потоком бумаг. Мы выяснили, что, если вы научитесь упо-
рядочивать свои бумаги, процесс организации оставшей-
ся части рабочего пространства не вызовет особых труд-
ностей. Если у вас нет проблем с организацией бумажных
документов, вы можете пропустить этот раздел и перейти
к разделу, посвященному систематизации электронных
файлов.
Чтобы лучше справляться с бумажной работой, упоря-
дочьте свои бумаги и папки по частоте использования. Те
документы, к которым вы обращаетесь чаще всего, долж-
ны находиться от вас на расстоянии вытянутой руки. Ваш
стол это рабочая поверхность, поэтому на нем могут ле-
жать только те бумаги, с которыми вы работаете в настоя-
щий момент.
Рисунок 3.2, на котором показаны места для хранения бу-
маг, дает общее представление об оптимальной организации
рабочего пространства.
82 Работай меньше, успевай больше
Рис. 3.2. Места для хранения бумаг
Справочные
материалы (месяцы)
Текущая работа
Система
(настоящий момент)
лотков (дни)
Мусорная
корзина
Архивы
(часто)
(годы)
Рабочие
материалы (недели)
Для распределения потока документов у вас должна быть
система, состоящая из трех лотков. На рис. 3.1 показано, как она может выглядеть и как ее лучше всего использо-
вать. Ваши лотки для входящих бумаг, для бумаг, находя-
щихся в работе, и для исходящих бумаг предназначены для
тех документов, которые следует обработать на протяжении
нескольких дней, не более. Кроме того, вы должны создать
папки для рабочих, справочных и архивных материалов.
Эти три типа папок представляют собой важный инстру-
мент управления потоком документов.
1. Папки для рабочих материалов предназначены для
хранения документов, касающихся текущих проектов
и рутинных обязанностей. Как правило, 80% вашей ра-
боты связано с 20% рабочих материалов, поэтому они
должны находиться на расстоянии вытянутой руки,
лучше всего в выдвижном ящике письменного стола
3. Организуйте это сразу же! 83
