Очень важно применять принцип «Сделайте это сразу же»
во время обработки электронной почты (как и обычной, го-
лосовой и факсовой). Он поможет решить многие из про-
блем, возникающих в связи с необходимостью обрабатывать
огромный объем входящей корреспонденции. Но это верно
только в тех случаях, когда немедленный просмотр входящих
сообщений крайне важен для вашей работы.
В некоторых программах электронной почты предусмо-
трена функция звукового или визуального уведомления.
Если она у вас включена, компьютер предупредит о при-
ходе сообщения. Получив уведомление, вы спешите про-
честь письмо, но поскольку в этом момент занимаетесь
какой-то работой и не готовы ответить, то, как правило, от-
кладываете все на потом. Это весьма неэффективный спо-
соб обработки входящих сообщений электронной почты.
Я рекомендую отключить функцию уведомления, выделив
в своем расписании время на обработку электронной почты.
4. Сделайте это своей привычкой 137
По всей вероятности, вам понадобится делать это несколько
раз в день. Электронная почта в какой-то степени заменяет
телефон и личные встречи, поэтому на входящие сообщения
во многих случаях необходимо реагировать достаточно бы-
стро. Тем не менее электронные письма, как правило, не тре-
буют такой спешности, как телефонные звонки.
Каков оптимальный режим обработки электронной по-
чты? Я рекомендую делать это три или четыре раза в день.
На самом деле люди редко рассчитывают на немедленный
ответ на электронное письмо. Если вы обрабатываете элек-
тронную корреспонденцию в определенное время ска-
жем, утром, перед обеденным перерывом и в конце рабо-
чего дня, этого вполне достаточно. Установите четкие
границы отрезков времени, выделенных для работы с вхо-
дящими сообщениями. Если вы не можете этого сделать,
попытайтесь найти какие-либо способы сокращения коли-
чества входящих сообщений (более подробно об этом пой-
дет речь ниже).
Учтите: обрабатывать электронную почту не значит
просмотреть сообщение и решить, что вы ответите на него
потом. Если вы не можете отреагировать на письмо немед-
ленно, переместите его в какую-то другую папку и запишите
где-нибудь напоминание о том, что вам необходимо с ним
сделать. Если для обработки входящего сообщения требует-
ся достаточно много времени, выделите его в своем расписа-
нии и тоже переместите письмо в одну из папок.
При обработке электронной почты придерживайтесь
следующих четырех правил.
1. Займитесь поступившим сообщением сразу же.
Прочитайте его, дайте ответ и сделайте все, что от вас
требуется.
