выслушать сказанное, не пытаясь подставлять иной смысл или «угадывать» мысль человека, не опережайте того, кто задает вам вопрос, дослушайте до конца. Отвечайте коротко, четко и предельно конкретно, не проводите дополнительную презентацию.
Если это необходимо, возьмите время на обдумывание ответа, вернувшись несколько назад, как бы уточняя общий контекст, например: «Это очень значимый момент, позвольте мне показать, что я представил его достаточно полно. Знаете ли вы, что?..»
Не давайте поймать вас в ловушку общения с одним-единственным человеком в аудитории. Вы можете положить конец такому диалогу, сказав: «Очевидно, что нам двоим есть что сказать друг другу в связи с этой темой, может быть, мы продолжим разговор за чашкой кофе?»
Если вопрос подкосил вас — вы действительно не знаете, что сказать в ответ, — так и заявите. Скажите тому, кто задал вопрос, что вы постараетесь найти ответ и сообщить эти сведения ему или ей (и обязательно сделайте это!), или предложите направить ему или ей материал для прочтения по теме, который может оказаться полезным.
Если кто-то из присутствующих говорит и говорит, не задавая конкретных вопросов, вы можете сказать этому человеку: «Простите, что я перебиваю вас, но у нас довольно ограниченное время, а потому я попросил бы вас сформулировать суть вашего вопроса».
Если слушатель настроен откровенно враждебно, обращайтесь с ним как с обычным рассерженным человеком. Сразу же назовите вслух сам факт: «Я вижу, что вас это очень серьезно задело» или «Я вижу, что вы крайне обеспокоены этой проблемой» — то есть признайте право человека на враждебность как на обычное человеческое переживание. Дайте ему возможность высказаться, пока его гнев не ослабеет, затем вы сможете перейти к рациональному разговору на уровне фактов, а не мнений.
Прежде всего помните: вы должны контролировать ситуацию. Это ваша презентация, это ваша информация, вы контролируете темп разговора, вы можете менять направление дискуссии. Что бы ни случилось, вы можете с этим справиться.
Совещания и встречи
Совещания и встречи, независимо от того, проходят они на двусторонней или многосторонней основе, занимают большое место в деловой жизни любого менеджера и руководителя. Хорошие навыки общения крайне важны — умение влиять, убеждать, выслушивать, давать советы, — равно как и способность развивать взаимоотношения и поддерживать добрую волю к сотрудничеству у работников собственной компании, поставщиков, клиентов и потребителей. Все это, вместе взятое, и является самоутверждением руководителя.
Менеджер, не умеющий утверждать себя, может упустить возможности, стремление нравиться может возобладать у него над стремлением действовать эффективно, забота о чувствах членов своей команды может затемнить представление о том, что является наилучшим для самой команды и всей организации в целом. Агрессивный менеджер может добиться немедленных, краткосрочных результатов, но подорвать долгосрочное доверие своей команды и готовность к сотрудничеству. Давайте сначала рассмотрим вашу роль как участника совещания или встречи. Если только у вас нет жестко определенного места, постарайтесь сесть поближе к председателю.
Еще со средних веков статус человека во многом проявлялся в том, какое место в собрании он занимал. Самый дорогой гость, самый уважаемый человек всегда будет сидеть рядом с хозяином или руководителем. Более того, наиболее важные и конфиденциальные разговоры тоже ведутся в присутствии председателя или поблизости от него. Чем дальше вы находитесь, тем меньше у вас шансов внести свой вклад в обсуждение темы. С другой стороны, если вы не слишком уверены в своем положении или не хотите высказываться по конкретному вопросу, поставленному на повестку дня, вы все равно окажетесь «в гуще событий». Участвовать, выступая в качестве активного слушателя, намного легче, когда вы сидите ближе к председателю, чем когда вы находитесь на противоположном конце стола, на периферии событий.
С точки зрения пространственного позиционирования не забывайте, что расположение лицом к лицу может восприниматься как конфронтация. Это может внести особый тон в ваше выступление в дискуссии и его восприятие окружающими. Предпочтительно оказаться «в одном ряду» со своими союзниками в том или ином вопросе, а не напротив них. Помните также, что групповая динамика может оказывать весьма странное воздействие на людей. Они по-разному ведут себя «группой» и поодиночке.
Выслушивание собеседников является гораздо более трудной проблемой во время совещания, чем в личной беседе с глазу на глаз. Так происходит, потому что в собрании каждый хочет высказаться, внести свой вклад в формирование общего мнения, а потому все ищут удобную ситуацию, чтобы прервать выступающего и произнести свое слово. Таким образом, просто сидеть и внимательно слушать говорящих недостаточно эффективно. Вы должны сознательно практиковаться в активном выслушивании, если собираетесь часто принимать участие в совещаниях.
Вам также потребуется тренировка в решительном отстаивании своей точки зрения, умении ясно, четко и энергично сформулировать свое мнение. Если вы располагаете информацией, давайте факты, а не мнения. Если вы не согласны с предыдущим оратором, уважайте и признавайте его точку зрения, хотя она и отличается от вашей, заявите об этом недвусмысленно, прежде чем вносить собственный вклад в обсуждение темы. Избегайте подобных замечаний: «Это нелепая идея», они привносят оттенок личностной оценки. Вместо этого вы можете сказать: «Меня несколько настораживает (смущает) это предложение, поскольку…». Всегда старайтесь вносить альтернативное предложение, а не просто критиковать то, что предлагают другие.
Если вы посещаете неформальную встречу — иначе говоря, вы не обязаны получать разрешение взять слово у председателя собрания — и вам необходимо прервать агрессивно настроенного оратора, оставайтесь спокойным и дождитесь возможности вмешаться мягко и не внося дополнительного раздражения. Используйте эффективные приемы языка тела, чтобы всем было ясно, что вы хотите внести свой вклад в обсуждение данного вопроса, и, если это необходимо, используйте имя выступающего, чтобы привлечь его внимание — что-то вроде: «Питер, я хотел бы кое-что добавить к твоим словам».
Начинайте говорить с той же громкостью и интонацией, что и предыдущий оратор, пока не возьмете ситуацию в свои руки. Зафиксировав то, что сказал Питер, покажите, что вы его внимательно выслушали и поняли его точку зрения: «Думаю, я понял то, что вы говорите, — вы полагаете… но мне кажется, что на это можно взглянуть иначе». Если агрессия Питера находится на пике, возможно, вам придется вмешиваться таким образом несколько раз, все время используя его имя и демонстрируя прием «заезженной пластинки» — повторение вашего комментария, пока человек не успокоится и не даст вам возможность высказать вашу точку зрения. Обычно позитивная, твердая настойчивость берет верх.
Существует множество аспектов умелого ведения совещаний, которые останутся за рамками этой книги.
Вопрос, который мы вкратце затронем — это человеческий аспект удачного проведения встреч и совещаний. Он включает в себя собственно ведение собрания, выбор и поддержание определенного направления в обсуждении тем, вопросы, подведение итогов и иногда исполнение роли посредника между сторонами. Вы должны понять и принять интересы группы, а также отдельных ее членов. Например, очень важно начать совещание вовремя, хотя бы из уважения к пунктуальным его участникам. Учитывайте существование опаздывающих, но не позволяйте себе попасть под их влияние. Они вскоре научатся пунктуальности, которая будет считаться нормой вежливости в рамках данной группы.
В обязанности председателя входит убедиться, что все желающие внести свой вклад в обсуждение темы смогли это сделать. Это ставит перед ним по меньшей мере две проблемы: как вовлечь в дискуссию пассивных, чересчур тихих участников и как контролировать слишком разговорчивых!
Есть несколько причин, почему люди молчат на собраниях. Не последним в их числе является страх перед публичным выступлением. Для человека, не имевшего опыта публичных выступлений и не знающего, как это делается, перспектива встать и высказать свое мнение перед аудиторией часто представляется пугающей.
Люди просто бывают застенчивыми. У них могут быть свои точки зрения на предмет обсуждения, но
