Проанализируйте те сообщения электронной почты, ко-
торые обычно получаете. Насколько они важны? Можете
ли вы прекратить пересылку некоторых из них? Можете ли
перенаправить эти письма другому человеку или в другое
место? Вам не нужно читать или обрабатывать те сообще-
ния, которые поступают не в папку «Входящие». (Более под-
робная информация по этой теме содержится в главе 6.)
Занимаясь входящими бумагами,
не забывайте о реальной работе
Документы в лотке для входящих бумаг, сообщения го-
лосовой почты, электронные письма, телефонные звонки
и люди все это требует вашего внимания. Если прибавить
сюда еще и совещания, в которых вы должны принять уча-
стие, вряд ли ст´оит удивляться, что у вас возникает ощуще-
ние, будто вам редко удается сделать что-то существенное.
Мне приходилось наблюдать за людьми, в представле-
нии которых провести рабочий день продуктивно означало
128 Работай меньше, успевай больше
просидеть весь день за столом, просматривая документы,
лежащие в лотке для входящих бумаг. Целый день они толь-
ко этим и занимались.
Однако б´ольшая часть поступающей в лоток для входящих
бумаг корреспонденции, не что иное, как подтверждение
того, что кто-то уже что-то сделал. Все уже произошло, дело
сделано, поэтому около 50% всех тех документов, которые по-
ступают к вам, носят информационный характер, и их нужно
просто отправить на хранение. Очень редко (если вообще та-
кое бывает) все это приносит компании деньги. В большин-
стве случаев бумаги, которые вам приходится обрабатывать, представляют собой не такую уж большую ценность. Именно
поэтому я рекомендую посвящать данному занятию мини-
мум времени и заниматься реальной работой.
Контролировать избыточный поток информации можно
посредством ее классификации, группирования однотип-
ных задач и организации их эффективного решения.
Выполняйте рутинную работу
в «пакетном» режиме
Процедуру классификации и группирования выполняемых
вами повседневных задач можно обозначить термином
«пакетирование». Каждый лист бумаги, электронное пись-
мо, телефонный звонок, прерывание в работе и каждый до-
кумент, который вы отправляете кому-то, все это формы
коммуникации. Объединяйте однотипные коммуникации
и задачи в группы и работайте с ними в пакетном режи-
ме это сократит затраты времени и избавит от лишних
действий.
Многие элементы работы можно свести к простым ру-
тинным операциям, которые позволят решать однотипные
задачи за короткое время. Такой подход имеет ряд преиму-
ществ.
