Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента

интервью при приеме на работу, потому что подобная компетенция позволяет получить о кандидатах разнообразную информацию – от профессиональных умений до мировоззрения и ценностных ориентаци1.

...

Тест «Умеете ли вы слушать?» [81, с. 56]

Инструкция

Большую часть своего речевого времени (около 45 %) мы слушаем других. Попробуйте оценить свои способности к аудированию. На следующие 10 вопросов отвечайте двумя вариантами: «да» (чаще всего «да») и «нет» (чаще всего «нет»).

Текст опросника

1. Легко ли я отвлекаюсь, когда слушаю?

2. Слушаю ли я, если мне не интересно?

3. Слушаю ли я, если мне надоело?

4. Не слушаю ли я просто из вежливости?

5. Может быть, я не слушаю, а обдумываю свой ответ?

6. Замечаю ли я ошибки в речи партнера?

7. Не спешу ли я принять решение до того, как пойму проблему?

8. Прекращаю ли я слушать, когда появляются трудности?

9. Занимаю ли я негативную позицию по отношению к говорящему?

10. Не возникает ли у меня непреодолимого желания прервать собеседника и вставить свое слово за него или в пику ему?

Обработка результатов В этом тесте вы получаете по одному баллу за ответы «да» на 2-й и 3-й вопросы и ответы «нет» на все остальные. Если вы получили от 8 до 10 баллов, вы хороший слушатель, внимательно относящийся к своему собеседнику, умеющий сдерживать свои эмоции и быть настойчивым, от 5 до 8 баллов – средние показатели, ниже 5 – неудовлетворительное слушание.

Особенности проведения деловых совещаний

Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени.

Закон Оулда и Кана

Служебные отношения в рамках делового общения включают различные формы обсуждения производственных, экономических, научно-технических проблем. Наиболее распространенными являются совещания. Совещание – это форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения. Основное его назначение – помочь в подготовке и реализации управленческих решений.

Достоинства и недостатки деловых совещаний

По мнению автора книги «Этика делового общения» кандидата исторических наук И. Н. Браима, совещания имеют ряд преимуществ по сравнению с другими формами делового общения, среди них:

● разностороннее рассмотрение проблемы с привлечением различных специалистов;

● обеспечение оперативной подготовки альтернативных вариантов решения проблемы;

● возможность для познания личных и деловых качеств участников;

● психологический эффект единения: создается атмосфера коллективного обсуждения; участники заражаются сходными эмоциями; общее решение воспринимается как групповая норма, которой обязаны подчиниться все присутствующие [9].

Тем не менее при всех достоинствах данной формы делового общения совещания требуют больших временных затрат, поэтому если руководитель может самостоятельно собрать информацию, принять решение, довести его до исполнителей, в проведении совещания нет необходимости.

Автор учебного пособия «Психология управления» Е. В. Мещерякова приводит следующие причины, по которым надо воздерживаться от проведения традиционных совещаний.

1. Любое совещание связано с потерей времени, денег и ответственности.

2. Эффективность проведения обычных совещаний невелика. Практика показывает, что 70 % совещаний можно было бы вообще не проводить без ущерба работе. Из них 40 % вообще не нужны и проводятся «на всякий случай», 20 % могут быть заменены менее дорогостоящими видами управленческих действий, 10 % заканчиваются без принятия конкретного решения.

3. Если количество выдвинутых на совещании предложений принять за 100 %, то оказывается, что 50 % из них вообще не принимается, а из принятых 40 % не выполняется.

4. Если в совещании участвуют более 7 человек, то оно неэффективно. Если оно длится более двух часов, то большинству участников становится безразлично, какое решение будет принято.

5. Об обязательном исполнении решений, принятых на плановых совещаниях, приходится напоминать, тратя на это дополнительное время [61, с. 154].

Можно ли повысить эффективность делового совещания? Конечно. Для этого следует учесть ряд рекомендаций.

Виды совещаний

В зависимости от цели проведения выделяют три основных вида совещаний:

● проблемное – проводится для поиска оптимального решения проблемы посредством дискуссии; предусматривает доклад, ответы на вопросы, прения, коллективную выработку решения;

● инструктивное – проводится в случае необходимости передать распоряжения по вертикали управления снизу вверх для их быстрейшего исполнения; включает конкретизацию и разъяснение распоряжений, ответы на вопросы, назначение сроков выполнения и ответственных;

● оперативное (диспетчерское) – проводится при необходимости получения информации о текущем состоянии дел на участках и в подразделениях организации; в процессе его проведения заслушиваются доклады подчиненных о состоянии дел на местах, попутно на основе полученной информации разрешаются возникающие проблемы.

Существуют и другие классификации совещаний. По сфере применения могут выделяться такие виды совещаний, как конференции, семинары, симпозиумы (в науке), съезды, пленумы (в политике). По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые и т. д.

Исходя из этико-организационных подходов , выделяют диктаторские, автократические, дискуссионные и свободные совещания. На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией либо распоряжением вышестоящей организации. При этом дискуссии не проводятся, участники только задают вопросы. Разновидностью диктаторского является автократическое совещание, в процессе которого руководитель поочередно задает вопросы участникам и выслушивает их ответы. Участники не имеют права высказывать мнения относительно позиций друг друга. Дискуссионное совещание носит демократический характер. В его процессе происходит обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений. Свободное совещание проводится без четко сформулированной повестки дня.

Подготовка совещания

Чтобы совещание дало эффективный результат, его необходимо серьезно подготовить . Подготовка совещания включает определение цели, основной проблемы, задач, порядка дня. Если вы хотите собрать информацию, узнать мнения сотрудников и их аргументы, определите тему совещания достаточно широко. Если итогом дискуссии должно стать принятие решения по конкретному вопросу требуется узкая формулировка темы. Тему нужно сформулировать в активном ключе (не «Рост затрат в текущем году», а «Что нужно сделать, чтобы снизить наши затраты?»).

Далее необходимо определить состав участников. В совещании обычно участвуют 7-9 (максимум 12) человек. Следует приглашать только тех сотрудников, которые компетентны в решении данной проблемы. При этом если на совещании планируется рассмотрение важного вопроса, этически оправданным со стороны руководителя будет приглашение участников не по телефону через секретаршу, а письменно или в личном общении.

Письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания (то есть повестка дня), должен включать следующие вопросы: тема; цель; место проведения; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; фамилии докладчиков и ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; источники, в которых можно найти информацию по каждому вопросу.

Дату проведения совещания его участникам сообщают заранее, чтобы они могли до его начала ознакомиться с материалами, подготовиться. Обычно время и дата совпадают с днем, который традиционно отводится для подобной деятельности, непредвиденные совещания возможны как исключения. Время проведения совещания должно быть максимально удобным для всех. Не следует отвлекать сотрудников от неотложных дел и лишать их возможности отдыха.

Затем необходимо продумать регламент совещания. Примерный распорядок может быть следующим: общее время проведения – не более 1,5-2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45-50 минут работы. Во время перерыва можно предложить участникам прохладительные напитки, кофе, чай, печенье, бутерброды.

Подготовка помещения для