жимое».
Вам предстоит решить, где фиксировать все эти задачи
и какую систему использовать, чтобы обеспечить их выпол-
нение. Хотя я не большой поклонник программы Microsoft
Outlook, во многих компаниях для управления электрон-
ной почтой используют именно ее. Сосредоточение всей
электронной корреспонденции, контактов, задач, ежеднев-
ника и заметок в одном месте лучший способ справиться
со своей работой. С помощью таких программ, как Microsoft
* Аллен Д. Как привести дела в порядок. М. : Манн, Иванов и Фербер, 2012.
90 Работай меньше, успевай больше
Outlook или Lotus Notes, вы можете разделить на категории
и организовать свои списки задач, внести в ежедневник за-
планированные дела и включить функцию «Напоминание».
Повторяю еще раз: я не настаиваю на применении какой-то
конкретной прикладной программы. Однако убежден, что,
если вы все еще пользуетесь бумажной системой, переход
к электронному аналогу позволит вам значительно повы-
сить персональную эффективность.
Еще один важный момент: задача, которую вы вносите
в свой список дел, должна представлять собой конкретный
следующий шаг, который нужно сделать. И это не должна
быть запись наподобие: «Купить дом». Это слишком общая
формулировка. Сталкиваясь с задачей такого типа, необ-
ходимо установить, какие именно действия следует пред-
принять для того, чтобы выполнить ее. В данном случае
это может быть примерно следующее: «Позвонить Джону
(специалисту по ипотечному кредитованию) и договорить-
ся о встрече, чтобы вместе с ним оценить финансовое со-
стояние моей семьи и выяснить, какой ипотечный кредит
я могу позволить себе взять». Определите такое действие
(следующий шаг) немедленно и делайте это только один раз.
Обратите внимание: определение следующего шага это
ваш инструмент планирования, поэтому, когда будете гото-
вы действовать, вы точно будете знать, что делать.
Теперь пора приступать к созданию системы папок для
справочных материалов следующего содержания:
результаты исследований, необходимые для будущих
проектов;
материалы по выполненным проектам, к которым вы
часто обращаетесь;
информация о ресурсах;
информация о сотрудниках;
административные данные;
3. Организуйте это сразу же! 91
информация о состоянии бюджета;
информация о счетах клиентов.
При систематизации справочных материалов вам нужно ре-
шить два вопроса.
