Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента

максимум предложений по решению проблемы (причем свои предложения ведущий выдвигает в последнюю очередь);

● помогать группе прийти к согласованному мнению;

● провести «завершающий круг», в котором каждый участник по очереди имел бы возможность выразить свое впечатление от обсуждения, дать комментарии, высказать актуальные замечания и предложения;

● четко подвести итоги обсуждения и поблагодарить участников за работу.

Руководитель должен обязательно дать высказаться всем желающим, в этом случае они будут склонны слушать других. Ведущий должен доступно излагать идеи, подводить итоги очередного этапа совещания, напоминать о его главной цели (не победить, а решить проблему).

Деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций (мнений), но не личностных особенностей тех, кто их высказывает. Для того чтобы согласовать мнения, вначале необходимо отметить совпадение позиций, затем обсудить различия разных подходов к решению проблем, убедительно аргументируя их достоинства и недостатки. Участники с противоположными мнениями должны найти сходство в позициях, а также аспекты в чужой позиции, которые могут быть полезны для решения проблемы. Полезно подвергать сомнению правоту своей позиции.

Чтобы дискуссия действительно стала инструментом поиска истины, а не источником конфронтации, необходимо соблюдать ее общепринятые нормы:

● активное участие в обсуждении каждого члена группы;

● стремление выслушать и понять мнение оппонента, проявив при этом терпение и мобилизовав внимание;

● уважительное отношение к чужому мнению, каким бы абсурдным оно ни казалось на первый взгляд;

● стремление избежать конфликта; контроль эмоций;

● необходимость придерживаться одного предмета спора (нельзя допускать ситуации «кто в лес, кто по дрова»);

● использование фактов и добросовестной их интерпретации как главного оружия для отстаивания своей позиции.

Использование метода групповой дискуссии позволяет:

● сопоставляя противоположные мнения, дать возможность участникам увидеть проблему с разных сторон, лучше понять ее суть и пути ее решения;

● уточнить взаимные позиции, что уменьшает сопротивление восприятию новой информации;

● нивелировать скрытые конфликты и устранить эмоциональную предвзятость в оценке позиции партнеров;

● выработать групповое решение, придав ему статус групповой нормы, обязательной для исполнения;

● использовать механизм возложения и принятия ответственности, увеличивая включенность участников в последующую реализацию групповых решений (сами приняли – самим выполнять);

● повысить эффективность самоотдачи и заинтересованность участников в решении групповой задачи, предоставляя возможность проявить компетентность и тем самым удовлетворить потребность в признании и уважении;

● оптимально совместить цели индивида, группы и организации в целом.

Эффективные методы проведения деловой дискуссии

К продуктивным способам проведения деловой дискуссии можно отнести мозговой штурм («брейнсторминг») и письменную дискуссию.

Метод мозгового штурма разработан А. Осборном в 1938 году. Использование данного способа проведения дискуссии позволяет развести во времени две фазы творческого поиска: продуцирование идей и их критическое осмысление. В классическом варианте над поиском решения работают две команды. Первая из них выступает в роли «генератора идей». Ее участники вносят самые разнообразные предложения, какими бы нереальными, глупыми или даже «дикими» они не казались. Все идеи тщательно фиксируются, их авторство принадлежит команде, а не тому, кто их высказал. При этом не допускается никаких оценок, критики или комментариев к высказанным предложениям. На следующем этапе в действие вступает команда «критиков», или экспертов. Они оценивают все альтернативы и возможности их реализации, а также осуществляют выбор приемлемого решения. Такая организация процесса поиска и принятия решения позволяет снять внутренние барьеры, связанные с опасением показаться глупым и сделать ошибку, и, кроме того, помогает участникам отойти от стереотипных вариантов решения.

Существуют различные варианты мозгового штурма. Среди них – метод Гордона, метод синектики, метод «635».

Автор первого из них, У. Гордон, считает, что не нужно ставить перед группой конкретную задачу, например как повысить производительность труда. С его точки зрения, следует очертить лишь общую проблему. При этом собранный в процессе дискуссии материал позволит экспертам сделать более конкретные выводы.

