срочно собрать, сделав типовые шаблоны.
1. Внешние договоры.
С клиентами, заказчиками, на любые виды работ и поставку товаров – все, за что мы получаем деньги.
2. Внутренние договоры.
С работниками, фрилансерами, партнерами, издательствами, которые печатают ваши книги, и т. п. Это кухня вашей компании.
3. Договоры с поставщиками.
Это разновидность внешних договоров, которые заключаются с поставщиками, которым платите вы.
4. Сопроводительные договоры.
На предоставление юридического адреса, офис, интернет-услуги и т. д.
Ваша задача – собрать все договоры и юридические документы, включая копии уставных документов компании. Первое, что необходимо сделать, – разместить в одном месте все бумажные документы. Затем сделать электронные копии всех документов и архив в зашифрованном виде забэкапить через Интернет.
Я использую сервис SugarSync, который дает бесплатно около 2 Гб, что вполне достаточно для большинства документов, которые вы будете хранить. Если у вас еще нет сканера и вы задумываетесь, как оцифровать бумажные договоры, рекомендую приобрести МФУ. Идеально, если ваш МФУ будет уметь сохранять сканы документов в PDF-формате – это очень удобно и быстро.
Ваша задача на следующую неделю – собрать все юридические документы, подтверждающие существование вашей компании и работу в ней, поместить все бумажные копии в одном месте, а электронные – на сервере, плюс их копии где-нибудь в Интернете.
Вдруг что-то случится с вами или с компанией. Например, всегда может прийти одна из государственных надзорных служб и сделать выемку документов или компьютерных данных.
В этом случае у вас сохранится доступ к электронным файлам через Интернет. Вы сможете быстро их восстановить и продолжить работу, несмотря на внешние проблемы.
Модуль № 12. Следующая ступень
Мы заканчиваем книгу-тренинг по трансформации вашего бизнеса.
Надеюсь, что материалы были интересными и полезными и что предложенные шаблоны вам помогли, у вас наметились хотя бы азы порядка в бизнесе. А также что вы привели в порядок свою бухгалтерию, продажи, документы, маркетинг, управление, стандарты производства, отчеты и т. п. Что теперь все ваши бизнес-процессы в норме и работают по определенному стандарту.
Вы проделали гигантскую работу и немного оптимизировали свой бизнес, пройдя этот тренинг. Это уже хорошо. Что делать дальше?
Хочу вас поздравить и огорчить одновременно. Поздравить с тем, что вы сделали важный шаг в своем бизнесе, а огорчить тем, что он первый. Вам еще предстоит большая и серьезная работа над собой и вашим бизнесом.
Мы прошли вместе этап подготовки бизнеса к автоматизации и оптимизации. Теперь вы сами будете двигаться дальше.
Автоматизация
Старайтесь автоматизировать в бизнесе все, что можно. То есть все, что могут делать компьютерные программы без вашего участия.
Внедрение автоматизации в том числе поможет сократить расходы. Потому что в разы проще, дешевле и быстрее написать какой-либо скрипт, чем нанимать людей, обучать их, развивать, контролировать и платить зарплату.
Идеально, если ваш скрипт автоматически дает ссылку на свой результат либо e-mail с отчетом о том, что было сделано и когда.
Либо пишет инфрмацию в отдельный файл, который вы будете просматривать. И чтобы все это делалось на автомате.
Например, у нас автоматизированы ежедневные отчеты по продажам: сколько продано, кто купил, какие продукты, на какую сумму, сколько было попыток купить, на чем они застопорились и т. п.
Раньше эти отчеты делались вручную, а сегодня их строит автоматический скрипт, он же присылает отчеты на e-mail. На следующий день на основании этого отчета наш отдел продаж предпринимает соответствующие действия.
Масштабирование
После того как все базовые процессы в бизнесе «устаканятся», вы можете начать работать над масштабированием своего бизнеса, то есть над его резким увеличением.
По обьему продаж, предлагаемых товаров (услуг), ценовых категорий, клиентов, офисов и филиалов, работников и по многим другим показателям.
Естественно, как только вы начнете перестраивать свое дело на большие обьемы, сразу начнутся проблемы в управлении бизнес-процессами. Ведь старые схемы не всегда подходят.
Скорее всего, придется снова проработать все ключевые бизнес-процессы в компании для соответствия новой бизнес-модели. С этим мы вам поможем уже в личном коучинге.
Удаленное управление бизнесом
После того как ваш бизнес вырастет, вы сможете построить управление таким способом, что не потребуется ваше ежедневное присутствие. И при этом управляемость будет в норме, и контроль за ключевыми показателями и бизнес-процессами сохранится.
Как это сделать максимально просто и передать ежедневное оперативное управление вашей команде менеджеров, оставив себе лишь стратегические вопросы и контроль основных точек, мы расскажем вам при личной встрече.
В каждом конкретном случае все зависит от ваших глобальных задач и текущей ситуации.
Моделирование успешных бизнесов
Не забывайте изучать опыт успешных бизнесов в вашей нише и бизнесов за рубежом. На сегодняшний день такой информации много, ее легко найти в Интернете.
Я бы рекомендовал потратить минимум месяц на изучение успешных конкурентов в выбранной нише.
Во многих сферах есть ассоциации, ведущие статистику. К ней можно получить доступ и посмотреть, кто сколько тратит и на что. И главное – насколько эффективно они работают. Сравните свою компанию с другими.
Если вы в софтверном бизнесе, можете присылать вопросы мне, и я вам посоветую, где лучше брать статистику. Отмечу, что сервисы интернет-статистики могут сильно отличаться.
Дальнейшее улучшение вашего бизнеса
Главное – продолжайте постоянно работать над своим бизнесом.
Если вам потребуется более активная помощь с нашей стороны и обратная связь, пишите на [email protected], мы будем рады помочь.
В любом случае продолжайте двигаться вперед!
Приходите к нам на семинары и тренинги или даже в коучинг, задавайте свои вопросы.
Надеемся, что в будущем, после внедрения, у вас появится масса вопросов, на которые у нас есть готовые практические ответы.
А значит, мы сможем и дальше помогать вам совершенствовать бизнес, делать его более прибыльным.
Удачи вам и попутного ветра!
Заключение
Надеемся, что эта книга принесла вам практическую измеримую пользу Сейчас, когда удалось навести порядок в бизнесе – от документооборота до производства, от рекламы до взаимодействия с клиентами – пора двигаться дальше. В качестве новых вершин рекомендуем моделирование и
