запретить доступ пользователей, предоставить полный или выборочный доступ (только создавать транзакции; создавать и печатать транзакции; создавать транзакции и создавать отчеты).
Обработка счета
После установки Bill.com обработка типичного счета выполняется следующим образом. Поставщик пересылает счет по почте, и он поступает к клерку, ответственному за счета кредиторов, который отправляет его на номер факса Bill.com. Если с поставщиками установлены тесные отношения, то они могут пересылать счет по факсу непосредственно в вашу учетную запись Bill.com. В любом случае после того, как счет поступает в систему (в Bill.com используется оптическое распознавание символов), его можно найти, щелкнув на вкладке Inbox. После щелчка на счете открывается его отсканированное изображение наряду с полем, в котором представлено четыре варианта: счет (при этом изображение перемещается в Payables для оплаты), документ поставщика (перемещается в Documents), документ компании (также перемещается в Documents) и необязательные документы (удаляются).
Получив одобрение всех участников, можно оплатить счета полностью или частично, через Интернет (с использованием банковского счета) либо автономно. К чекам, отправляемым из Bill.com, прилагается изображение первой страницы счета-фактуры. После того как платеж поставщика пройдёт через банк, изображение чека (лицевой и обратной сторон) появится в одной из папок, где его можно будет просмотреть впоследствии.
Bill.com: функции и цена
Возможности Bill.com слишком многочисленны, чтобы их можно было описать в одном обзоре, но две функции настолько замечательны, что заслуживают по крайней мере упоминания. Во-первых, дневник аудита: каждая запись, внесенная в систему, отслеживается и регистрируется вместе с именем сделавшего ее сотрудника. Это позволяет малому предприятию так же четко организовать документооборот и отчетность, как в крупной компании. В QuickBooks ведется и дневник аудита. Во-вторых, на домашней странице отображается месячный календарь с расписанием платежей на каждый день, что очень удобно. В программе QuickBooks есть функция Company Snapshot, позволяющая помимо прочего составить список поставщиков, которым нужно заплатить, с указанием сроков.
Наконец, Bill.com располагает набором отчетов, благодаря которым еще удобнее отслеживать платежи. Не удивительно, что в приложении со столь узкой специализацией число отчетов невелико (есть, в частности, отчеты о неоплаченных счетах и о балансе поставщиков). Хотелось бы, однако, чтобы их было больше.
Компания Bill.com объявила, что в начале ноября продукт будет интегрирован с Intacct (www.intacct.com), системой управления финансами для малых и средних предприятий. Intacct располагает также модулем для дебиторских счетов, аналогичным модулю для счетов кредиторов.
Учитывая конфиденциальность информации, передаваемой в Bill.com, нельзя не остановиться на вопросах безопасности. На сайте используется та же схема шифрования, что и в банках. Данные хранятся в безопасном месте с круглосуточной охраной, куда сотрудники могут войти, только предъявив идентификационную карту и PIN-код и пройдя проверку отпечатков пальцев. QuickBooks – настольная программа, поэтому для хранения счетов не требуются столь строгие меры безопасности.
Я не встречал другого столь удачного Web-приложения для этой узкой ниши рынка и в этом ценовом диапазоне. Его можно особо рекомендовать компаниям, где используется QuickBooks и требуется утверждение на нескольких уровнях. Однако он может быть полезен в тех случаях, когда нужно усовершенствовать обслуживание счетов кредиторов в компаниях, где еще не применяется бухгалтерская программа. Очевидно, это Web-приложение будет наиболее эффективно в организациях с многочисленными уровнями утверждения, но и владелец, являющийся единственным сотрудником фирмы с большим количеством счетов от поставщиков, по достоинству оценит его организационный инструментарий.
FreshBooks
Цена: распространяется бесплатно.
www.freshbooks.com
Тип: бизнес, персональный, профессиональный
Совместимость с ОС: Windows Vista, Windows XP, Linux, Mac OS
Оценка: очень хорошо
Основные моменты. Оперативная служба FreshBooks – самый простой способ отправки счетов-фактур и калькуляций для владельца малого предприятия.
Достоинства. Понятный интерфейс. Простота использования. Можно составлять электронные счета- фактуры и калькуляции или отправлять по почте бумажные документы.
Недостатки. Нельзя добавлять в формы специальные поля для отдельных клиентов.
С помощью исключительно простой оперативной службы FreshBooks (бывшая 2ndSite) можно составлять счета-фактуры и калькуляции непосредственно в браузере, и сообщение со ссылкой на документ c сайта FreshBooks будет доставлено по электронной почте.
Через бесплатную службу можно отправлять неограниченное число счетов-фактур каждый месяц, но одновременно допускается хранить адреса только трех клиентов. Еще одно ограничение бесплатной версии: сообщение электронной почты содержит рекламу FreshBooks. Стоимость платных служб – от 14 до 149 долл. в месяц; в зависимости от тарифного плана число активных клиентов, сведения о которых можно хранить в службе, составляет от 25 до 5000, а доступ к учетной записи могут получать от одного до двадцати сотрудников.
По оценкам специалистов Intacct, типичная конфигурация обходится примерно в 10 тыс. долл. в год.
Жизнь с Freshbooks
Освоить и использовать FreshBooks очень просто. Единственная претензия: мне не удалось найти способа автоматически включать идентификационный номер поставщика (одно из издательств, с которым я сотрудничаю, требует указывать его в счетах-фактурах). Помимо этого я столкнулся еще с одной небольшой проблемой: в моих счетах-фактурах двухстрочные адреса ошибочно выводились на одной строке. Из своей бесплатной учетной записи я отправил сообщение об этом на форум обратной связи сайта. Спустя два часа я получил ответ с признанием ошибки и обещанием в скором времени исправить ее. Я полагал, что такого рода техническая поддержка ушла в прошлое вместе с 20-м столетием.
FreshBooks подтверждает мое мнение, что лучшие оперативные службы – узкоспециализированные, а не универсальные, в которых есть все от абака до генератора дзэн-буддистских головоломок. Основной конкурент FreshBooks – это, по всей видимости, служба Blinksale.com со столь же узкой направленностью и интерфейсом. Она выглядит очень похоже, но слегка уступает в мелочах и в отличие от FreshBooks не предоставляет возможности отправлять счета-фактуры обычной почтой.
Intacct for Small Business Fall 2008 Edition
В США цена при прямых поставках: 400 долл.
http://us.intacct.com
Тип: бизнес, профессиональный
Совместимость с ОС: Windows Vista, Windows XP, Mac OS
Оценка: очень хорошо
Основные моменты. Intacct, бухгалтерский Web-пакет среднего уровня, функционален, гибок и интегрирован со средствами для решения для таких задач, как составление платежных ведомостей и связи с заказчиками (CRM). Он будет хорошим выбором для малых и средних компаний со сложной структурой.
