элементов электронной почты, отвечающие определенным критериям поиска. Отображаемые в них сообщения остаются в своих папках Outlook. При создании папки поиска для нее выбираются нужные параметры, например «Письма с вложениями» или «Письма от указанных адресатов». Можно создать настраиваемую папку поиска, задав особые критерии для отбора сообщений, которые должны отображаться в этой папке. Можно сказать, что каждая папка поиска представляет собой сохраненные и постоянно обновляемые результаты поиска, проводимого во всех папках, с указанием всех элементов, удовлетворяющим условиям для этой папки.
Достоинством папок поиска является то, что они быстро настраиваются с использованием предусмотренных параметров, например «Письма, отправленные в списки рассылки» или «Письма с указанными адресатами». Список непрочитанных писем во всех папках электронной почты можно посмотреть в папке поиска «Непрочтенные». Для отбора сообщений, которые занимают больше всего места, с целью уменьшения размера папок, служит папка поиска «Большие письма», в которой элементы отображаются независимо от их реального размещения.
Еще одно новшество Outlook 2003, связанное с папкой «Входящие», – это оповещение на Рабочем столе. Оповещение на рабочем столе дополняет звуковое оповещение о получении нового письма. Оповещение «Новое письмо» с именем отправителя, темой и коротким текстом для предварительного ознакомления появляется на Рабочем столе в виде прозрачного сообщения, дающего возможность быстро оценить, нужно ли срочно ответить, пометить сообщение к исполнению или не стоит отвлекаться от текущей работы. В окне оповещения имеются кнопки для открытия, пометки и удаления сообщения электронной почты. Если на него не обращать внимания, оно исчезнет так же плавно, как и появилось.
Очень часто сообщения в формате HTML содержат рисунки и звуковое сопровождение, которые не включаются в само сообщение, а загружаются с сервера Интернета при открытии или просмотре. Отправители почтового «мусора» используют эту возможность в своих целях, включая в сообщение так называемые веб-маяки. Веб-маяк информирует отправителя, что сообщение прочитано или просмотрено и, следовательно, данный адрес электронной почты является действующим. Это может привести в будущем к получению большого количества нежелательной почты. Для сохранения конфиденциальности и борьбы с веб-маяками настройки по умолчанию в Outlook запрещают загрузку внешнего содержимого из Интернета. Если сообщение электронной почты пытается подключиться к веб-серверу, не указанному получателем, Outlook блокирует это подключение, пока не будет разрешена загрузка внешнего содержимого. Это средство позволяет также исключить отображение навязчивых сообщений нежелательного содержания и, если установлено подключение с низкой скоростью передачи, решить, имеет ли смысл тратить время на загрузку изображений.
И, наконец, сотрудничество со службой управления правами на доступ к данным. Outlook 2003 позволяет создавать сообщения с ограниченным разрешением, защищенные от несанкционированной пересылки, печати, копирования и изменения. Для ограничения разрешения нужно нажать кнопку «Не пересылать» на панели инструментов «Стандартная».
Часто используемые папки электронных сообщений и папки поиска можно добавить в «Избранные папки» и отображать в верхней части области «Почта» в области переходов.
Следующая основная функция Outlook – работа с адресами, так называемые контакты. Контакты означают адресную книгу с номерами телефонов, факсов и электронной почтой, а также с другими дополнительными сведениями – адресами проживания, должностями, именами и фамилиями, днями рождения и т. п. Работа с контактом – это организация списка контактов и сортировка его (по важности, по срочности, по алфавиту и т. д.), создание электронной рассылки, автоматическое отслеживание событий (например, дней рождения).
Контакты вместе с календарем и задачами составляют группу делопроизводства – группу элементов, используемых для планирования и организации работы, а также учета и отслеживания выполнения задач и ведения первичной документации (составления отчетов, отслеживание резолюций и согласованных документов и т. п.).
Календарь представляет собой основу для планирования рабочего времени. С его помощью можно планировать такие события, как встречи и собрания, просматривать расписания групп и т. п. Outlook 2003 позволяет даже управлять календарем другого пользователя. В календарь можно включать различные праздники, отмечаемые в разных странах. Наконец, календарь можно использовать для планирования личного расписания.
Задачи, поручения и заметки представляют собой три разных уровня одной и той же процедуры отслеживания выполнения хода проекта.
Поручение представляет собой начальную стадию проекта, в которой нет ничего конкретного по средствам выполнения задачи, используемым ресурсам и не указывается ответственный за ее выполнение сотрудник. В поручении содержится только тема и назначение, а также могут быть указаны сроки выполнения. После того как ответственный назначен, ресурсы отмерены, сроки проставлены, детали описаны, установлена категория, – поручение превращается в задачу.
Задача представляет собой подробный текущий отчет о ходе выполнения проекта, куда включаются установленные контакты, привлеченные сотрудники, затраченные ресурсы и иное, а также указываются степень выполнения проекта и примерные сроки его окончания. В итоге обычно задачи сохраняются как файлы RTF и затем отправляются в архив.
Интерфейс программы
Рассмотрим интерфейс программы. Outlook – приложение MS Office, и основу его интерфейса составляют общие для всех приложений MS Office элементы, такие как рабочее окно, строка состояния и плавающие панели инструментов.
Особенность Outlook заключается в том, что, кроме стандартного интерфейса, эта программа имеет еще один интерфейс – свой собственный. Основа этого интерфейса – элементы. Элемент – это основной объект, в котором хранятся данные.
Элементы Outlook включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и записи в дневнике и, кроме того, в Outlook имеются также опубликованные элементы и документы.
Стандартный Outlook 2003 в исходном виде имеет в своем составе следующие основные элементы: папки электронной почты («Входящие», «Исходящие» и т. п.), календарь, контакты, задачи, заметки, дневник.
Обычный интерфейс MS Office дополняется в Outlook интерфейсом элемента.
Итог выглядит таким образом: стандартное окно MS Office с заголовком и системным меню, затем – строка меню и панели (по умолчанию активна только панель «Стандартная»). Рабочая область программы занята интерфейсом элемента, который состоит из двух подчиненных окон – окна со списком папок с расположенной внизу областью перехода и окна элемента со списком записей.
Панель «Стандартная» представлена следующими кнопками (слева направо):
1) «Создать». Эта кнопка запускает процедуру создания записи для элемента. Она содержит раскрывающийся список, в котором как элементы меню перечислены все доступные виды записей для всех элементов;
2) «Печать». Запускает процедуру быстрой печати;
3) «Переместить в папку». Перемещает выделенную запись (элемент) в выбранную папку. Список основных (стандартных) папок раскрывается автоматически при обращении к кнопке. Если есть папки нестандартные (пользовательские), то нажатие клавиш CTRL + SHIFT + V раскрывает окно со списком всех доступных папок;
4) «Удалить». Здесь следует обратить внимание на следующий недостаток Outlook: клавиши команды удаления (CTRL + D) расположены рядом с клавишами сохранения (CTRL + S), так что при малейшей небрежности в нажатии клавиш сохранения и создаваемая запись удаляется. К счастью, удаление в Outlook просто помещает запись в папку «Удаленные», откуда ее можно потом извлечь (если вовремя спохватиться);
5) «Найти», активирующая панель поиска в окне элемента, с помощью которой можно производить не только поиск, но и просмотр найденной записи;
6) «Адресная книга», открывающая адресную книгу Outlook (об этой книге будет рассказано позже).
Поле поиска, в котором вводятся данные для поиска контактов в списке элемента «Контакт». Если
