Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов

При состоявшемся знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг, чье должностное положение ниже. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вручает лицо, младшее по возрасту. Если и то и другое одинаково, протокол обращается к одной из статей старого французского устава: первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.

Карточку с надписью «р.р.с.» надо направлять тем пяти-десяти лицам, с которыми вы хотели бы попрощаться и в дальнейшем поддерживать отношения. Если вы не пригласили человека на прощальный банкет, вы также можете попрощаться с ним таким образом.

Заочное представление в стране пребывания осуществляется следующим образом. Вы знакомитесь с консулом, послом или любым другим официальным лицом достаточно высокого ранга из посольства вашей страны в данной стране. Рассказав ему о цели вашего визита и о вашем желании быть представленным интересующему вас человеку, вы берете визитную карточку консула или посла. В левом нижнем углу ставите аббревиатуру «p.p.», берете свою карточку с вашим адресом и телефоном.

Обе карточки вкладываете в конверт и отправляете интересующему вас лицу. Карточка консула — гарантия серьезности вашего уровня. Интересующий вас бизнесмен, получив такой конверт с карточками, понимает, что ему хотят заочно представить вас. Если он на это согласен, он посылает по указанному вами адресу свою визитную карточку с телефоном. В этом случае вы можете смело звонить по указанному телефону и договариваться об очном знакомстве.

ПЕРЕГОВОРЫ С ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИЕЙ

Встреча. При встрече иностранной делегации необходимо правильно определить уровень встречающих. Общее правило такое: встречает тот, кто приглашал, кто подписывал письмо с приглашением, в крайнем случае — один из его заместителей.

ПРАВИЛА ПОСАДКИ В АВТОМОБИЛЬ

Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения. Второе почетное место — за водителем.

Первым садится пассажир, занимающий наиболее почетное место, затем пассажир, занимающий второе место.

При встречах, как правило, занимается только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще одно лицо, то занимается место № 3 между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте при выходе. Лицо, занимающее место № 1, входит через правую дверцу, а остальные через левую дверцу, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте. Первыми выходят лица, занимающие почетные места.

В соответствии с общепринятой практикой прежде, чем начать после приезда реальную работу, гости наносят визит вежливости в организацию, их принимающую, или лицу, от имени которого было направлено приглашение. Этот визит является ответом на встречу гостей при их приезде.

В ходе беседы следует положительно отозваться о развитии отношений между двумя странами, выразить надежду на то, что в дальнейшем контакты будут такими же тесными и дружескими. Гостям может быть сообщена программа пребывания, а если они знакомы с ней, можно подробнее рассказать о наиболее важных пунктах.

Вместе с тем не следует забывать, что первая встреча бывает, как правило, непродолжительной, 20–30 минут. Беседа ведется за специально предназначенным для этих целей столом. На стол выставляются минеральная и фруктовая вода, кладутся сигареты. Через 10–15 минут после начала беседы могут быть поданы кофе или чай. Спиртные напитки не подаются.

В конце беседы можно предложить гостям какие-либо брошюры или проспекты о структуре учреждения, его задачах и деятельности, международных связях.

Программа пребывания. Деловые беседы могут быть незапланированные и спланированные заранее. Любая случайная встреча может вылиться в официальный контакт.

Но если вы не готовы к обсуждению предлагаемого вам вопроса — лучше тактично отказаться от продолжения беседы. Не стоит говорить о том, что вы не готовы, или вам надо проконсультироваться с вашим начальством, — можно просто сказать: «Да, вы подняли очень интересный вопрос, я думаю, что мы можем договориться о встрече для обсуждения данной проблемы».

Запланированные беседы проходят по подготовленной заранее программе пребывания делегации. Программы бывают внешние (для иностранной делегации) и внутренние.

Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение, проведение мероприятий. В ней указываются только дата и мероприятие. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя программа утверждается руководителем принимающей организации.

Составление программы — трудоемкое дело. Первоначально она составляется согласно пожеланиям иностранцев. Значит, эти пожелания необходимо предварительно собрать, а затем согласовать на всех уровнях. Корректировка программы возможна, но в исключительных случаях и в минимальном размере.

Предварительные телефонные договоренности. Обычно о деловой встрече договариваются заранее, и, чаще всего, по телефону. Такие переговоры имеют свои особенности.

Наиболее целесообразный промежуток между договоренностью и беседой — 2–3 дня. Встреча, запланированная за две недели, бывает хуже подготовлена по чисто психологическим причинам: хорошая подготовка откладывается «на потом», а затем времени просто не остается.

Встречи проводятся, как правило, в служебных помещениях партнеров, но не исключается и нейтральная территория. Ни одна из сторон не может навязать другой стороне своего варианта места и времени встречи. При этом последнее слово в этом вопросе всегда остается за приглашаемой стороной. Инициатор встречи должен первым идти на уступки.

Договариваясь о встрече, рекомендуется оговорить число ее участников. Будет очень неловко, если вы придете группой, а ваш партнер придет один: ведь протокол придерживается принципа равенства сторон. Поэтому важно, чтобы партнер знал, в каком составе вы будете. Опыт показывает, что наиболее эффективны переговоры один на один.

Можно и желательно пользоваться записывающей техникой. Но об этом также необходимо предупредить вашего партнера по телефону приблизительно в такой форме: «Не будете ли вы возражать, если наша беседа будет записываться?»

Договариваясь о встрече, необходимо обусловить ее временные рамки. Ведь возможен и такой вариант: через 20 минут после начала беседы ваш коллега может встать, извиниться и уйти, ссылаясь на то, что у него через 15 минут назначена следующая встреча. Поэтому необходимо сказать следующую фразу: «Мне кажется, что полутора часов будет достаточно для решения наших вопросов».

Но главное, что следует оговорить по телефону, — это предмет беседы, т. е. то, какие проблемы будут подняты, тематические рамки разговора. Поскольку вы заинтересованы в том, чтобы ваш партнер был подготовлен к предстоящей беседе, то «полная фраза» будет звучать так: «Согласны ли Вы обсудить такие-то вопросы через 2–3 дня, причем я думаю, что часа на обсуждение этих проблем нам должно хватить?»

Если вы забыли и упустили по телефону какой-то важный момент, то перезванивать не рекомендуется. На этот случай протокол рекомендует записывать перед телефонным разговором все важные позиции и, говоря по телефону, иметь этот список перед глазами — это гарантия, что вы ничего не забудете.

В соответствии с протоколом право на участие в беседе предоставляется руководителю принимающей организации и лицам, которых он включит в список. В связи с этим руководитель организации должен составить протокольный список участников деловой беседы. В нем указываются фамилия, имя и отчество, место работы и должность участника. Протокольный список передается иностранцам. В свою очередь, надо позаботиться о том, чтобы их протокольный список был у нашей стороны. Обмен протокольными списками может происходить накануне переговоров или в самом