мотивы, тем более злонамеренные, это заставляет последнего занимать оборонительную позицию и тратить свои силы на ненужные оправдания. В таком случае человек находится в напряженной и некомфортной ситуации. Он оказывается в положении зависимости. Такой тип обратной связи крайне неэффективен даже тогда, когда очень хочется положиться на свою хорошую интуицию.
Общения должно быть столько, сколько нужно. Его может быть больше, чем требует ситуация, однако его ни в коем случае не должно быть меньше, поскольку естественным результатом недостатка общения является проблема неясности. Если что-то непонятно или недосказано, заканчивать разговор нельзя.
Изложение в неясной или двусмысленной форме может быть оправданно, когда речь идет о чем-то не очень приятном. Если мало времени, говорящий опускает некоторые детали. Возможно, собеседникам не хочется выглядеть непонятливыми или задерживать друг друга. Намерение поскорее закончить разговор может быть самым благим. Проблема заключается в том, что в конце концов недостаток в общении даст о себе знать. Отсрочка в прояснении каких-либо вопросов может только ухудшить ситуацию, поскольку исходное недопонимание влечет за собой неверные заключения и неправильные действия.
Вина за неэффективный обмен информацией в таком случае лежит на обоих собеседниках, хотя ни один из них впоследствии это не признает и непременно будет стараться обвинить противоположную сторону.
Неприятные моменты, связанные с недостаточной определенностью в общении, встречаются очень часто, несмотря на то что сама проблема имеет довольно простое и очевидное решение. Если вы слушаете кого-нибудь и не понимаете, что он подразумевает под сказанным, просто сообщите ему об этом. Самый простой способ прояснить ситуацию – задать вполне уместный вопрос: «Правильно я вас понял, что…» Даже если вам кажется, что все понятно, лучше еще раз переспросить или пересказать услышанное, чтобы убедиться в том, что вы все правильно поняли, тем более когда речь идет о важных вещах. Это может затянуть беседу, однако время будет потрачено с пользой для всех.
В свою очередь, вы можете попросить другого человека кратко изложить сказанное вами для того, чтобы убедиться в правильности его восприятия. Прибегайте к этому приему в тех случаях, когда правильность передачи информации для вас чрезвычайно важна или когда сама информация сложна для понимания. Если вы чувствуете, что вас не до конца поняли, скажите об этом прямо и внесите дополнительные объяснения и коррективы.
Итак, не оставляйте неясностей. Втолковывайте то, что вы имеете в виду, и зорко следите за тем, чтобы ваш слушатель понимал вас. Ведь очень часто в результате общения, которое оказалось недостаточно эффективным, помимо производственных проблем возникают и настоящие конфликты.
Однако не только неясность может породить конфликт. Эмоции, как правило отрицательные, тоже становятся причинами конфликтов и фактором, усугубляющим их. Снова встает вопрос: «Кто виноват?» Иначе говоря, кто несет ответственность за разгоревшийся конфликт, – тот, кто в резкой форме изложил свои соображения, или тот, кто не смог спокойно воспринять гневного тона и ответил раздраженно?
Условно можно разделить людей на три типа: одни никогда не считают себя виновными в конфликте – таких большинство, другие готовы брать на себя вину и ответственность за любые реакции собеседника, и третий тип, самый малочисленный, – люди, способные объективно оценить ситуацию и поведение всех ее участников. В процессе обмена информацией несложно даже на пустом месте спровоцировать конфликт. Можно легко придраться к словам, совершенно не учитывая ни контекста, ни интонации. Если нужен конфликт – это лучший способ. Тогда можно заставить человека и объясняться, и извиняться, и чувствовать себя глупо. Нужно ли это? Даже если огонек вспыхнул, всегда есть выбор: плеснуть в него масло или все-таки воду.
Мы уже говорили о том, как тяжело воспринимают люди негативную информацию. В таких случаях очень хорошо работают механизмы психологической защиты, то есть человек будет всячески защищаться от неприятной для него темы, пропуская слова мимо ушей, при этом забывая или искажая информацию, делая ее менее неприятной. И независимо от того, насколько точной будет полученная информация, человек может не воспринять эту информацию в силу инстинктивной защитной реакции, и тогда процесс взаимодействия не будет конструктивным.
Представьте себе и такую ситуацию: вы начинаете разговор о волнующей вас проблеме, тем самым призывая своего собеседника высказать собственную точку зрения. Вполне возможно, что собеседник с интересом и с удовольствием выслушает и обсудит затронутые вами проблемы. Однако может быть и так, что он по какой-либо причине не готов обсуждать заданную вами тему или не считает для себя возможным давать сейчас прогнозы или оценки.
