возможности предоставляет программа «1С: Предприятие».
Одним из важных участков учета в строительной организации является учет наличия и движения материалов на складах и в подразделениях организации. Как правило, многочисленная номенклатура и большое количество объектов учета делают данный участок бухгалтерии строительной организации весьма трудоемким и ответственным. Кроме того, для организаций строительной отрасли весьма актуальна задача анализа стоимости, наличия и движения материалов на возводимых объектах (участках). Отсутствие данной информации или ее несвоевременное предоставление может привести к простоям. Для крупных строительно-монтажных организаций, работающих с обширной номенклатурой материалов, важно наличие базы данных по поиску, сортировкам при обращении к справочникам и архивам первичных документов. Им необходима многоуровневая организация хранения сведений, позволяющая работать не с полным списком материалов, а с тематически отобранной группой (строительные материалы, топливо, запасные части и т. п.). Как правило, в строительных организациях материально-ответственные лица структурно относятся к конкретным подразделениям. Также возможны ситуации, когда один ответственный может курировать несколько объектов, и наоборот, возможна ситуация множества ответственных лиц на одном объекте. Таким образом, существенно, чтобы в программном обеспечении был предусмотрен учет не только по материально-ответственным лицам в подразделениях, но и по материально-ответственным лицам на объектах. Программа должна предполагать возможности удобного проведения инвентаризаций. Еще одной особенностью, которую необходимо учесть при автоматизации учета в строительстве, является выдача спецодежды и инвентаря всем сотрудникам. На их учет ввиду большого количества предметов и короткого срока службы уходит много времени. Нужно, чтобы программа была приспособлена для работы с большим количеством материально-ответственных лиц и могла регистрировать выдачу такого рода предметов списком.
При осуществлении строительной деятельности необходимо, чтобы каждый оформляемый документ мог быть отнесен к определенному объекту. Без этого невозможно корректно формировать себестоимость определенной единицы (объекта) строительства. Вследствие этого необходима возможность анализа оборотов как по отдельному объекту, так и по их группам.
Для строительства является характерным многообразие условий труда, его форм и оплаты. Пакет, предназначенный для автоматизации данного участка работы, должен обеспечивать расчет для любой численности сотрудников с окладно-премиальной, сдельно-индивидуальной и сдельно-подрядной формами оплаты труда. Часто строительно-монтажные организации ведут работы во многих регионах, поэтому в различных подразделениях могут применяться разные региональные коэффициенты. Программа, предназначенная для автоматизации учета сводных затрат в строительстве, должна предоставлять возможность учета таких ситуаций.
Организации строительной отрасли используют большое количество основных средств, причем весьма разнообразных. В их число входит и жилой фонд строительной организации (общежития, жилые дома, находящиеся на ее балансе), для которого, в соответствии с действующим законодательством, расчет проводится 1 раз в год. Важно, чтобы программа автоматизации учитывала данную особенность. Нужно предусмотреть использование коэффициентов для ускоренной и замедленной амортизации.
Для учета основных средств в строительных организациях необходимы многочисленные отчетные формы, такие как ведомости: наличия основных средств, амортизации основных средств, движения объектов основных средств. Ведомости, как правило, нужно формировать как в развернутом виде по каждому основному средству, так и в сводном – по группам основных средств, кодам затрат, участкам, подразделениям и т. п. Также необходимо, чтобы бухгалтерская программа давала возможность формировать принятые в конкретной строительной организации отчеты, являющиеся элементами оперативного или управленческого учета.
Интенсивность документооборота в строительной организации весьма высока. В связи с этим нужно, чтобы основой работы программы явилась обработка первичных документов, а также возможность разработки новых форм в рамках программы с привязкой к ним соответствующей корреспонденции счетов.
На основании автоматически выполненных по первичным документам проводок программа сводного бухгалтерского учета должна формировать оборотные ведомости за нужный период времени, проводить анализ счетов, расчетов с дебиторами и кредиторами, проводок и т. п.
Для успешного использования к типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия» необходимо добавить дополнительные возможности, обусловленные спецификой бухгалтерского учета в строительных организациях. Организация методологической основы ведения учета, реализованная в решении «1С: Бухгалтерия», должна соответствовать ПБУ 2/94 «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» и другим законодательным и нормативным актам, регламентирующим ведение учета в строительных организациях.
Учет материалов в данной конфигурации ведется на сч. 10 по месту хранения и материально ответственным лицам. Поступление материалов необходимо отражать при помощи документа «Поступление материалов». При проведении этого документа автоматически должны формироваться бухгалтерские проводки по оприходованию материалов от поставщика. Одна из особенностей бухгалтерского учета строительно-монтажных организаций заключается в том, что списание материалов в этих организациях необходимо производить по объектам строительства в соответствии со сметой. Также в данной программе существует возможность составления документа «Передача материалов в производство». При этом предполагается, что смета составлена в специализированной сметной программе и выгружается из нее в отдельный файл. Далее этот файл используется для загрузки списка материалов согласно смете в конфигурацию «1С: Бухгалтерия». Для повышения эффективности управления строительной организацией в этой программе необходимо реализовать управленческий учет по договорам. На основании «Платежного календаря» по договорам и этапам нужно формировать отчеты «Планируемые поступления» и «Планируемые платежи» за любой период с нужной детализацией. Отчет «Выполнение работ по договорам» позволит получать информацию о ходе работ по подрядным и субподрядным договорам, автоматически сравнивая плановые показатели с фактическим выполнением обязательств. Информация представляется пользователю как в графическом виде, так и в виде таблицы.
Данные сводного учета в программе «1С: Бухгалтерия» обобщаются на сч. 20 «Основное производство». Аналитический учет по видам производств ведется в зависимости от характера и содержания работ.
В данной программе по дебету счетов учета затрат производства и обращения (20, 25, 26 и др.) в корреспонденции с кредитом сч. 02, 10, 70, 69 и др. формируется информация о затратах на производство строительной продукции. При этом на дебетуемых счетах учета затрат формируется учетная информация в калькуляционном постатейном разрезе.
Конкретное применение методологии анализа, разработки и внедрения информационной системы – это процесс не всегда однозначный, поэтому всегда существует проблема правильного выбора.
Таким образом, создание системы автоматизации бухгалтерского учета для конкретной строительной организации – сложная задача, которую нужно решать совместно с разработчиком программного обеспечения и бухгалтерами строительной организации, имеющими практический опыт, знающими нюансы, особенности и тонкости организации калькуляционного дела в отдельно взятом строительном производстве.
Кроме того, автоматизация учетного процесса строительной организации должна проходить с соблюдением следующих принципов:
• возможности «стыковки» программного обеспечения с другими программами;
• способности переносить прикладные программы на различные платформы;
• возможности смены одного процессора на другой без существенных проблем.
9.3. Автоматизация управленческого учета строительной организации
Для внедрения автоматизированной системы внутреннего контроля и создания единого информационного пространства, строительной организации необходимо автоматизированную систему условно подразделить на следующие блоки (элементы системы):
• «бухгалтерский учет»;
• «финансово-хозяйственный анализ»;
