жения денежных средств за четвертый квартал».
98 Работай меньше, успевай больше
Новые технологии облегчили поиск документов, предоста-
вив пользователям возможность сохранять (или копиро-
вать) один и тот же документ в разных местах, а также опре-
делять его местонахождение несколькими способами.
Если вы упорядочите электронные документы соглас-
но представленным ниже рекомендациям, вам не придется
тратить время на их поиск, когда нужно будет выполнить ту
или иную работу.
Компьютер во многом напоминает пустой шкаф для
хранения документов. Вы можете либо беспорядочно сбра-
сывать туда свои файлы, либо объединить их в группы, вы-
делить общие категории, разложить по отдельным «ящи-
кам» (папкам) в общем, применить к систематизации
электронных документов тот же подход, что и к бумажным.
Точно так же можно и нужно упорядочить жесткий диск,
создать рабочий стол (в операционной системе Windows
этим термином обозначается размещение на экране гра-
фических символов [объектов или пиктограмм]), сфор-
мировать меню (список опций, доступ к которому можно
получить, щелкнув мышью на соответствующем объекте
или пиктограмме), а также создать файлы (электронные
документы, хранящиеся на вашем компьютере под опреде-
ленными именами).
При организации работы компьютера и хранящихся
в нем электронных файлов придерживайтесь следующих ре-
комендаций.
Сформируйте систему файлов для хранения докумен-
тов в вашем компьютере.
Создайте систему хранения сообщений электронной
почты.
Позаботьтесь о том, чтобы она была идентична систе-
ме хранения информации в бумажной и электронной
форме.
3. Организуйте это сразу же! 99
Переносите документы, которые хотите сохранить,
в соответствующие электронные папки.
Создайте на своем компьютере рабочий стол, который
обеспечит вам легкий доступ к файлам и приложениям.
Начните с операционной системы
Именно операционная система, на базе которой работа-
ет компьютер (будь то одна из версий Windows, Mac или
любой другой ОС), осуществляет поиск файлов и папок.
В каждой операционной системе есть свой набор команд,
которые позволят вам работать с файлами и упорядочи-
вать их таким образом, чтобы было легко ими пользовать-
ся. Прежде чем приступать к организации информации
на своем компьютере, необходимо овладеть практически-
