в виде подвесных папок. В папках для рабочих мате-
риалов следует хранить бумаги, которые вы регулярно
используете в работе на протяжении нескольких не-
дель или месяцев, или бумаги, связанные с текущими
проектами, за реализацию которых вы отвечаете.
2. В папках для справочных материалов хранится основ-
ная масса тех документов, которые есть в вашем офисе.
Поскольку вы регулярно пользуетесь ими, они должны
быть недалеко от вас, но не обязательно на расстоянии
вытянутой руки.
3. Архивные материалы, хранение которых предусмотрено
законом, могут понадобиться разве что от случая к слу-
чаю. В таких папках содержатся документы за предыду-
щие годы; их можно хранить за пределами офиса.
Рабочие материалы
Однажды человек, на рабочем столе которого возвышались
пять стопок бумаг, сказал мне с непроницаемым лицом, что
точно знает, где что находится. Я спросил: «В таком случае
вы, наверное, считаете, что нет смысла систематизировать
папки?» Он показал рукой на тот хаос, который царил на его
столе, и ответил: «У меня уже есть система. Вот она».
Затем зазвонил телефон. Собеседник попросил этого
человека посмотреть служебную записку, отправленную
несколько дней назад. «Да, конечно, минуточку», ска-
зал мой подопечный. Он подошел к одной стопке бумаг
и перелистал их, затем бросил на меня смущенный взгляд,
покраснел и подошел к следующей стопке. Оказавшись
в неловком положении, он сказал звонившему: «Я вам пе-
резвоню».
Я просто сидел и смотрел на него. В конце концов, он про-
изнес: «Согласен, возможно, действительно нужно система-
тизировать папки, но, честное слово, потерявшийся лист
точно был где-то рядом с голубым листом вон в той папке».
84 Работай меньше, успевай больше
Людям кажется, что они знают, где что находится, и тем
не менее теряют много драгоценного времени на поиски
нужных вещей, потому что на самом деле не знают этого.
Было бы неразумно полагать, что можно запомнить, где на-
ходится каждый лист бумаги.
Вот для чего предназначены папки для рабочих материа-
лов. Как показано на рис. 3.3, в них, как правило, содержится
информация нескольких типов:
1. Справочная информация. В этой папке находится ин-
формация, которая всегда должна быть под рукой: спи-
ски номеров телефонов, адреса, компьютерные коды
и другие данные, которыми вы часто пользуетесь.
2. Материалы, подлежащие обсуждению. Сложите в пап-
ку материалы, которые собираетесь обсудить на пла-
новых совещаниях, а также с теми сотрудниками, ко-
