Справочная информация
(списки номеров телефонов,
адреса, компьютерные
коды и т.д.)
Календарная картотека
Создание календарной картотеки и ее ежедневная провер-
ка станет для вас надежной системой напоминаний о том,
что вы должны сделать. Предположим, мы с вами догово-
рились встретиться 15 декабря. Вы можете положить спи-
сок вопросов, которые хотите со мной обсудить, а также
все необходимые для этого материалы, в папку под номе-
ром 15. В папки, соответствующие определенным числам
декабря, можно вложить записки с напоминаниями такого
типа: «Проверить расписание рейсов» и «Проверить со-
стыковку рейсов в Чикаго». Кроме того, в одну из папок
следует поместить напоминание о том, что, перед тем как
отправляться в поездку, нужно найти себе замену на время
отсутствия.
86 Работай меньше, успевай больше
Благодаря календарной картотеке можно разгрузить и ло-
ток для бумаг, находящихся в работе. Предположим, вам
требуется составить договор, написание которого займет
несколько часов. У вас есть все необходимые материалы,
возможно даже первый вариант договора но в него нуж-
но внести все поправки до оговоренного конечного срока.
Вы еще не сделали этого, поскольку по опыту знаете, что
на это уйдет два часа, а вы не можете сейчас потратить
столько времени. Поэтому вы отводите для этой работы
два часа в четверг и кладете предварительный вариант до-
говора в календарную картотеку, в папку под номером 11
(четверг, 11), где и найдете его в четверг, когда будете гото-
вы заняться этой работой. Поскольку вы каждое утро про-
сматриваете календарную картотеку, одиннадцатого числа
вы находите предварительный вариант договора в папке
под номером 11, смотрите в свой ежедневник и видите, что
выделили для работы над ним время с 9 до 11 часов. Когда
будет готов окончательный вариант, поместите его в лоток
для исходящих документов и отправьте тому, кто будет за-
ниматься им дальше.
Все принципы построения календарной картотеки для бу-
мажных документов применимы и к созданию ее электрон-
ного варианта. Функции такой картотеки могут выполнять
электронная записная книжка или карманный компьютер.
Электронные календарные системы обычно входят в програм-
му электронной почты. Для тех, кто работает без администра-
тивной поддержки, они во многих случаях могут оказаться бо-
лее эффективными и удобными в применении, чем бумажные.
Вы прекрасно понимаете, почему так важно ежедневно
просматривать папки календарной картотеки. В этом суть
