Управленческий контроль
Поговорим об организации контроля и управленческого учета, методах борьбы со злоупотреблениями, документации и автоматизации.
Ресторан начинается от замысла его создателя и заканчивается контролем его функционирования.
Проконтролируем весь путь товара к потребителю, то есть всю производственную деятельность ресторана. Итак, производственная деятельность ресторана включает:
¦ прогнозирование торгового оборота ресторана;
¦ закупку;
¦ получение заказа;
¦ хранение/выдачу;
¦ производство пищи;
¦ обслуживание.
Контроль, как и любая деятельность, основывается на:
1) изучении ситуации;
2) планировании работ (и по контролю в том числе);
3 реализации контроля;
4) коррекции.
Всем известна истина: заработав рубль, проследи его путь в банк, а потратив рубль, проанализируй, действительно ли трата была необходима.
Контроль обеспечивает накопление нужной информации, на основании которой руководство может принимать оперативные решения. Необходимо признать, что предприятия питания несут существенные потери из-за воровства и недостаточного контроля со стороны руководства, причем большинство владельцев ресторанов редко признаются (даже себе) в том, что в их заведении данная проблема стоит достаточно остро.
Помимо этого существуют и другие различные причины потерь продуктов. Мы можем отнести сюда приемку недоброкачественных продуктов, их порчу, кражи, хищения и различные махинации. Происходит это из-за того, что персонал любого ресторана имеет прямой доступ к продуктам, материальным ценностям и наличным деньгам.
Кто у кого ворует и как? Приведем возможные схемы:
¦ персонал – персонал;
¦ персонал – гость;
¦ персонал – предприятие;
¦ гость – гость;
¦ гость – персонал;
¦ гость – предприятие.
Распространенные методы воровства: обслуживание без чека; повторное обслуживание по чеку; недолив; принос гостем своего напитка; разбавление дорогого напитка менее дорогим; «игры» с кредитными картами и т. д.
Рекомендуемые дополнительные меры: компьютерная система («+» и «-»); рейды (раздевалки, мойки, шкафчики баров и т. д.); контрольные закупки (кухня и бар); выборочные сверки; запрет посещения ресторана персоналом в нерабочие дни и т. д.
Рекомендуемая документация: должностные инструкции; правила внутреннего распорядка; договоры о материальной ответственности; трудовые контракты; план-схема ресторана; листы для резерваций; листы инвентаризации (бар, производство, инвентарь, хозтовары); акты контрольных закупок; акты контрольного снятия остатков по бару; акты списаний; акты по любым операциям с чеками; акты задержания сотрудников; обходные листы.
Учет:
¦ это важнейшая категория и форма управления предприятием;
¦ это фундамент планирования;
¦ позволяет объективно оценить фактическое состояние дел;
¦ позволяет оценить деятельность работников.
Требования к учету, отчетности и контролю: достоверность состояния дел; полнота охвата; соответствие нормам, требованиям, документам.
Ответственный за организацию учета в ресторане всегда руководитель.
Воровство на производстве и в торговом зале. В соответствии с нормативными документами заведующий производством ежедневно должен составлять план-меню и на его основании оформлять требование-накладную для передачи в кладовую.
Для контроля над движением и сохранностью сырья готовых изделий на кухне, в баре, буфете должна быть оформлена «Ведомость учета движения продуктов, или Товарный отчет».
Денежные потери в ресторане можно разделить на: 1) потери на производстве; 2) потери в зале.
Потери на производстве (снабжение, кухня) примерно составляют:
¦ махинации с закупочными ценами и количеством товара – 5–7 % и более;
¦ потери при хранении на складе – 2–3 % и более;
¦ потери при хранении на производстве – 2–4 % и более;
¦ хищения, воровство – 10 % и более.
Потери в зале (официанты, бар) примерно составляют:
¦ сокрытие официантами – 5–7 %;
¦ потери при хранении в баре – 2 % и более;
¦ хищения, воровство – 2–8 % и более;
¦ обсчет и обман клиентов – 10–15 % и более;
¦ махинации с кредитными картами и картами на скидку;
¦ махинации с обменом валюты.
Кроме того, существуют потери от службы охраны и даже от менеджмента ресторана.
Самыми простыми способами выявления «неладного» являются регулярное слежение за статистикой ресторана и периодический обсчет статистических данных по самым простым схемам:
¦ закупка продуктов для бара / выручка бара (пример формулы: уровень реализации (%) = себестоимость продуктов бара / выручка бара);
¦ закупка продуктов в кладовую / выдача продуктов в подразделения;
¦ закупка продуктов для кухни / выручка кухни;
¦ оборот месяца / прибыль месяца.
Уровень реализации, например в баре, 16–20 % считается нормальным. Внезапное изменение коэффициентов может подсказать о существовании проблем.
Есть еще несколько методов решения проблемы воровства в ресторане: «полицейский» (видеокамеры, подслушивающие устройства, система стукачей, постоянные осмотры персонала и т. д.), «бандитский» (разборки с определенными людьми или простое увольнение всего персонала) и профессиональный (выполнение определенных правил, должностных инструкций, законов).
При профессиональном методе особое внимание уделяется:
¦ поиску и назначению грамотного управляющего, менеджера с широкими полномочиями;
¦ тщательному подбору менеджмента среднего звена;
¦ подбору персонала, разработке, внедрению должностных инструкций, правил внутреннего распорядка, договоров о материальной ответственности и контролю их выполнения;
¦ квалифицированной бухгалтерии;
¦ кассовой системе;
¦ отлаженной системе поставок (поставщик – склад – ресторан);
¦ мотивации к честной работе, премированию сотрудников по итогам работы (так, для сотрудников отдела закупок можно предложить премии (%) по итогам работы за экономию средств при закупке продуктов, при сохранении их качества, для кладовщиков – премию за сокращение потерь при
