1. Какую информацию необходимо сохранить?
2. Как организовать справочные материалы так, чтобы
было легко находить нужную информацию?
Структурировать справочные материалы вам помогут сле-
дующие рекомендации (см. рис. 3.6).
1. Составьте список ключевых аспектов своей работы
(например, контракты, торговые ярмарки, разработка
продуктов, бюджет, персонал). Это и будут те катего-
рии, на которые необходимо поделить справочные ма-
териалы.
2. Сделайте на папках четкие надписи, соответствующие
выделенным категориям.
3. Просмотрите имеющиеся папки и выбросьте ненуж-
ные бумаги.
4. Разложите справочные материалы одной или не-
скольких категорий по папкам и разместите в одном
из ящиков.
5. Разложите папки со справочными материалами в ал-
фавитном порядке по категориям или подкатегориям.
6. Крупными, разборчивыми буквами подпишите каж-
дый ящик, чтобы облегчить и ускорить поиск нужной
информации.
Архивные материалы
Архивные материалы предназначены, как правило, для об-
щего пользования, поэтому способы их структурирования
и разделения на категории могут отличаться от того, как
92 Работай меньше, успевай больше
упорядочены ваши персональные материалы. На самом деле
вы можете разместить их в двух местах: архивные документы, непосредственно связанные с вашей работой, в своем ка-
бинете, а документы общего пользования за его пределами.
Рис. 3.6. Система для хранения справочных материалов
Шкаф для справочных
Для того чтобы эффективно
материалов
разложить справочные
материалы в нескольких ящиках,
недостаточно разместить
все папки в алфавитном порядке
АДМИНИСТРАТИВНЫЕ
необходимо разделить эти материалы
МАТЕРИАЛЫ
по тематическим категориям,
которые могут соответствовать,
например, вашим ключевым
должностным функциям
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ
КОНТРАКТЫ
НЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ
