Итак, аутсорсинг персонала. Что это значит? Неосновные функции вашей компании можно передать на обслуживание сторонней компании-подрядчику. Как правило, внешним организациям передают такие бизнес-процессы, как бухучёт, юридическое сопровождение, транспортные услуги, IT-работы. По принципу аутсорсинга можно сформировать рекламный отдел, нанять переводчиков, офис-менеджеров и т. д. Какой эффект можно ожидать от этой практики? Возможно, финансовая экономия и не будет столь значительной, но зато вы значительно выиграете за счёт высвобождения организационных и кадровых ресурсов – ваша компания сконцентрирует свои усилия по основному направлению деятельности, сберегая ресурсы на вспомогательных направлениях.
Когда стоит передавать бизнес-процессы на аутсорсинг?
Существует ряд критериев, свидетельствующих о рациональности аутсорсинга:
• использование полуфабрикатов существенно сокращает ваши издержки, продукция контрагента более эффективна, поскольку изменяет структуру затрат и позволяет ЭКОНОМИТЬ;
• повышается качество продукции (работ, услуг);
• повышается уровень управляемости компании, усилия концентрируются по основному направлению деятельности, отдача становится максимальной;
• существует возможность свободного выбора поставщиков, предлагающих оптимальное соотношение цена-качество;
Кроме того, если какого-либо специалиста вы не можете обеспечить стопроцентной загрузкой, для вас будет нерентабельно включать в штатное расписание для него полную ставку, лучше рассмотреть вопрос об аутсорсинге такого персонала.
Аутсорсинг: экономическая эффективность
Зачастую, выделяя непрофильные подразделения и переводя их на аутсорсинг, руководители компаний начинают просчитывать, сколько при этом удастся сэкономить на зарплате. Но такие расчеты некорректны и бессмысленны, поскольку издержки уменьшаются не за счёт сокращения штата сотрудников (подобного эффекта вообще можно добиться только в краткосрочной перспективе). Оптимизация достигается за счёт концентрации усилий компании на ключевых для неё бизнес-процессах, благодаря повышению производительности труда. Реальной цифрой, на которую стоит ориентироваться, можно считать снижение затрат в пределах 30 %, именно к такому показателю имеет смысл стремиться. Проект не оправдывает ваших ожиданий? Ошибка состоит не в том, что вы используете аутсорсинг, возможно, причина в недостаточной подготовленности вашей компании, возможно также, что провайдер услуг выбран неверно.
Как выбирать партнёра?
Ваше решение использовать аутсорсинг продиктовано искренним желанием снизить издержки и оптимизировать работу компании? Или вы не хотите признать очевидный факт, что не в состоянии справиться с работой самостоятельно? Давайте посмотрим правде в лицо.
Слепо доверять подрядчику, разумеется, тоже не стоит. Прежде всего, необходимо убедиться, что ваш будущий партнёр достаточно компетентен в соответствующем вопросе. Ситуация напоминает поиск спутника жизни: если ваши цели, желания не совпадают, счастливым и долговечным такой союз точно не станет. Ваш будущий деловой партнёр позиционирует себя в качестве эксперта по интересующему вас направлению? Убедитесь, что это действительно так. Справится ли он с теми функциями, которые вы ему собираетесь доверить? Оправдает ли ваши ожидания: качество, сроки и условия сотрудничества? Продуктивным будет лишь такое партнёрство, которое в равной степени принесёт выгоду обеим сторонам.
Составляем договор
Продолжая аналогию с поиском спутника жизни, можно посоветовать узнать о своего делового партнёра получше, не нужно «влюбляться» с первого взгляда. Выясните, насколько он ответственный, готов ли справиться с возложенной на него задачей. Взаимоотношения клиента и подрядчика подразумевают длительное сотрудничество, и конфликты интересов здесь возникают достаточно часто. Предположим, подрядчик в стремлении заработать, пытается заполучить клиента любой ценой. Внимание, это тревожный сигнал! Занижает цены на свои услуги – значит, будет компенсировать невысокую рентабельность, а качество при этом пострадает.
