Главная цель систематизации документов возможность
найти их снова в случае необходимости. Самый простой
способ добиться этого классифицировать все бумаги
по общим категориям, удобным и понятным другим лю-
дям. Здесь целесообразно придерживаться простого пра-
вила: создать такую систему папок для хранения докумен-
тов, которая позволяла бы найти нужные бумаги не только
вам, но и любому другому человеку. Это необходимо сде-
лать по двум причинам: во-первых, если кому-то другому
понадобится найти какие-то документы в ваших папках;
во-вторых, если эта система достаточно проста, чтобы ее
могли использовать другие люди, значит, она достаточно
проста и для вас. Вы всегда можете разделить общие ка-
тегории на подкатегории, но главное чтобы выделен-
ные вами категории были достаточно крупными. Сделайте
на ящиках с папками такие же четкие и понятные надписи,
как и на самих папках.
3. Организуйте это сразу же! 97
Совет. Поначалу вам, скорее всего, будет трудно ориентироваться
в новой системе. Ведь вы еще не привыкли к новому расположению
папок с документами или к новым категориям, на которые их разде-
лили. Поскольку большинство бумаг отражают то, что вам предстоит
сделать в будущем, необходимо записывать в списке задач, куда вы
положили тот или иной документ, чтобы было легко найти его, когда
придет время.
Организация электронных документов
Не так давно нам приходилось беспокоиться только по по-
воду бумаг (как будто этого мало!). Сейчас работа многих
из нас зависит от документов, которые хранятся в ком-
пьютере, даже в большей степени, чем от бумаг, лежащих
на рабочих столах. К числу цифровых документов отно-
сятся письма, веб-страницы, электронные таблицы и т.д.
Создавать и хранить их гораздо легче, поэтому они «размно-
жаются» в куда большем количестве, чем бумаги. Поскольку
стоимость электронных запоминающих устройств относи-
тельно низкая, хранение документов в цифровом формате
не вызывает никаких трудностей. Проблема состоит не в их
хранении, а в их поиске.
К счастью, развитие технологий существенно облегчает
поиск нужных файлов. Но так было не всегда. Те, кто начи-
нал пользоваться компьютерами еще в то время, когда они
работали на базе операционной системы MS-DOS, помнят
сложности с организацией документов на жестком диске.
Возможно, самая большая трудность заключалась в том, что, согласно принятому в DOS соглашению о наименовании
файлов, имя файла не должно было превышать 8 символов.
Из-за такого ограничения приходилось присваивать файлам
имена, которые было трудно расшифровать и еще труднее
запомнить. Скажем, можно было встретить файл с названи-
ем 4Q99cshf.wk3 что означало «электронная таблица дви-
