Поскольку Intacct представляет собой Web-приложение, к нему можно обращаться отовсюду. Если вам нужны такие же возможности, но компания слишком мала для подобного продукта, обратите внимание на Microsoft Office Accounting Professional 2008 (в США цена при прямой поставке 199,95 долл.). В прошлом Microsoft не имела успеха на рынке бухгалтерских программ, но это оперативное приложение стало удачей компании. Появились встроенные функции для работы с разными валютами и поиска бухгалтерских фирм, программа тесно интегрирована с eBay, PayPal, Equifax и Outlook with Business Contact Manager. Среди ее многочисленных достоинств – возможность преобразовать заказы на продажу в заказы на покупку и хороший набор отчетов. Но главное (и большинство пользователей сразу же отметят это) – интерфейс, похожий на Outlook.
Программно-технический гигант из Редмонда выпускает еще один оперативный инструмент, с помощью которого предприятие быстро, легко и бесплатно проложит себе дорогу в Web. В распоряжение пользователей Microsoft Office Live Small Business предоставляется 500-Мбайт пространство для хранения данных, а также многочисленные бизнес-службы в Интернете, в том числе 100 учетных записей электронной почты, регистрация имен частных доменов в течение года, маркетинг по электронной почте, хостинг подготовленных на заказ сайтов, гаджеты для домашней страницы и (это не опечатка) совместимость с Firefox.
Весь набор услуг этого «вебификатора» для малого бизнеса бесплатен: 500-Мбайт Web-хранилище, годовая регистрация домена, простые инструменты построения сайтов, 100 учетных записей электронной почты и более 20 интегрированных бизнес-приложений, в том числе для управления проектами и деловыми контактами. С помощью Microsoft Office Live Small Business малые и средние компании смогут без особого труда начать бизнес в Web.
Исключительно простая Интернет-служба FreshBooks направляет получателю сообщение электронной почты, содержащее ссылку на документ на сайте FreshBooks. Услуга бесплатна. Подписавшись на тарифный план, вы получите бумажную копию документа по почте.
Еще одна Интернет-служба, Bill.com (24,99 долл. в месяц на одного пользователя), упрощает обработку счетов кредиторов. Bill.com можно использовать как автономное приложение или как расширение QuickBooks. Служба отслеживает и хранит документы, подтверждающие обязательства продавца, проводит платежи по этапам процесса утверждения и направляет чеки получателям. Если получатели – сотрудники предприятия, то PayCycle Plus (от 42,99 долл. в месяц) поможет правильно составить платежную ведомость, оградив предпринимателя от гнева трудящихся.
Самый эффективный инструмент для подготовки и анализа различных бизнес-данных – QuickBase (от 249 долл. в месяц). Он не подойдет для управления данными в масштабах крупного предприятия, но с помощью этой мощной, простой в использовании и безопасной интерактивной базы данных каждый сотрудник сможет отслеживать любую информацию, от инвентарной ведомости до списков деловых контактов.
Когда-то инструмент для управления связями с заказчиками (CRM) был по карману только огромным компаниям, но с появлением Web-служб это ограничение осталось в прошлом. Наглядный пример – Salesforce.com. Компания предлагает малым предприятиям доступный по цене продукт Salesforce CRM Group Edition. В обзоре рассматривается продукт Salesforce.com Unlimited Edition (125 долл. в месяц для одного пользователя), удостоенный отличия «Редакция советует», и хотя он ориентирован на более крупные организации, наш обзор дает хорошее представление о работе версии для малого бизнеса.
Электронные таблицы на основе Web могут быть приемлемым решением, но большинству из них не хватает мощи и гибкости. Этого недостатка нет в EditGrid (5 долл. в месяц для одного пользователя). В отличие от бесплатных служб Google Docs и Zoho, EditGrid – только электронная таблица, в ней нет текстового редактора и других функций, и благодаря столь узкой специализации этот продукт с элегантным, удобным интерфейсом мало в чем уступает Microsoft Excel.
Совершенно очевидно, что независимо от того, состоит ли предприятие из одного-единственного сотрудника или насчитывает их сотни, нужно обмениваться информацией по электронной почте, вести календари, готовить документы и производить расчеты. Весьма вероятна необходимость организовывать презентации. И наилучшим выбором для этих целей по-прежнему остается пакет Microsoft Office 2007 (Small Business 2007 Edition; в США цена при прямой поставке 449,95 долл.), удостоенный отличия «Редакция советует».
Bill.com
Цена в США при прямых поставках: 25 долл.
www.bill.com
Тип: бизнес, профессиональный
Совместимость с ОС: Windows Vista, Windows XP, Linux, Mac OS
Оценка: очень хорошо
Основные моменты. Bill.com идеально подходит для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии. Он обеспечивает экономию времени и сокращение количества бумажных документов, обычно необходимых для обслуживания счетов кредиторов, и, следовательно, уменьшение затрат.
Достоинства. Четкий, простой интерфейс. Обеспечивает экономию времени и затрат. Позволяет сократить объем бумажной документации и усилия, затрачиваемые на ее обработку. Интеграция с QuickBooks и Intacct.com. Дневник аудита.
Недостатки. Требуется время, чтобы разобраться в документообороте. Недостаточное число отчетов.
Несмотря на огромный прогресс в области бухгалтерских программ для малого бизнеса, функциональность пакетов для малых и средних предприятий все еще не охватывает некоторые бизнес- процедуры, и эти пробелы предстоит ликвидировать изобретательным разработчикам. Компания Bill.com успешно заполнила один из таких пробелов, построив Web-узел с расширенными функциями обработки счетов кредиторов для бухгалтерской программы (предполагается, что она уже есть на предприятии). Bill.com можно использовать как автономное приложение или как интегрированную надстройку для QuickBooks (поддержка кредиторских счетов – лишь малая часть этого пакета). Служба Bill.com отслеживает и сохраняет документы, подтверждающие обязательства поставщика, проводит платежи по этапам процесса утверждения и отправляет чеки получателям. В операциях задействована комбинация факсов, электронной почты, электронных хранилищ данных и четко организованный Web-узел. Начальная цена 25 долл./мес. для одного пользователя – вполне оправданные затраты на услуги этого новаторского Web-узла.
Данные Bill.com можно интегрировать со службами QuickBooks и Intacct.com. Если следовать простым инструкциям, то синхронизация – перемещение списка счетов, поставщиков и классов – не должна вызвать проблем. Для последующей синхронизации требуется лишь щелкнуть мышью. В результате затрачивается гораздо меньше усилий на ввод данных, и другие счета кредиторов своевременно обновляются. Для сравнения: QuickBooks импортирует файлы CSV и Excel и синхронизирует контакты с Outlook.
С помощью службы удобно отслеживать счета, проходящие через процесс визирования с участием многих сотрудников, и всегда можно узнать состояние определенного счета. Существует пять уровней пользователей: администратор; бухгалтер; рядовой служащий; сотрудник, утверждающий счет; плательщик. Не обязательно использовать их все, и два сотрудника (или несколько) могут выступать в одной и той же роли. Сотрудников можно отмечать флажками в зависимости от выполняемой ими задачи: утверждение счета для оплаты, управление счетами и поставщиками, запись платежей, произведенных вне Bill.com, выполнение проверенных электронных платежей, управление списками и пользователями компании. В QuickBooks роли не определены столь четко и не организована цепь визирования, но есть некоторые функции управления доступом пользователей. В модулях Accounts Payable (счета кредитора) службы можно