Оцените потенциальные производственные мощности подрядчика. Если объём заказанных вами работ или услуг составляет менее половины его полной загрузки – смело заключайте договор, в этом случае вы станете стратегическим партнёром, подрядчик в состоянии удовлетворить ваши потребности, а при необходимости – увеличить объём. Вообще, лучший способ привлечь подрядчика – проведения открытого тендера. Так вы получаете доступ к наиболее выгодным предложениям на рынке.
И помните, аутсорсинговые схемы должны приносить такой экономический эффект, который превышает совокупное увеличение себестоимости при перераспределении ваших постоянных затрат.
Успешность проекта
Далее приведём ряд критериев, по которым можно определить, будет ли успешным конкретный аутсорсинговый проект:
• конкуренция – чем больше компаний на рынке предлагает интересующие вас услуги, тем легче вам будет договориться о цене. Но, к сожалению, процесс формирования высокой конкуренции в интересующей нас сфере на российском рынке ещё не завершён;
• наличие персонала – в распоряжении компании-подрядчика должна быть квалифицированный коллектив сотрудников, имеющих знания и опыт для эффективной и рациональной организации необходимого бизнес-процесса;
• скорость реагирования – аутсорсер должен быть готов к любым изменениям ситуации. Если у вашей компании возникли новые потребности, и этот бизнес-процесс для вас является особо значимым, то вам не обязательно поручать его выполнение подрядчику. Однако если партнёр способен выполнить задачу быстро, качественно и в срок, то эту функцию вполне можно ему доверить;
• отработанные схемы и методики – применять принцип «разбираться на ходу», значит, подвергать заказчиков риску. Гораздо большее доверие вызывает аутсорсер, у которого есть собственные наработки: чёткая технология предоставления услуг, методика расчётов. Подрядчик в любой момент их представляет и может объяснить, как будет развиваться та или иная ситуация;
• готовый продукт – выгоднее всегда приобретать завершённый комплекс, а не заготовку. Бизнес-процесс, который вы передаёте аутсорсеру, будет эффективным только в том случае, если он не требует дополнительных затрат на доработку;
• перспективы развития – обращаться к аутсорсеру, имеющему ограниченные возможности, нецелесообразно с точки зрения долговременного сотрудничества. Возможно, через некоторое время такой партнёр не сможет реализовать ваши планы. Чтобы закупить дополнительное оборудование, потребуются инвестиции. Если подрядчик не готов за свой счёт наращивать мощности, заказчику придётся рассматривать альтернативные варианты партнёрства;
• разумное соотношение цена-качество – дешёвые услуги могут оказаться некачественными, не стоит рисковать собственной репутацией ради сомнительной экономии;
• грамотное планирование – обе стороны должны быть заинтересованы в этом. Заказчику следует заранее предупредить аутсорсера, к примеру, о пиковых загрузках в следующем квартале. Аутсорсер в свою очередь должен так планировать свою работу, чтобы не срывать сроки выполнения работ по причине большого количества неразумно набранных заказов.
Современный рынок аутсорсинга
Сегодня аутсорсинг становится всё более доступным. Если ранее спрос значительно превышал предложение, и подрядчики выбирали заказчиков, то теперь ситуация изменилась: профессиональные аутсорсеры вынуждены идти на определённые уступки. Но в целом подобные скидки ещё не адекватны растущему рынку, стоимость услуг снизилась не существенно.
А для заказчиков возникла ещё одна проблема – дрейф работников. Сокращение штатов вызывает нездоровую реакцию в коллективе – уходят лучшие сотрудники. О состоянии рынка труда можно узнать из открытых источников – газеты, специализированные интернет-ресурсы. Но в целом отказываться в полном объёме от использования аутсорсинговых схем руководители коммерческих структур всё же не планируют: это выгодно и удобно.
Ответственность аутсорсера
Риск ухода от ответственности недобросовестного аутсорсера, конечно, существует. но его можно минимизировать.
Для этого при заключении договора с аутсорсинговой компанией в нем необходимо указать: полный перечень услуг, показатели качества этих услуг, срок и
