановые и фактические показатели. В данном отчете отображены только наиболее крупные клиенты, на которых приходится около 80 % всей дебиторки, остальные отображены в графе «прочие».
Таблица 2. Реестр старения счетов дебиторов ООО «Одежда для жизни», тыс.
Такая сокращенная форма документа наиболее целесообразна для анализа на ежемесячных совещаниях руководства; для повседневной деятельности в подразделении, занимающемся работой с дебиторами, должен использоваться полный отчет с подробными данными по каждому клиенту.