Если тема не является нейтральной и может задеть за живое, стоит внимательно проследить за реакцией собеседника. Может быть, он просто не желает разговаривать, потому что его мысли заняты более важными вопросами и настроение или усталость мешают полноценному общению. Люди реагируют на информацию, несмотря на то, ожидают от них этого или нет. В большинстве случаев реакция собеседника будет непосредственной, а значит, неподдельной, что даст вам возможность скорректировать дальнейшее поведение.
Навязывание разговора оправданно и целесообразно в тех случаях, если он станет стимулом для дальнейших действий. Умение высказывать критику
Высказывая собственные соображения, следует воздерживаться от резких оценок и характеристик, тем более в присутствии того человека, о котором идет речь. Даже если кто-то в конкретной ситуации продемонстрировал свои явно негативные черты, не стоит возводить их в степень и присваивать соответствующие определения и характеристики. Говорить следует только о той ситуации, свидетелем или участником которой вам довелось оказаться. Когда человеку говорят, что он «недоучка», для него крайне затруднительно отреагировать на подобные высказывания объективно. Сложно отреагировать на оценочный обмен информацией, поскольку такая информация, как правило, оскорбляет чье-то чувство собственного достоинства и вызывает отрицательные эмоции. Оценка, выраженная в процессе информационного обмена, как правило, порождает защитную реакцию. И в итоге смысл разговора вообще теряется.
Можно высказывать свое отношение к людям и событиям прямо, а можно – косвенно.
Гораздо безопаснее и перспективнее воспользоваться не оценочными, а описательными выражениями. Когда отношение высказывается косвенно, в мягких выражениях, у собеседника есть возможность не согласиться, причем без всякого ущерба для конструктивного разговора. А высказываясь резко и однозначно, мы заставляем собеседника внешне соглашаться под давлением аргументов, при этом он обязательно ощутит сильное внутреннее сопротивление, которое оттолкнет его от дальнейших с вами контактов.
Вы можете критиковать человека, имея самые добрые намерения на его счет, стараясь таким образом подвигнуть его к изменению в лучшую сторону. Это наиболее простой способ указать человеку на его промахи. Как в школе: двойка – значит, плохо и надо стараться сделать лучше. Но все мы знаем, что вместо стимула к дальнейшим действиям подобная критика порой становится камнем преткновения. Поэтому критиковать тоже нужно уметь. Каждого человека следует критиковать по-своему. Да и критика бывает разной: можно откровенно ругать, а можно в целом похвалить и в то же время указать на некоторые недочеты в работе. Если перед вами человек добросовестный, все же допустивший просчеты и ошибки, которые вам как начальнику нельзя не заметить, разговаривайте без лишних эмоций и обязательно закончите разговор на оптимистической ноте, дайте ему понять, что вы цените его как сотрудника и как человека.
Отвечайте оперативно
Обмен информацией будет наиболее эффективным в случаях, когда реакция следует непосредственно за действием. Своей реакцией вы как бы ловите человека на слове. Сказать: «А помнишь, месяц назад ты обещал…» – практически ничего не сказать. Человек уже забыл, передумал, или обстоятельства изменились так, что он открестится от своих слов в два счета.
Таким образом сходит на «нет» масса полезных инициатив. Чтобы избежать подобного развития событий, сразу берите быка за рога. Есть хорошее предложение – или немедленно берите на себя ответственность за его осуществление, или поручайте кому-либо из подчиненных.
Вообще, для своевременного обмена информацией и, в частности, чтобы избежать не опосредованного временем и размышлениями конструктивного диалога, в организациях проводятся запланированные встречи сотрудников различных подразделений, взаимодействие которых необходимо в процессе совместной работы. Подготавливают информацию, заранее продумывая, в какой форме ее следует преподнести.
Обмениваться информацией рекомендуется при закрытых дверях. У информации есть одно удивительное свойство – она начинает жить собственной жизнью, если выходит из-под контроля. Поэтому говорить можно только то, за что вы готовы отвечать. Про отсутствующих людей – только то, что вы могли бы сказать в их присутствии.
Если какие-то бурные события развернулись в ваше отсутствие и касаются непосредственно вас или вам необходимо знать о них, нельзя полагаться на информацию только одной стороны. Обязательно нужно выслушать и другую сторону или, по крайней мере, расспросить нескольких участников событий. В противном случае вы рискуете получить недостоверную,
