(папка или каталог)
декларации
за предыдущие годы
«3Архивные»
Документы,
подлежащие
обязательному
хранению
3. Организуйте это сразу же! 103
Рис. 3.8. Так может выглядеть дерево каталогов на вашем компьютере
Используйте возможности компьютера
для поиска документов
Я объяснил вам довольно сложный способ организации
электронных документов, позволяющий легко находить
нужную информацию. Я убежден, что описанию этого про-
цесса стоило посвятить какое-то время. Придерживаясь
изложенных выше рекомендаций, вы научитесь дисципли-
нированно относиться к процедуре присваивания имен ка-
талогам, папкам и файлам, удалять старые и ненужные фай-
лы и даже находить те, о существовании которых, возможно, забыли.
В вашем распоряжении есть еще один полезный инстру-
мент, и если вы уделите немного времени тому, чтобы нау-
читься им пользоваться, то обнаружите, что поиск нужных
документов можно осуществлять автоматически. Для этого
достаточно воспользоваться функцией «Поиск». Множество
104 Работай меньше, успевай больше
приложений значительно облегчают процесс поиска до-
кументов. Более подробную информацию по этому во-
просу можно найти чуть ниже в разделе «Использование
функций поиска».
Организация электронной почты
Не так уж редко можно встретить людей, которые получают
около двухсот электронных писем в день. Разумеется, с та-
ким потоком корреспонденции справиться очень трудно.
В одной из следующих глав описан эффективный способ об-
работки электронной почты. В данном разделе речь пойдет
о том, как упорядочить электронные письма, чтобы в случае
необходимости находить нужное.
Как и корзина для бумаг, ваш ящик электронной почты
может заполняться очень быстро. В некоторых почтовых
программах предусмотрена возможность хранения сотен
писем в папке «Входящие». Это может существенно за-
труднить и замедлить процесс обработки входящей корре-
спонденции. Клавиша «Удалить» одна из самых важных
на компьютерной клавиатуре. Очевидно, чем больше писем
вы удаляете, тем меньше вам придется заниматься их упоря-
дочиванием. Тем не менее вам приходят и такие сообщения, которые необходимо сохранить. Вы должны переместить их
в соответствующий компьютерный каталог (папку).
