картинную раму, это помогает менеджерам продавать туры, демонстрируя клиентам фильмы о курортах и странах, электронные фотоальбомы, а также дает возможность следить за новостями в мире.
«Уголок потребителя» с необходимым комплектом документов. Он может быть настенного крепления или стоять на приемном столе в доступном для обозрения месте.
Свет: исключите желтое и тусклое освещение рабочего пространства, но и чрезмерно яркое делать не стоит.
Окна: если окна выходят на проходное и заметное с улицы место, вставьте в него рекламный баннер или спецпредложения. Исключите превращение окна в склад журналов. Если есть необходимость – сделайте полку для каталогов, этажерку для сувениров из разных стран.
Цветы: зеленые растения украсят любое офисное пространство. Можно приобрести качественные искусственные деревья и несколько живых горшечных цветов, не требующих сложного ухода.
Детский уголок: клиенты турфирм часто приходят с детьми. Если позволяет пространство, создайте детский уголок, в котором можно разместить детскую карту мира, игрушки, альбом для рисования с карандашами или фломастерами, рисунки маленьких посетителей, кубики и др.
ИЗ ПРАКТИКИ КОНСАЛТИНГОВОЙ ГРУППЫ «ТРЕВЕЛ ЭКСПЕРТ»
В одной турфирме живет кот, которого обожают сотрудники, клиенты и особенно дети. Он на редкость красивый, пушистый и воспитанный. Турфирма выпустила годовой календарь с фотографией этого кота возле глобуса. Тираж среди партнеров и клиентов разлетелся моментально.
Важно! Если вы хотите, чтобы ваш офис запомнили, при его оформлении необходимо использовать фирменные цвета вашей компании и по возможности обыграть название.
ПРИМЕРЫ
Если турфирма продает пляжный отдых, можно поставить шезлонг с зонтиком и сделать акцент на пальмовых растениях.
Если турфирма специализируется на круизах, дайвинге и фрахте яхт – можно оформить офис под яхту: поставить штурвал, повесить зеркала в виде люков, веревочную лестницу, натянуть парус и установить стеллаж с моделями кораблей.
Дополнительные средства в оформлении офиса
Многие турфирмы разрабатывают фирменную одежду или обязательные аксессуары для сотрудников, такие как шейные платки или галстуки, бейджики, определенного цвета рубашки, значки и т. п.
Самым популярным атрибутом туристического офиса является глобус различных цветовых гамм и размеров. А если вы продаете туры на чемпионаты по футболу – вам не обойтись без футбольного мяча.
Для оформления офиса можно использовать нестандартные приемы: аромат (например, ваниль, восточные благовония для турфирмы, специализирующейся на странах Индокитая), музыкальный фон.
Зонирование офисного пространства. Рекомендуем разделить помещение офиса туристического агентства минимум на две зоны: приемную для работы с клиентами и так называемый бэк-офис – зону обработки заказов. Также выделяют финансовую зону (касса), зоны ожидания и отдыха, переговоров, руководства, хозяйственную.
Как правило, офисы туристических агентств небольшие и ограничиваются двумя зонами: приемной и бэк-офисом. Эта практика пришла из-за рубежа. В турагентствах Европы, США площадь всегда строго зонирована. Российские агентства убедились на практике, что зоны помогают организовать рабочее пространство, поддерживать порядок (как минимум в клиентской зоне), уменьшить расходы на дорогое оформление офиса на 50 %, поскольку в бэк-офис клиенты не попадают, а менеджеры устраивают свои места так, как им удобно, а не как диктует дизайн-проект или руководитель фирмы.
Мебель. Отдайте предпочтение мебели из современных материалов и по возможности заказывайте одной партией, чтобы избежать проблем с разными оттенками и долгими поставками дополнительных единиц товара.
Минимальный набор мебели для туристической компании – это рабочие столы с конференц- приставками для посетителей, тумбочками, стол-ресепшн для секретаря, стеллажи для документов, рабочих и рекламных материалов, кресла для сотрудников, комфортные стулья для посетителей, диван для ожидающих посетителей и другие элементы мебели и декора (табл. 8).
Планируя смету на оформление офиса, не забудьте включить в нее расходы на часы, зеркало, мусорные ведра, плечики для одежды, доску для информации, пластиковые карманы или информационную стойку для рекламных материалов, карты мира, рамки для дипломов, стойку или настольную систему для уголка потребителя, жалюзи, растения, посуду для посетителей и сотрудников, сейф.
Техническое оснащение офиса. Обязательной техникой для офиса турфирмы являются: компьютеры, телефон-факс, принтер, ксерокс, сканер (табл. 9). Для эффективной работы и предотвращения возможных сбоев и форс-мажорных обстоятельств с техникой компьютер должен быть на каждом рабочем месте и подключен к Интернету.
При расчетах необходимо учесть стоимость доставки и работ по настройке взаимодействия техники и внутри-офисной сети, в которую входят: работа мастера, расходные материалы, дополнительное техническое оборудование, тестирование. На первоначальном этапе можно от чего-то отказаться или заменить на более дешевые модели, это позволит уменьшить смету расходов на техническое оснащение офиса.
Идеальный офис компании должен быть:
¦ чистым и уютным;
¦ с современной техникой и удобными местами для посетителей;
Таблица 8
Примерная смета минимальных расходов на заказ мебели для туристического агентства (4 рабочих места)
Цены приведены по данным компании www.adexlab.ru.
Таблица 9
Примерная смета минимальных расходов на заказ техники для туристического агентства (4 рабочих места)
¦ вызывать доверие, чтобы в этой компании можно было расстаться с заработанными деньгами, которые копились на отдых целый год;
¦ обстановка должна располагать к общению и выбору места отдыха.
Заказ рекламно-информационных материалов
Для начала работы туристической компании необходимо иметь минимальный набор рекламных материалов, которые выдаются потенциальным клиентам, бизнес-партнерам и помогают в реализации туров.
Визитная карточка туристической компании. Для большего эффекта рекламы рекомендуем совместить персональную визитную карточку с корпоративной, где указать виды туров, которые продает турфирма, страны, дополнительные услуги. Чтобы оценить, насколько визитная карточка «достойна» представлять компанию и ее специалистов, предлагаемый макет напечатайте в цвете и вставьте в рабочую визитницу, сравните с другими визитками и, как говорится, почувствуйте разницу.
Буклет. Туристические агентства не печатают большие каталоги; агентства предпочитают выпускать небольшие буклеты формата А4, сфальцованные в два раза, или флаерсы А5 и других малых форматов. При разработке информационного наполнения рекламного буклета можно использовать проверенные приемы:
¦ публикация фотографии директора с обращением к клиентам – это повышает степень доверия к компании;
¦ публикация фотографий менеджеров с указанием их специализации и небольшим интервью;
¦ размещение компаса (указателя) по странам и временам года для помощи выбора страны путешествия;
¦ размещение полезных телефонов для туристов;
¦ выделение свободного места для записей.
