Как научиться хорошо работать

определить:

- необходимость его проведения;

- конкретные цели и задачи;

- состав докладчиков, выступающих и участников;

- место совещания, время начала и окончания совещания.

Повестка дня и время начала (лучше и окончания) совещания, как правило, должны доводиться до сведения участников за три-четыре дня. С целью экономии времени на совещаниях должны широко использо­ваться наглядные материалы (слайды, таблицы, диаграммы, графики, фотографии, модели и т.п.).

Перед каждым совещанием с повторяющейся тематикой следует прове­рять выполнение решения предыдущего совещания.

Хороший тон руководителя - не опаздывать к началу совещания, не заставлять ждать себя. Только никогда не опаздывающий руководитель вправе требовать того же и от других.

Совещания по проблемным вопросам с целью экономии времени и опе­ративной реализации идей можно проводить в два этапа. На первом этапе заслушиваются только выдвигаемые конкретные предложения, направленные на решение проблемы. Авторитетная группа (комиссия), рассмотрев посту­пившие предложения, отбирает их них наиболее рациональные. И только эти отобранные предложения выносятся для обсуждения на втором этапе совещания, проводимом спустя некоторое время.

Основная задача совещания - не заниматься поиском того, кто вино­ват, а определить то, что надо сделать. Участники совещания должны придерживаться определенного порядка: не прерывать выступающего, не разговаривать друг с другом, сдерживать эмоции, не повышать голоса, соблюдать деловой такт и взаимную коррект­ность при оспаривании противоположных точек зрения, соблюдать регла­мент, вопросы задавать с разрешения руководителя.

Обстановка на совещании должна быть непринужденной. Полезно сна­чала дать высказаться младшим, чтобы авторитет старших не помешал им представить свои предложения. Психологи считают, что более благоприят­ная творческая атмосфера создается в случаях, когда совещание ведет не руководитель, а выбранный председатель.

Учитывая, что совещание представляет собой напряженный умственный труд, необходимо соблюдать надлежащие гигиенические правила (через каждый час работы делать перерывы, проветривать помещение и т.п.). И, безусловно, на совещаниях должно быть исключено курение. Опыт польских коллег показал, что при запрете курения средняя продолжительность мероприятий сократилась на 40%. Успеху совещания, созданию непринужденной обстановки делового сотрудничества, повышению умственной работоспособности в большей сте­пени способствует стакан чаю, иногда предлагаемый на хорошо организо­ванных мероприятиях. Известно, что общетонизирующее действие чая продол­жается 5-6 часов.

Руководитель должен суметь вызвать у участников совеща­ния творческую бодрость и вместе с тем сосредоточить внимание всех на существе рассматриваемого вопроса. Ведущий совещание (или присутствующий руководитель) не должен комментировать каждого выступающего, прерывать выступающих репликами, иронизировать и высмеивать их.

Анализ выступлений участников в заключительной речи руко­водителя, как правило, нежелателен. Если возникнет необходимость в критическом выступлении руководи­теля, то критиковать нужно предложения, показывая их нежелательные последствия, а не выступавшего, высказавшего эти предложения. Не следует забывать, что чем больше говорится о недостатках, тем меньше времени остается на их решение и устранение.

Проводя разбор, руководитель должен помнить, что он не должен превращаться в разнос. Разбор должен быть, прежде всего, аналитическим. Следует вскры­вать действительное положение дел, подчеркивать не только недостатки, но и выделять положительные моменты, передовой опыт. Говоря на разборе о недостатках, необходимо, прежде всего, акцентировать внимание на их причинах. В равной степени разбор должен быть конструктивным, т.е. содержать рекомендации по устранению недостатков и совершенствованию работы коллектива.

Совершенно недопустимо вести разбор с сарказмом, сенсационно пре­подносить выявленные недостатки, "награждать" подчиненных обидными прозвищами, приписывать им бездеятельность. Прежде чем говорить на разборе о недостатках, надо заранее убе­диться в том, что недостатки порождены неправильными действиями подчи­ненных, а не обстоятельствами, не зависящими от них. Поэтому еще до разбора надо побеседовать с лицами, о недостатках которых собирается говорит руководитель.

Нельзя винить подчиненного в наличии недостатков, если он исполь­зовал для их устранения все имеющиеся в его распоряжении средства. Та­кому подчиненному нужно прежде всего помогать.

Рассмотренные выше принципы, подходы и правила способны значительно улучшить психологический климат в любом коллективе и обеспечить сокращение непроизводительных затрат времени не только руководителей, но и подчиненных. Забота об этом - одно из важнейших направлений повышения деловой активности, сохранения работоспособности и здоровья всех членов коллек­тива.

Наконец, последнее. Делая свое дело, никогда не забывайте о семье, детях, своем самочувствии. Помните, что самый важный день в жизни каждого человека – сегодня. И именно сегодня вы должны успеть сделать больше добрых и полезных дел, совершить самые красивые и благородные поступки.

УСПЕХОВ ВАМ В ЭТОМ!

Сконвертировано и опубликовано на http://SamoLit.com/