Ящик для справочных
КОНТРАКТЫ
материалов
ТОРГОВЫЕ ЯРМАРКИ
В одной компании я нашел в архиве служебную записку,
датированную 1906 годом. Это значит, что никто не про-
сматривал ее с 1906 года! Представляете?! В ней говорилось
о том, как убирать помещения.
Сотрудники компаний, как правило, не очень охотно
пользуются системой хранения архивных материалов, по-
скольку считают, что ей нельзя доверять. Руководитель
обязан создать функциональную систему архивации доку-
ментов; сотрудники должны понимать ее структуру и пра-
вильно ее использовать.
3. Организуйте это сразу же! 93
Следующие вопросы помогут вам оценить состояние вашей
системы хранения архивных материалов.
Есть ли архив в вашем отделе? Компании?
Какова политика компании в отношении хранения до-
кументов?
Кто отвечает за хранение и обслуживание архивов?
Существует ли у вас система индексации архивных
материалов?
Какова процедура получения документов из архива?
Можете ли вы быть уверены, что в случае необходи-
мости удастся восстановить те или иные документы?
Пользовались ли вы этой системой в последнее время?
Существует ли необходимость в создании системы
хранения архивных материалов? Если да, то кто будет
это делать?
Я считаю, что какой бы полной ни была архивная система
на уровне отдела, почти всегда возникает необходимость
в создании персонального архива в той или иной форме
в каждом рабочем кабинете. Его можно разместить в шка-
фах, находящихся в удалении от рабочего стола, поскольку
архивные материалы используются реже всего.
Полезные советы: что хранить,
где и что выбросить
Многие люди никак не решаются выбросить ненужные
вещи, и такой шаг, как правило, дается им с трудом. То же ка-
сается и бумаг. Какой объем информации следует хранить?
Прежде чем ответить, подумайте вот над чем:
Есть ли у вас склонность хранить вещи «на всякий
случай»?
94 Работай меньше, успевай больше
Не слишком ли много документов находится в ваших
папках для справочных материалов?
Принимая решение что-то сохранить, последуйте
совету Стефани Уинстон, который она дала в своей