Метод синектики также предложен У. Гордоном и означает буквально соединение разнородного. Он отличается от метода «мозгового штурма» организацией работы творческой группы. Процедура применения метода синектики включает четыре фазы:

1. Все участники творческой группы обдумывают проблему и пытаются найти пути ее решения. Свои варианты они фиксируют на бланках (в рабочих тетрадях).

2. Участники группы избирают лидера, который подробно излагает свое мнение по решению задачи.

3. Каждый участник излагает свои соображения по поводу возможного способа решения задачи; затем происходит творческая дискуссия, которая направляется лидером. В процессе дискуссии члены группы достигают согласования различных точек зрения и разрабатывают модель решения задачи. Процесс обсуждения стимулируют синекторы – определенные заранее люди, которые занимают противоположные позиции. Их задача – столкнуть противоположные мнения, а затем согласовать их.

4. Высказанные мнения и модели решения анализируются группой приглашенных специалистов-экспертов. При этом разрешается присутствовать членам творческой группы.

При использовании метода «635» основные проблемы сообщают поочередно членам группы. Каждый из шести членов группы выдвигает три идеи, которые поступают к другим участникам, дополняющим их новыми тремя идеями, и так пять раз. На первом этапе каждому участнику творческой группы раздаются специальные бланки, где отражаются 18 идей (6 человек х 3 идеи). После прохождения через руки всех шести участников бланки содержат уже 108 идей. Для письменного представления основных и дополнительных идей, которые прорабатываются индивидуально каждым участником группы, требуется не так уж много времени – порядка 30 минут.

С помощью метода «635» решения вырабатываются постепенно на протяжении нескольких этапов. Согласно данному методу должны разрабатываться только основные идеи, что обеспечивает его сужение по сравнению с классическим методом «мозгового штурма». Этот метод может применяться в условиях территориальной разобщенности. Представленные на бланке идеи в большей степени обоснованны и четки, чем устные предложения. Поскольку работа осуществляется письменно, группа более активно участвует в проработке идеи.

При использовании метода «635» следует придерживаться следующих правил. Проблемы для обсуждения должны формулироваться заранее, за 2-3 дня до начала работы группы. Состав группы должен быть неоднородным. В процессе работы группы запрещается устный обмен информацией между ее участниками.

Письменную дискуссию рекомендуется использовать, если временные рамки обсуждения ограничены, а целью дискуссии является выяснение мнений участников по тому или иному вопросу.

Перед началом дискуссии на листах бумаги большого формата записываются дискуссионные вопросы или утверждения, отражающие основные позиции по данной проблеме. Используя их, руководитель знакомит группу с темой и целями дискуссии, а также с правилами ее проведения.

Далее участники обсуждают содержание предложенных тезисов и выражают отношение к ним, фиксируя на бумаге маркером свои аргументы и контраргументы. В процессе молчаливой дискуссии у членов группы есть возможность ознакомиться с мнениями коллег и выразить отношение к ним, рисуя стрелку к соответствующему высказыванию.

Письменная дискуссия может проводиться и в анонимной форме. В этом случае от участников не требуется ставить подписи под собственными высказываниями, а вместо маркеров можно использовать листы бумаги с клеевым краем.

Время письменной дискуссии можно ограничить 30 минутами. По окончании необходимо подвести итоги и поблагодарить участников за их активность.

Анализ итогов совещания

Руководитель обязательно должен проанализировать результативность проведенного совещания. Итоговый анализ совещания, по мнению Е. В. Мещеряковой, может основываться на следующем перечне вопросов:

1. Был ли оптимальным состав участников?

2. Правильно ли определены места для участников совещания?

3. Достаточно ли заинтересованными были участники?

4. Удалось ли сблизить позиции участников или хотя бы ослабить противоречия?

5. Имели ли место непредвиденные блокирующие ситуации и как они нейтрализовались?

6. Стало ли ясным представление о проблеме после ее обсуждения?

7. Принято ли оптимальное решение и спрогнозирован ли риск его невыполнения? [61, с. 160]

Аналитическое осмысление опыта проведения совещаний, как позитивного так и негативного, позволяет руководителю оптимизировать