2. Для каждой задачи необходимо фиксировать ее источник, приоритет, описание, дату приема, шаги, предпринятые для ее решения, и дату окончательного решения.
Примечание по приоритетам:
а) все приоритеты делятся на три группы: кризис (!!!), очень важно (!) и все остальное;
б) из всего списка задач в единицу времени только одна задача может иметь приоритет (!!!);
в) из остальных задач самые важные (!) могут решаться в порядке очередности только при отсутствии критических задач категории (!!!);
г) если в списке присуствует нескольких задач одинакового приоритета, предпочтение отдается той, которая более важна или выгодна для клиента. В случае сомнений по приоритетности задач стоит проконсультироваться с клиентом;
д) при появлении новых задач приоритета (!!!) или (!) необходимо сразу проконсультироваться с клиентом о порядке их выполнения.
М05-03. Внедрение еженедельных летучек во всей компании
1. После того как вы внедрили еженедельные летучки для своих прямых подчиненных, нужно их вводить и для остальных отделов компании. Потребуйте от всех менеджеров создать и внедрить систему еженедельных отчетов и летучек.
2. После внедрения еженедельных летучек в компании при необходимости внедрите такую же систему для ключевых поставщиков и фрилансеров.
3. После этого – для всех клиентов компании.
Модуль № 6. Управление документами
В этом модуле мы рассмотрим порядок совместной работы с документами.
Вам наверняка приходится решать какие-то совместные задачи с сотрудниками, фрилансерами и партнерами. Для этого необходимы шаблоны, документы, чек-листы и т. п.
Отсылать все по e-mail крайне неэффективно.
1. Письма теряются.
2. Если вы добавили или что-то изменили в той или иной процедуре, у каждого сотрудника компании должен быть доступ к последней версии файла.
Документооборот с совместным доступом к документам
Начните с описания сегодняшних процессов работы с документами.
1. Где хранятся электронные версии документов вашей компании: у вас на компьютере? в общем доступе?
2. Как разделяется доступ? Кто имеет доступ на чтение? Кто имеет доступ на чтение и запись? На каком сервисе все хранится? Как вы добавляете туда юзеров? Является ли сервис открытой системой (например, GoogleDocs)?
3. Как ведется учет доступа к документам?
4. Как хранятся прошлые версии документов?
Например, в GoogleDocs это делается автоматически.
5. Как ведется учет выпуска новых версий?
6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном варианте?
Это крайне важно, так как электронные копии могут теряться, удаляться и т. п.
7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?
8. Есть ли копии текущих бумажных документов в электронном виде?
Здесь наоборот: берем все бумажные документы и сканируем их для хранения в электронном виде, потому что бумага имеет свойство портиться.
9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?
10. Через какое время уничтожаются старые бумажные копии документов? Совпадает ли это с требованием к штрафным формам?
Это первый шаг, который необходимо сделать. Если у вас нет совместного доступа, нужно озаботиться этим вопросом. Я советую использовать GoogleDocs, если у вас нет ничего другого. Посмотрите, почитайте – там все достаточно просто.
Совместный доступ к файлам
1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?
Вы можете использовать VPN, если у вас навороченная внутренняя сеть. Если нет, отличной альтернативой может быть бесплатный сервис LogmeinFree.
2. Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?
3. Какой системой вы пользуетесь для разграничения удаленного доступа?
Для совместной работы можно использовать такие сервисы, как drop.io, sugarsync, Microsoft Groove и Microsoft SharePoint (слишком тяжелый для стартапа).
Коммуникации и работа с ними
Опишите методы коммуникаций – телефон, голосовая почта, e-mail, Skype, ICQ и др.
Опишите стандартные правила ответа на входящий запрос по каждому методу коммуникаций. И что происходит в случае несоблюдения стандартных правил (исключения). То есть: если вам не ответили, то реакция будет такой.
Займитесь общим архивом документов компании и правильным совместным доступом каждого сотрудника к нужным ему файлам и документам.
Бланки «Документооборот и совместная работа»
Опишите ваши сегодняшние процессы совместной работы с документами.
Если у вас уже установлена система общей работы с документами (а-ля Microsoft SharePoint), опишите разграничение доступа по ролям и/или пользователям, которое в ней заложено.
М06-01. Разграничение доступа к документам
Ответьте на следующие вопросы.
1. Где хранятся электронные копии документов в вашей компании? (Где попало/в папке с общим доступом на одном из компьютеров/в ActiveDirectory/другое.)
_________________________________________________
2. Как разделяется доступ к документам? Кто имеет право их редактировать? Кто имеет право только на чтение?
_________________________________________________
3. Как ведется учет доступа к документам?
_________________________________________________
4. Как хранятся прошлые версии (ревизии) документов?
_________________________________________________
5. Как ведется учет выпуска новых версий документов?
_________________________________________________
6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном виде?
_________________________________________________
7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?
_________________________________________________
8. Есть ли копии всех текущих ключевых бумажных документов в электронном виде?
_________________________________________________
9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?
_________________________________________________
10. Через какое время уничтожаются старые копии документов? Совпадает ли оно с установленными госорганами сроками хранения?
_________________________________________________
М06-02. Совместный доступ к файлам компании
1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?
_________________________________________________
2. Как обстоят дела с удаленными работниками? Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?
