Время и повод – формальные признаки деловых мероприятий
Формат мероприятия определяется временем его проведения и поводом!
I. Время
• С 9 до 17 часов - дневное рабочее время, время деловых встреч и переговоров, некоторых официальных приемов.
• С 17 до 20 часов - переходное время, в которое обычно проводятся торжественные открытия конференций, разнообразные презентации, другие мероприятия разной степени формальности, а также «прелюдии» к официальным вечерним событиям - как пространство для неформального общения.
• После 20 часов - вечерние мероприятия, и к ним, если они носят официальный характер, нужно относиться особенно внимательно.
II. Поводы для официальных деловых мероприятий могут быть весьма разнообразными, например:
• вступление в должность;
• презентации новых проектов, продуктов, открытий и т. п.;
• завершение крупных проектов;
• удачное завершение деловых переговоров;
• уход на пенсию прежнего руководителя и многое другое.
10 правил организации презентаций
I. Презентация - это способ проведения официального делового мероприятия, но не прием. Ее суть - представление широкой общественности и партнерам своей фирмы или продукта, нового офиса или же очередного достижения компании.
II. Цели проведения презентации сугубо прагматичны - это развитие бизнеса, расширение круга партнеров, клиентов и т. п.
III. Для проведения презентации обязателен повод, который выбирают соответственно целям. Поводом могут служить: открытие нового офиса, ремонт старого, юбилеи, новые продукты и технологии и др.
IV. Для оповещения гостей о предстоящей презентации, времени и месте ее проведения, о ее теме используют письменные приглашения. Это - требование делового этикета.
V. Самая удобная форма - отпечатанные приглашения с просьбой подтвердить присутствие, так можно заранее узнать количество гостей.
VI. Официальная часть презентации длится не более 30—40 минут.
VII. Выступления должны соответствовать цели и теме презентации. Желательно сопроводить их демонстрацией образцов, фото- и видеоматериалов, слайдов и диаграмм.
VIII. После официальной части обязательно выделяют время для свободного общения участников, установления новых знакомств и контактов (незаменимый помощник - визитная карточка).
IX. В зависимости от ситуации и торжественности повода после официальной части презентации может быть организован какой-либо прием [18] («кофе-брейк», «фуршет», «бокал шампанского» или «коктейль»).
X. В особо торжественных случаях презентации завершают самыми респектабельными видами приемов - «официальным обедом» или «официальным ужином».
