клиентами находились в общем шумном офисе с открытой
планировкой, где телефоны звонили каждый раз, когда кто-
то из клиентов инициировал ту или иную операцию. Когда
у кого-то из менеджеров возникала необходимость порабо-
тать над какой-то задачей, он уходил в переговорную и там
в спокойной обстановке занимался этим, а его коллега тем
временем отвечал на звонки.
Другой наш клиент один раз в неделю устраивал офис
у себя дома. Он обнаружил, что это позволяет ему уделить
достаточно времени стратегическому планированию и по-
иску новых возможностей ведения бизнеса.
Выделяйте в своем расписании
время для телефонных звонков
Мобильные телефоны позволяют нам постоянно быть на связи
друг с другом. Возможно, именно в этом их недостаток! В не та-
ком далеком прошлом мы могли избежать телефонных звонков
134 Работай меньше, успевай больше
хотя бы по дороге домой или после окончания рабочего дня.
Сейчас иная ситуация. Как заставить телефон работать на себя, вместо того чтобы работать на него?
Если характер вашей деятельности позволяет, не прини-
майте телефонные звонки бессистемно на протяжении все-
го рабочего дня. Выделите в своем расписании время, когда
будете это делать. Принимайте звонки несколько раз в день, в строго назначенное время скажем, с 9:00 до 9:30, затем
с 11 часов до полудня и с 16:00 до 17:00. Если у вас есть се-
кретарь, поручите ему выборочно связывать вас со звоня-
щими, а во всех остальных случаях записывать исчерпыва-
ющую информацию о том, кто звонил и по какому вопросу.
Это не значит, что вы поручаете секретарю решать вопро-
сы по телефону вместо вас, а подразумевает лишь то, что
вы придерживаетесь такой рутинной практики: отвечаете
на телефонные звонки только в отведенное для этого вре-
мя, за исключением особых случаев. Безусловно, необходи-
мо определить, что это за случаи. Скорее всего, вы должны
в любое время принимать звонки от важного клиента или
непосредственного руководителя. Вам понадобится устано-
вить четкие критерии того, какие звонки следует отнести
к категории срочных.
Доведите до сведения сотрудников все нюансы новой
процедуры работы с телефонными звонками. Чтобы сделать
ответный звонок, вы должны понимать суть того сообще-
ния, которое оставил звонивший.
Формулировка «Звонил Билл» неприемлема в принципе.
Попросите подчиненных записывать исчерпывающие, кор-
ректные сообщения. Научите их, как следует выяснять, чего
хочет Билл и когда можно связаться с ним для обсуждения
интересующей его темы. «Звонил Билл, чтобы договориться
о встрече с группой продаж в Нью-Йорке. Он будет досту-
пен после обеда по такому-то телефону». Такое сообщение
позволит вам подготовиться к ответному звонку. Когда вы
