250 писем в день, какой бы эффективной она ни была, все
равно отнимает слишком много времени. Поэтому фильтра-
ция входящей корреспонденции приобретает особо важное
значение.
Самое очевидное решение этой проблемы сводится
к анализу писем и просьбе к их отправителю ничего боль-
ше не присылать. Но этот метод может сработать, а может
и не сработать.
Самый оптимальный выход использовать возмож-
ности современных технологий. Во всех программах
электронной почты предусмотрена функция фильтрации
входящих сообщений. Многие из нас знают это и вклю-
чают ее для отсеивания спама и других явно бесполезных
писем. Применив творческий подход, вы можете найти
и другие способы сокращения избыточного количества
электронных писем.
В ящик входящей почты руководителя одной фармацев-
тической компании поступало несколько ежедневных ме-
дицинских бюллетеней, но у нее редко находилось время
для того, чтобы сразу же прочитывать их. Поэтому фирма
создала в своей программе электронной почты правило,
согласно которому эти бюллетени перемещались в папку
«Медицинские бюллетени», а в своем календаре назначила
определенное время для их просмотра один раз в неделю.
Люди слишком часто злоупотребляют функцией элек-
тронной почты «Добавить копию». По разным причинам
(в том числе из-за культурных особенностей) искоренить
привычку рассылать письма по многим адресам бывает
достаточно трудно. Одно из возможных решений соз-
дать в почтовом приложении правило, согласно которому
письма от определенного человека по указанной теме, от-
правленные вам в качестве копий, должны поступать в одну
из папок ящика входящих сообщений, в которой вы сможе-
те просмотреть их в более удобное время.
4. Сделайте это своей привычкой 127
Согласно корпоративной политике, принятой в компании
одной из моих клиенток, все входящие и исходящие элек-
тронные письма требовалось по юридическим причинам
сохранять. Каждый день ей приходилось переносить все
письма в папку «Сохранение в юридических целях». Чтобы
не делать это каждый раз вручную, она настроила свою про-
грамму так, чтобы копии всех писем, будь то входящих или
исходящих, автоматически отправлялись в эту папку.
Предположим, через несколько месяцев вам предстоит
реализовать определенный проект. Возможно, работа над
ним должна начаться с проведения опроса. Разошлите ан-
кету и создайте в программе электронной почты правило, согласно которому все ответы будут поступать в специаль-
ную папку, минуя папку «Входящие». Когда вы будете гото-
вы проанализировать результаты опроса, вы найдете их там.
