Отношения с местными общинами
Членство в советах директоров
Пожертвования
А так выглядит упрощенная процедура анализа должност-
ных функций. Составьте список самых общих обязанно-
стей и используйте их в качестве ключевых слов схемы.
Скорее всего, ваша должность предполагает от шести
88 Работай меньше, успевай больше
до восьми основных обязанностей. Затем перечислите бо-
лее мелкие обязанности, из совокупности которых состоят
основные. Схема, представленная на рис. 3.5, поможет вам
определить, какие папки необходимо создать, чтобы они
охватывали все важные аспекты вашей работы.
Рис. 3.5. Шаблон для построения схемы должностных обязанностей
Должность
В процессе систематизации папок для рабочих материалов
придерживайтесь следующих рекомендаций.
1. Выберите ящик для рабочих материалов. Лучше все-
го самый большой ящик рабочего стола. Помните,
что рабочие материалы всегда должны быть под ру-
кой. Четкими жирными буквами подпишите его.
2. Удалите из ящика все бумаги, которые не относят-
ся к числу рабочих материалов. Переместите их либо
в папку для справочных материалов, либо в архив.
3. Позаботьтесь о наличии отдельных папок для каж-
дого проекта и каждого направления деятельности.
3. Организуйте это сразу же! 89
Сделайте на каждой из них соответствующую
надпись.
4. Организуйте календарную картотеку. Папки, нахо-
дящиеся в ней, должны быть разделены на две части:
в первой папки нумеруются от 1 до 12 (по количе-
ству месяцев в году), во второй от 1 до 31 (по коли-
честву дней в месяце).
5. Удалите все документы, с которыми больше не рабо-
таете. Переместите их либо в папку для справочных
материалов, либо в архив.
Организация персональных справочных материалов:
записывайте задачи сразу же после их обнаружения
По мере очистки рабочего пространства, а также сортиров-
ки и упорядочивания документов вы, скорее всего, будете
сталкиваться с задачами, которые вам предстоит решить. Их
необходимо сразу же записывать. Дэвид Аллен в своей за-
мечательной книге «Как привести дела в порядок»* называет
это сбором всего того, что вам нужно сделать: «Все, что вы
считаете по какой-либо причине незавершенным, следует
собрать в надежной системе вне вашего сознания (я назы-
ваю ее накопительной корзинкой), к которой необходимо
будет регулярно возвращаться, чтобы упорядочить ее содер-
