• «внутренняя (управленческая) отчетность»;
• «бюджетирование»;
• «контроль выполнения бюджетных показателей»;
• «управление финансовыми ресурсами».
Блок «бухгалтерский учет» позволяет автоматизировать систему бухгалтерского учета, в том числе следующие участки:
• первичный учет хозяйствующего субъекта;
• формирование учетных регистров;
• подготовка сведений, необходимых для системного анализа;
• формирование показателей, характеризующих доходы и расходы организации по различным сегментам, подразделениям, центрам ответственности и др.;
• составление и предоставление заинтересованным сторонам бухгалтерской и налоговой отчетности.
Блок «финансово-хозяйственный анализ» служит для подготовки, обоснования и принятия качественных решений на разных уровнях управления строительной организации. Для повышения эффективности управленческого учета необходимо широко применять различные методы анализа финансово-хозяйственной деятельности. Результатом этого должно явиться решение таких задач, как:
• осуществление финансового анализа;
• обеспечение аналитическими данными заинтересованных субъектов (менеджеров, акционеров, инвесторов, контрагентов, инвестиционных институтов и др.);
• аналитическая обработка показателей, полученных по результатам бухгалтерской и статистической отчетности;
• анализ других данных, полученных из различных источников;
• выполнение аналитической работы, необходимой для выработки стратегических управленческих решений по развитию и расширению финансово-хозяйственной, производственной деятельности;
• выявление путем анализа основных тенденций развития отдельного хозяйствующего субъекта;
• формирование показателей, необходимых для выработки тактических решений, на основе анализа данных, характеризующих различные стороны функционирования хозяйствующего субъекта.
В настоящий момент на рынке представлено несколько пакетов программ, ориентированных на подготовку аналитической информации. Существенным отличительным критерием, характеризующим различия отдельных типов аналитических программ, является используемая ими информационная база.
Условно существующие программы автоматизации аналитической работы хозяйствующего субъекта можно разделить на 2 вида:
• программные продукты, основанные на использовании лишь тех показателей, которые содержатся в бухгалтерской отчетности, установленной законодательством;
• программы автоматизации аналитической работы, являющиеся базовыми блоками автоматизированных управленческих систем.
Первый вид программ основан на использовании в основном данных бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта. Следовательно, для получения аналитических показателей в базу данных должны быть введены показатели бухгалтерской отчетности организации. При этом ввод данных в аналитическую программу может быть осуществлен двумя способами:
• вручную;
• путем импортирования отчетных показателей из блока автоматизации бухгалтерского учета.
Существенным недостатком подобного подхода является ограничение исходных данных показателями бухгалтерской отчетности.
Второй вид аналитических программ является составной частью автоматизированных систем, решающих различные управленческие задачи. При этом информационной базой анализа подобной системы являются данные, формируемые при применении других блоков автоматизированной системы управления хозяйствующим субъектом. Следовательно, ввод данных в аналитическую систему осуществляется в автоматическом режиме из тех блоков, где они были сформированы.
Специалисты подчеркивают такой недостаток второго вида аналитических программ, как жесткая привязанность к информационной базе других элементов используемой автоматизированной системы управления.
Главное предназначение блока «финансово-хозяйственный анализ», входящего в состав системы внутреннего контроля, состоит в построении системы аналитических отчетов, включающих показатели, необходимые для проведения экономического анализа любой степени сложности и детализации. В качестве базовых данных анализа может быть использована любая исходная фактическая или прогнозная информация. При этом важно иметь возможность задавать правила изменения системы показателей в зависимости от потребностей конкретных пользователей. Следовательно, в качестве базовой информации можно использовать бухгалтерскую отчетность, составленную в соответствии с Российскими учетными стандартами или же в соответствии с МСФО. Кроме того, блок должен располагать различными возможностями индексации показателей бухгалтерской отчетности для их сопоставления с предыдущими периодами.
Как показало изучение, потребность в аналитической работе возникает не только по строительной организации в целом, но и по ее отдельным сегментам (видам деятельности, центрам ответственности, центрам затрат, филиалам, подразделениям и др.). Необходимое условие для осуществления этой работы при подготовке блока к использованию – задать структуру строительной организации, иерархию ее структурных подразделений, центры ответственности, центры затрат и др.
Кроме того, для составления консолидированной финансовой отчетности для крупных строительных организаций является актуальным соотнесение итогов аналитической работы с конкретным подразделением (филиалом, представительством, дочерней компанией и др.).
Для наличия возможности использования одних и тех же исходных данных при применении различных методик анализа необходимо, чтобы алгоритм исчисления выходных показателей аналитической работы был настраиваемым. Иными словами, аналитический блок системы внутреннего контроля должен быть максимально гибким. Таким образом, работники аналитической службы обязаны предоставлять выходную информацию в требуемой менеджментом и другими пользователями форме, структуре и совокупности.
Следовательно, менеджмент строительной организации вместе со специалистами аналитической службы должен определить состав входящей информации, этапы загрузки показателей из различных источников, алгоритмы расчета аналитических показателей, а также порядок их интерпретации и представления в форме отчетности.
Сущность блока «внутренняя (управленческая) отчетность» состоит в оформлении результатов финансово-аналитической работы в виде различных отчетов. Состав отчетов и перечень включаемых в них показателей утверждает администрация хозяйствующего субъекта. Суть настройки шаблонов различных отчетов сводится к тому, что необходимо указать, какой аналитический показатель включается в конкретную ячейку формы отчетности. При желании пользователя можно ввести формулу расчета значения ячейки или ссылку на данные, определяющие словесную интерпретацию величины конкретного показателя. Следовательно, форма внутренней отчетности может содержать не только числовые показатели, но и их трактовки и интерпретации, предусмотренные настроенным алгоритмом. Для создания внешнего вида форм отчетов широко могут быть использованы возможности прикладных пакетов программ в операционной системе Windows.
Формы отчетности по отдельным структурным подразделениям, центрам ответственности, центрам затрат за разные периоды, по которым имеется требуемая для выполнения расчета искомых показателей информация, должны храниться в виде шаблонов.
Таким образом, блок внутренней (управленческой) отчетности должен обладать необходимой гибкостью при настройке, позволять менеджерам всех уровней моделировать различные ситуации и комбинации для подготовки, обоснования и принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля.
