I. Всегда строго оговаривают между участниками время и место проведения встречи. Однако стороны не настаивают, а предлагают.
II. От деловой встречи допустимо отказаться, но - обязательно указав причину. (Здесь - отличие деловых встреч от светских мероприятий, при отказе посетить которые объяснения необязательны.)
III. Лучшим вариантом отказа считается ссылка на встречу, назначенную ранее. Но никогда не отменяйте уже достигнутых договоренностей из-за встречи, «возникшей» позже (это выглядит как пренебрежение).
IV. Помещение для встреч и переговоров должно быть просторным, с удобной мебелью и хорошим освещением.
V. В комнате обязательно наличие часов (обычно - на стене), которые видны всем участникам процесса.
VI. Во время деловых мероприятий в комнате переговоров на столе всегда должна присутствовать минеральная вода (и стаканы!), но не следует создавать забор-барьер из бутылок на столе.
VII. Предпочтительно командно-президентское расположение участников за столом (см. далее).
VIII. Перед началом переговоров принят предварительный «small-talk», который позволяет сторонам познакомиться ближе - присмотреться к реакциям, предположить «кто есть кто». При этом к обычному кругу тем - погода, хобби, шоу- бизнес, путешествия, обстановка в офисе - следует относиться внимательно, иногда даже традиционные проверенные варианты могут оказаться неуместными. Будьте бдительны и тактичны.
IX. Во время проведения встречи устраивают короткие паузы - на «кофе-брейк».
X. В ознаменование успеха при достижении договоренностей давним партнерам допустимо предложить ликеры или коньяк (в маленьких рюмках, что подчеркивает рабочую обстановку).
XI. По завершении переговоров возможен также «кофе-брейк» в каком-либо варианте. Или любой другой вид приема (в зависимости от масштаба мероприятия) - от скромного «бокала шампанского» до пышного «официального обеда».
XII. Некоторые встречи уместно и удобно проводить в формате приема «ланч» - как текущие рабочие переговоры, так и вполне официальные, «ланч» может удовлетворить любые запросы.
Командно-президентская рассадка
Непростая задача в официальном протоколе - рассадить людей за столом грамотно, от этого зависит сам процесс общения и его эффективность, что для переговоров крайне важно.
Оптимальная схема размещения участников встречи за переговорным столом пришла в деловое пространство из светского этикета - там она применялась в сугубо мужском обществе. Сейчас этот вариант устойчиво называют «командно- президентским».
• Этот вариант предполагает равное количество участников с обеих сторон.
• Важное лицо каждой делегации (№ 1) занимает место в центре длинной стороны стола, его помощник или второе лицо делегации (№ 2) располагается справа от № 1.
• По левую руку от важной персоны (№ 1) размещают третье по положению лицо той же делегации (№ 3).
• В зависимости от числа участников чередование лиц продолжается с учетом их статуса следующим образом: с правой стороны от № 1 располагаются четные номера его команды, с левой - нечетные.
• Хозяева размещаются спиной к входу - в знак уважения предоставив гостям занять более комфортную позицию.
• Подобная схема размещения за столом действует и в неформальном мужском обществе: места vis-a-vis и по правую руку от хозяина - наиболее почетны.
NOTA BENE
Дело не столько в статусе и должностях - одесную (
