Советы по использованию визуально-графических средств в электронном письме
Продумывая смысловые блоки и визуально-графические средства письма, помните следующее.
1. Почтовые программы, используемые в современной деловой переписке, не универсальны в части работы со шрифтами и цветом.
Текст, выделенный перед отправлением цветом или шрифтом, способен претерпеть визуальную трансформацию.
2. Наиболее надежными средствами визуальной работы с текстом письма являются:
• абзацы;
• нумерация;
• заголовки.
3. В некоторых компаниях активное использование цвета в деловой переписке с внешними клиентами считается признаком дурного тона.
Итак, еще раз напомню арсенал инструментов, при помощи которых мы обеспечиваем письму предельную ясность смысла, и посмотрим, что еще нам осталось освоить.
1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания).
2. Объем письма, комфортный для восприятия.
3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).
4. Визуальные средства систематизации и выразительности письма: заголовки, абзацы, нумерация.
Нам осталось прояснить еще один вопрос.
Характер предложений (объем и структура понятного предложения)
От того, каким образом (какими предложениями) написано наше письмо, напрямую зависит скорость прочтения нашей информации и степень ее понимания адресатом. Для того чтобы он читал наш текст быстро и при этом не терял смысл, нам необходимо писать просто и ясно.
Простота и ясность достигается путем соблюдения нехитрых приемов. Для того чтобы их освоить, нужно принять во внимание следующие особенности восприятия человеком информации.
Известно, что:
1. Текст, состоящий из нескольких отдельных предложений, читается нами легче, чем текст, представляющий собой одно сложное предложение.
2. Смысл любого предложения понятен нам только тогда, когда мы находим в предложении подлежащее и сказуемое (ответ на вопрос: «Кто и что здесь делает?»).
Проиллюстрируем эти наблюдения.
Ясность смысла и объем предложений
Сравните отрывки из писем.
Есть ли разница в восприятии? На мой взгляд, есть.
В приведенных выше примерах она, конечно, не столь критична.
Но посмотрите на следующие примеры.
Какой из вариантов (смысл) вам быстрее и легче понять?
Думаю, вы согласитесь, что более понятен второй вариант. В чем причина?
Было произведено нехитрое действие: мы разбили текст на несколько самостоятельных предложений (четыре вместо первоначального одного). И таким образом увеличили в тексте количество главных членов предложения (подлежащих и сказуемых).
Ясность смысла и структура предложения
Почему структура предложения влияет на степень ясности письма?
Ответ – в особенностях нашего сознания.
Начиная читать любой текст, мы первым делом пытаемся уловить его основной смысл. Нам важно понять, о ком здесь идет речь (кто главный герой) и что он делает.
Из школьного курса русского языка мы знаем, что на главного героя предложения обычно указывает подлежащее. А о действиях этого героя нам сообщает сказуемое.
Подлежащее отвечает на вопрос «Кто?»/«Что?». Сказуемое отвечает на вопросы: «Что делает герой?», «Кто он такой?», «Что он такое?», «Что с ним происходит?».
Подлежащее обычно выражается существительным, сказуемое – глаголом или прилагательным (реже – местоимением или существительным). А вместе подлежащее и сказуемое называются главными членами предложения.
А теперь посмотрите на главные члены предложения в каждом из вариантов.
В варианте № 1 главными членами предложения являются всего три слова: организация должна предоставлять.
Все остальные слова (члены предложения) являются второстепенными, то есть дополняющими основной смысл.
В варианте № 2 главных членов гораздо больше: организация должна предоставлять, поставщик должен прислать, запрос должен иметь и должен быть подписан, копия предоставляется.
Поэтому смысл второго варианта «доходит» до нас гораздо быстрее.
Это можно представить образно и графически.
Представьте, что предложение – железнодорожный поезд, состоящий из локомотива и подвижного состава (рис. 6).
Рис. 6. Локомотив и подвижной состав
Локомотив – это подлежащее и сказуемое (главные члены предложения), они «доносят» до нас смысл предложения.
Подвижной состав – это вся оставшаяся часть предложения (второстепенные члены). Они дополняют основной смысл.
Теперь посмотрим, как выглядят варианты нашего текста.
В первом варианте текста – только один локомотив смысла: организация должна предоставлять.
Все остальные слова в тексте – подвижной состав. И скорость движения этого состава невелика (рис. 7).
по письменному запросу Поставщика в течение одного рабочего дня со дня получения запроса с сопроводительным письмом, подписанным ответственным сотрудником ЕИРЦ, копию извещения, подтверждающего факт оплаты Услуг.
Рис. 7. Локомотив и большой подвижный состав
А теперь посмотрите на второй вариант. Текст разбит на 4 предложения. Значит, в отличие от первого варианта в нем уже не один, а четыре локомотива смысла: организация должна предоставлять, поставщик должен прислать, запрос должен иметь и должен быть подписан, копия предоставляется.
Подвижной состав смысла стал короче. И смысл «движется» гораздо быстрее (рис. 8).
Рис. 8. Локомотив и небольшой подвижной состав
При помощи такой структуры нам легче читать и понимать текст.
Точно так же как скорость, которую развивает железнодорожный состав, зависит от соотношения мощности электровоза и количества вагонов, смысл текста зависит от длины предложений и количества подлежащих и сказуемых.
Получается, что для того чтобы ускорить понимание текста, необходимо разбить его на самостоятельные предложения (каждое из которых имеет подлежащее и сказуемое) и таким образом увеличить количество «тяговых»/движущих элементов смысла.
СОВЕТ
