Многие приложения для работы с электронной почтой
позволяют создавать электронные папки для хранения тех
писем, которые вы не хотите оставлять в папке «Входящие».
То, какие письма необходимо сохранять, а какие удалять, за-
висит от политики вашей компании относительно хранения
электронной корреспонденции. Были случаи, когда крупные
корпорации оказывались в чрезвычайно сложных ситуаци-
ях с точки зрения закона только потому, что сохранили (или, наоборот, не сохранили) некоторые электронные письма.
3. Организуйте это сразу же! 105
Это подтверждает важность данной темы. В 90% крупных
корпораций принята политика хранения электронных пи-
сем и документов. К сожалению, сотрудников обычно ни-
кто не знакомит с ее основными положениями, поэтому они
не придерживаются их. Следовательно, прежде чем удалять
то или иное электронное сообщение, убедитесь, что это
не противоречит политике компании.
После того как определите, что сохранять, а что нет, не-
обходимо создать систему каталогов и папок, которая позво-
лит быстро находить то, что вы сохранили. Самый простой
способ сделать это использовать схему должностных обя-
занностей, разработанную для системы хранения бумаж-
ных документов, при создании папок с такими же именами
в программе электронной почты. Кроме тех папок для хра-
нения электронных писем, которые вы создадите, я реко-
мендую завести еще и папку под названием «В работе» или
«Под контролем». В ней вы должны хранить те полученные
или отправленные электронные письма, для обработки ко-
торых нужна дополнительная информация или которые
требуют от вас дальнейших действий. Это хороший способ
сохранения писем, которые в противном случае оставались
бы в папке «Входящие» и отвлекали бы ваше внимание.
Однако при этом очень важно не забывать просматривать
папку «В работе» («Под контролем») в обычном порядке, чтобы действительно держать под контролем те письма, ко-
торые в ней находятся.
Процесс организации электронной почты
1. Начните с определения свойств файлов, в которых бу-
дет храниться электронная корреспонденция. Восполь-
зовавшись функцией «Справка», узнайте, как организо-
вать систему папок в вашей почтовой программе.
2. Воспользуйтесь схемой должностных обязанностей,
которую составили для системы хранения бумажных
106 Работай меньше, успевай больше
документов, чтобы создать идентичную систему ката-
логов в программе электронной почты.
3. Просматривая каждое электронное письмо, определи-
те, что необходимо с ним сделать:
удалить;
сохранить в одной из папок на диске С, персональ-
ном диске, выделенном на сервере (если такой суще-
