внутреннего контроля
Автоматизация на протяжении нескольких десятилетий является одним из наиболее перспективных направлений совершенствования системы учета и контроля.
Автоматизацию системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля целесообразно осуществлять путем внедрения программных комплексов, позволяющих полностью автоматизировать отдельные участки.
Основными задачами автоматизации внутреннего контроля строительной организации должны стать:
• обеспечение информацией пользователей в процессе принятия управленческих решений;
• повышение эффективности управления хозяйствующим субъектом;
• создание оптимальных условий для функционирования рыночных механизмов;
• повышение конкурентоспособности организации.
Таким образом, автоматизированная служба внутреннего контроля должна стать важнейшей частью единого информационного пространства хозяйствующего субъекта.
Обобщение практики показывает, что автоматизации системы учета и внутреннего контроля строительных организаций препятствуют следующие факторы:
• отсутствие высокой активности пользователей информации на разных уровнях управления;
• недостаточное качество информационных ресурсов;
• отсутствие доверия со стороны менеджмента к предоставляемой информации;
• недостаточная оснащенность компьютерной техникой;
• отсутствие спроса и наличие недоверия к предоставляемой информации со стороны собственников хозяйствующих субъектов;
• второстепенное значение учетной информации при подготовке, обосновании и принятии управленческих решений;
• отсутствие проработанной методики и научного обоснования подходов к созданию автоматизированной системы внутреннего контроля с учетом отраслевой специфики различных хозяйствующих субъектов.
В настоящее время на рынке программных продуктов предлагаются более 400 различных программ для автоматизации процесса учета и контроля. Данные программы рассчитаны на разные круги потребителей и учитывают различные требования и особенности пользователей.
Типовые специализированные бухгалтерские программные продукты предназначены для автоматизации стандартных задач, стоящих перед бухгалтерским учетом и системой внутреннего контроля.
Информационные технологии, разработанные для конкретного пользователя, целесообразно приобретать крупным организациям корпоративного типа, которые имеют множество структурных подразделений, обладающих частичной самостоятельностью.
Подобным организациям целесообразно создавать единое информационное пространство на базе применения соответствующих программных продуктов. Это позволит:
• устранить проблемы несогласованности загрузки мощностей и заказов клиентов;
• повысить производительность контрольной деятельности работников;
• обеспечить режим управления организацией в реальном масштабе времени (что даст общесистемный эффект управления организацией);
• обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями, исключающее дублирование информации;
• исключить проникновение ошибочной информации при подготовке и вводе данных в компьютерную систему ручным способом;
• исключить производственный брак;
• оперативно контролировать по каналам связи движение материальных ценностей на всех участках деятельности хозяйствующего субъекта.
При этом следует отметить, что создание единого информационного пространства требует разработки концепции информации, соответствующей стратегии строительной организации.
Кроме того, необходимо классифицировать информационные ресурсы, которые будут входить в информационное пространство хозяйствующего субъекта. На наш взгляд, классифицировать информацию необходимо по: различным категориям пользователей; экономическому содержанию; по местам возникновения; по степени закрытости; по степени значимости и др.
Использование автоматизированных систем учета для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений позволит реально интегрировать показатели службы внутреннего контроля в систему управления хозяйствующим субъектом. Разумеется, что качество внедряемых автоматизированных систем должно быть достаточно высоким, чтобы исключить ошибки в аппаратных или программных средствах, которые могут привести к неправильной обработке операций.
Кроме решения корпоративных задач автоматизация системы внутреннего контроля имеет существенное социальное значение. Так как такая система позволяет формировать достоверные показатели, а также показывать динамику различных показателей, она способствует формированию достоверных статистических показателей. Следовательно, данные показатели будут использованы при разработке различных социально-экономических программ.
Автоматизированная система внутреннего контроля строительной организации должна содержать:
• компоненты, позволяющие собирать, обрабатывать, хранить, распространять и передавать информацию;
• программно-технические средства;
• нормативно-распорядительные документы;
• распоряжения, регламентирующие доступ отдельных категорий работников.
Помимо этого необходимо разработать и утвердить методы совершенствования автоматизации системы внутреннего контроля, способы представления информации пользователям, периодичность предоставления информации и др.
9.2. Принципы и методика автоматизации управленческого учета
Организационные и технические условия для совершенствования информационного обеспечения системы управленческого учета строительной организации необходимо создать путем внедрения современных программных продуктов и систем автоматизации.
Работы по возведению объекта, как правило, состоят из стадий, в рамках которых нужно достичь намеченной цели или получить требуемый результат по затратам. На разных стадиях производится расчет сводных затрат. Это необходимо для осуществления контроля и управления затратами на производство строительной продукции, а также для определения сфер ответственности менеджмента.
Главным объектом управления в строительной организации является процесс производства, где происходит размещение финансовых средств, сырья, материалов, труда работников и иных ресурсов. Поэтому только эффективная информационная система может обеспечить сбор, регистрацию, обработку учетных данных, необходимых для обоснования соответствующих решений на разных уровнях управления строительной организацией и осуществления реального контроля.
Сводный учет затрат необходимо рассматривать не как самостоятельную единицу, занимающуюся суммированием затрат, а как органическую часть и важнейшую функцию единого управленческого процесса в целом. Строительная организация не может успешно функционировать, не разрабатывая планов (бюджетов) и не контролируя их выполнения в привязке к соответствующим центрам ответственности на разных стадиях возведения объекта. Кроме того, оптимизации контроля показателей сводного учета в строительстве не способствуют такие недостатки системы первичного документооборота, как:
• устаревшие и громоздкие формы учетных документов, содержащие излишние показатели, которые замедляют процесс автоматизации данного участка учета;
• параллелизм в первичном учете, дублирование его в различных отделах строительной организации: плановом, техническом и др.;
• отсутствие оперативного обмена учетной информацией между разными подразделениями
