В ряде случаев суды признают это нарушение малозначительным (Постановления ФАС ПО от 19.06.2009 по делу № А12-20715/2008; ФАС ВВО от 26.08.2008 по делу № А82-1507/2008-28; Первого арбитражного апелляционного суда от 09.06.2009 по делу № А11-1016/2009).
8.3 Несоблюдение порядка хранения денежных средств
Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств квалифицируется как нарушение «Порядка ведения кассовых операций…» и влечет применение мер административной ответственности в виде наложения штрафа:
● на должностных лиц от 4000 до 5000 рублей,
● на юридических лиц — от 40000 до 50000 рублей;
Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций установлены в Приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций. С 2012 года требования к оформлению кассовой комнаты больше нет. Организации и ИП больше не обязаны оборудовать кассовые комнаты, и, значит, их не будут штрафовать за отсутствие таковых. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
8.4 Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов
Лимит остатка кассы — это та сумма наличных денег, которую вы можете оставлять в кассе на конец рабочего дня.
С 1 июня 2014 года действует новое Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Указание отменяетПоложение ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373П «О порядке ведения кассовых операций». Теперь лимит остатка денег в кассе не обязателен для субъектов малого предпринимательства и всех ИП.
Если предприятие планирует следить за лимитом по кассе, то необходимо вновь утвердить этот лимит. Руководитель должен издать в произвольной форме распоряжение об установлении лимита остатка кассы организации в соответствии с Указанием ЦБ РФ № 3210-У. Лимит кассового остатка определяется исходя из полученной ранее выручки, пика наличных затрат или предполагаемых объемов выручки (для только что открытых предприятий). В лимит кассового остатка не включают суммы наличных денег на выплаты работникам предприятия (зарплата, стипендия, отпускные и прочие выплаты) — их можно хранить в кассе сверх установленного лимита, но выплаты должны быть произведены в течение 5 рабочих дней.
Хранение в кассе даже мизерной суммы сверх установленного лимита, а также нецелевое расходование свободной налички (Постановление ФАС ЦО от 29.08.2008 по делу № А09-1519/08-20) являются нарушением правил работы с денежной наличностью, за которое вас могут оштрафовать. Однако если налоговый орган выявил превышение лимита остатка кассы за тот день, когда:
● у вас еще не наступила обязанность по сдаче сверхлимитных сумм в банк (например, банк для вас установил срок сдачи выручки один раз в 5 дней (Пункт 2.4 Положения № 14-П));
● у обслуживающего банка был выходной, а по договору с банком наличность сдается в следующий за выходным рабочий день;
● по каким-то причинам инкассаторы не приехали забирать выручку, то в этих случаях никакого нарушения нет (Постановления ФАС ЗСО от 04.03.2010 по делу № А03-13992/2009, от 18.08.2009 № Ф04-4939/2009(12817-А03-31), от 27.11.2007 № Ф04-8160/2007(40412-А70-7); ФАС СЗО от 17.08.2007 по делу № А56-50165/2006).
Независимо от того, по какой причине произошло превышение лимита остатка кассы, а также на какую сумму он превышен, суд вполне может признать данное нарушение малозначительным, справедливо полагая, что существенной угрозы общественным интересам оно не представляет (Постановления ФАС ВВО от 18.02.2010 по делу № А28-17847/2009, от 25.11.2008 по делу № А28-9474/2008-269/34; ФАС ЦО от 29.06.2009 по делу № А64-79/2009; ФАС ПО от 05.06.2007 по делу № А55-16312/2006-43).
Правонарушение, трактуемое по ст. 15.1 КоАП РФ, не является длящимся, поэтому за него могут наказать лишь в течение двух месяцев с момента совершения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Например, если ваша организация выплатила другой наличными по одному договору, скажем, 150000 руб. полгода назад и проверок не было, то сейчас ее оштрафовать уже не смогут, нет оснований.
Также в соответствии с новым порядком индивидуальные предприниматели должны лишь формировать расчетно-платежные ведомости и платежные ведомости в случае выплаты зарплаты или иных вознаграждений физическим лицам в наличной форме. Организации же по-прежнему должны вести кассовую книгу и составлять кассовые документы при работе с наличностью.
Стоит отметить, что отмена обязанности ИП составлять ПКО/РКО и вести кассовую книгу не означает, что индивидуальный предприниматель не вправе формировать данные документы. Это лишь означает, что проверить и наказать за отсутствие этих документов или их неправильное ведение уже не могут. Если в целях ведения деятельности ИП удобно использовать данные кассовые документы, то он вправе их составлять и на их основе вести налоговый учёт.
9. Что нужно сделать чтобы избежать штрафов
По опыту работы бизнесменов для исключения всяких ненужных проблем с полицией и налоговыми инспекторами у Вас в обязательном порядке должны быть разработаны следующие инструкции, приказы и документы:
● должностная инструкция кассира-операциониста;
● трудовой договор кассира-операциониста с Предприятием;
● приказ «Об обязательном применении ККТ при осуществлении денежных расчётов с населением»;
● приказ «Правила эксплуатации контрольно-кассовой техники на Предприятии»;
● приказ «Об установлении ответственности кассира-операциониста за нарушение правил применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением и за нарушение порядка ведения кассовых операций».
Обычно трудовой договор и должностные инструкции есть практически на всех фирмах, а вот об остальных приказах почему-то руководитель не думает. А ведь эти приказы не только дисциплинируют сотрудников и устанавливают четкие рамки применения ККТ и деятельности кассиров-операционистов (продавцов). Самое главное, что если вдруг на вас будут наложены штрафные санкции, то в соответствии с законами вы сможете взыскать с виновных свои потери.
Самая большая проблема — неуверенность людей. Многих пугают количество проверяющих органов и характер проверок, опасаются дальнейших инициатив правительства по изменению налогообложения. Однако страх и неуверенность можно относительно легко предупредить или вообще устранить. Каким же образом?
Опытные бизнесмены, которые заботятся о том, чтобы все сотрудники их предприятий были всегда готовы к любым видам проверок, разрабатывают следующие документы:
● «Рекомендации по заполнению бланков форм строгой отчетности КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-6, КМ-8, КМ-9»;
● методику «Практическое пособие руководителю как избежать штрафов из-за ошибок кассиров (продавцов)»;
● методические материалы «Характерные ошибки кассиров (продавцов) и как их не допустить при применении ККТ».
Приведём примеры содержания отдельных разработанных документов.
